ArchiveLink est un service de liaison d'archivage SAP. Les documents gérés par ArchiveLink peuvent être associés à différents objets SAP (document, article) puis archivés dans le système d' stockage.
Les modules SEAL Systems "Stamp-before-View" et "PDF/A file check" sont désormais disponibles pour les documents archivés au travers de cette méthode.
Les documents peuvent être archivés dans SAP de différentes manières.
Deux possibilités parmi d'autres :
- Stockage lors de la génération d'une impression SapScript ou SmartForms
- Stockage en tant que service objet, disponible pour de nombreuses transactions via Icon.
ArchiveLink View Server
Les documents archivés par liaison avec un objet SAP peuvent être consultés soit via les services objets, soit au travers d'une fonction spécifique liée à la transaction. La solution SEAL Systems utilise un USEREXIT ArchiveLink, afin d'intégrer des fonctions d'estampillage à l'affichage du document.
Cette fonction contrôle si le document archivé doit être estampillé. Si c'est le cas, les données d'estampillages sont récupérées en fonction des données ArchiveLink et du contexte de l'utilisateur. Contrairement à SAP DMS, les données d'entrées ArchiveLink sont nettement plus réduites :
Toutes les informations gérées dans une entrée ArchiveLink peuvent être récupérées pour être estampillées. Toutefois, les données relatives à objet associé ne peuvent pas être reprises.
Image: Affichage d'un formulaire de commande d'achat
La solution permet d'estapiller un ensemble d'informations sur les documents stockés via ArchiveLink. Vous pouvez notamment ajouter des informations telles que la date, l'utilisateur ou encore des données relatives à l'objet SAP associé au moment de l'affichage du document archivé. Ces données permettent de garantir une traçabilité de vos diffusions de documents SAP gérés via ArchiveLink.
ArchiveLink File Checker
Le stockage d'un document via ArchiveLink est réalisé au travers de Userexits. Ces Userexits peuvent être utilisés pour contrôler le document au moment de son archivage. Avec ArchiveLink File Checker, vous pouvez notamment contrôler qu'un document PDF est bien compatible avec la norme PDF/A.
Cette vérification est actuellement disponible pour les fichiers PDF générées aux travers de formulaires SAPscript, SmartForms ou archivés en tant que service objet.
Image 2: Affichage d'un document de commande archivé et contrôlé.
Si un document est conforme à la norme PDF/A, il est affiché dans Adobe Reader 9 avec la mention "Ce document s'affiche en mode PDF/A."
Si la vérification est concluante, le fichier contrôlé (ou adapté) est archivé. Si le résultat du contrôle montre que le fichier n'est pas conforme et ne peut être adapté, le fichier d'origine est toutefois enregistré.
Le lancement, ainsi que le résultat de la vérification sont enregistrés dans un fichier de log. De plus, une entrée pour chaque appel au vérificateur ArchiveLink File Checker est créée dans une table. Cette méthode permet d'obtenir un aperçu rapide de toutes les activités sur les documents archivés :
- Ceux qui n'ont pas encore été contrôlés.
- Quelles anomalies ont été rencontrées lors de la vérification.
- Si le fichier contrôlé est conforme à la norme ou pas.
Avec ces nouvelles fonctionnalités, SEAL Systems propose un ensemble de solutions standardisées pour estampiller et contrôler des documents dans les trois environnements ECM SAP :
- SAP DMS
- SAP Records Management
- SAP ArchiveLink
Ces solutions d'affichage contrôlé, et de contrôle de qualité de fichiers PDF permettent de fiabiliser vos distributions de documents, tout en simplifiant les tâches d'administration de votre service informatique.
