L'outil DMS XSA développé par SEAL Systems est massivement déployé chez nos clients parce qu'il permet de simplifuer un ensemble de tâches de maintenance dans SAP DMS pour un moindre coût. L'outil permet notamment de réaliser des répétitions de conversions et des exports en masse de fichiers originaux, et ce, en mode transactionnel ou en mode batch. La nouvelle version de cet outil vient d'être publiée.

DMS XSA apporte des fonctions étendues à la fonction standard de recherche de documents CV04n. Les paramètres de recherche s'appliquent non seulement aux objets Fiches Infos Documents, mais également aux fichiers originaux. Le résultat de la recherche sert de base pour réaliser des actions en masse. Il est par exemple possible de rechercher tous les documents qui possèdent un fichier natif CAO, mais pas son correspondant neutre TIFF ou PDF. Il est alors possible d'appliquer une conversion en masse de fichiers natifs en format neutre sur le résultat de cette recherche.

Les actions supportées en standard sont "la conversion", "l'export" et "la suppression" de fichiers originaux. Ces tâches peuvent être lancées en mode transactionnel ou en mode batch. D'autres actions spécifiques clients peuvent être très facilement implémentées sur demande. 

Pour les actions en mode batch, il est possible de définir l'heure de démarrage et d'arrêt de l'action. Cela permet de garantir que ces actions ne soient pas lancées dans les périodes où SAP est fortement sollicité.

Tous les protocoles d'actions sont enregistrés dans des tables. Il est possible de filtrer le contenu des ces tables au travers d'une configuration.

Avec DMS Extended Search & Action, vous disposez d'un ensemble de fonctions pour définir, démarrer et superviser des actions unitaires ou cycliques à appliquer sur les fichiers originaux gérés dans SAP DMS.

La version1.2.0 contient un grand nombre d'améliorations, parmi lesquelles :

Recherche de documents 

• Critères de recherche de documents étendus
• Des userexits peuvent être définis pour contrôler les FID et fichiers originaux. En cas d'erreur, il est possible de réduire la liste de résultat de la recherche.
• Option de condition "ET" pour l'application station de travail. Si cette option est activée, la liste de résultat de la recherche ne fait apparaitre que les FID qui répondent à cette condition multiple.
• Il est possible d'utiliser un fichier CSV pour importer une liste de FID dans le résultat de la recherche de DMS XSA. Un bouton d'import est à présent disponible dans le transaction SEAL de recherche de documents.

Export

• Il est à présent possible d'exporter les droits ACL définis sur les documents gérés dans SAP DMS.
• Une nouvelle fonction permet d'éclater une nomenclature et de spécifier le niveau d'éclatement. La valeur 0 permet d'éclater la nomenclature sur l'ensemble des niveaux. Il est également possible d'utiliser un userexit pour appliquer un éclatement de nomenclature spécifique client.
• La synchronisation avec DMS Loader de SEAL Systems a été optimisée pour faciliter le réimport de fichiers exportés.
• L'option "export de fichiers supplémentaires" permet également d'exporter les fichiers additionnels définis dans les FID.

Conversion

• Le nombre maximum de conversions en simultané peut être configuré.
• Le temps de rétention des travaux de conversion en erreur ou correctement traités peut être librement défini.
• Les fonctions de processus de conversions peuvent être appelés à partir de systèmes tiers.
• L'outil dispose d'un ensemble de userexits destinés aux processus de conversions. Ceux-ci peuvent être appelés avant ou après la récupération du résultat de la recherche.

Configuration

• La configuration de DMS XSA s'effectue au travers d'une structure IMG contenant l'ensemble des points de configuration de DMS XSA, ainsi que des outils additionnels et fonctions de protocoles.
• Les entrées de configuration principales sont délivrées sous la forme de BC sets. Ceux-ci peuvent être activés dans la structure IMG.

Protocoles 

• Les entrées de protocoles de conversion et d'export peuvent être triées, filtrées et actualisées. L'affichage du protocole peut être lancé à partir d'une structure IMG ou à partir de l'exécution d'une transaction SEAL.

Il est également possible de définir un processus particulier en mode traitement batch. un progeamme standard SEAL Systems est disponible pour répondre à ce besoin.

Le module Conversion Cockpit de SEAL Systems a également été adapté pour permettre aux utilisateurs de démarrer et de supprimer des travaux créés dans DMS XSA.

Les clients disposant d'un contrat de maintenance valide peuvent bénéficier de cette nouvelle version sans surcoût de licence.