SAP Records and Case Management permet de structurer et de gérer des dossiers et documents dans SAP. Le module Record2Go permet de générer un fichier au format PDF contenant toutes les informations d'un dossier RM, de manière à pouvoir consulter les données hors de SAP.
Plusieurs procédures de collecte de documents
La première action de Record2Go consiste à éclater les dossiers en autant d'éléments (par récursivité). Ensuite, les documents nécessaires dans le processus de diffusion sont récupérés de la manière suivante :
- Par filtrage sur les documents (RM et/ou documents Archive Link).
- Par filtrage sur les types d'éléments de documents configurés.
- Par filtrage en fonction de règles configurées (ex. tous les documents contenant le mot "mot clé" en attribut).
- Par sélection interactive d'un utilisateur.
Il est également possible de récupérer des données additionnelles nécessaires au processus de publication pour s'en servir en tant qu'estampillages.
Publication par le biais de la technologie Digital Process Factory
Les documents et données associées sont récupérées de SAP RM et concaténées dans un format PDF (avec ajout d'estampillages, de table des matières, etc.) au travers de la technologie DPF de SEAL Systems. En mode synchrone, le fichier PDF publié est automatiquement affiché dans le visualiseur PDF de l'utilisateur. En mode asynchrone, le fichier PDF cible est publié sur un portail web et un email est envoyé à l'utilisateur pour l'informer de cette nouvelle publication.
Ajout d'une table des matières pour refléter la structure
Le processus de publication est à présent capable de générer une table des matières structurante. Celle-ci se base sur la structure dossier / document, mais également sur d'autres critères de structuration. La publication contient une table des matières qui reflète la structure d'un dossier SAP RM complet : Tous les éléments d'un dossier sont matérialisés par un chapitre dans la table des matières, et le lien hyper-texte associé renvoie vers le document correspondant. L'utilisateur est ainsi facilement en mesure de naviguer dans la structure d'un dossier.
Pour en savoir davantage sur le module "Record2Go", veuillez cliquer sur ce lien. Pour consulter la vidéo de présentation de ce module (en langue allemande), veuillez cliquer sur ce lien.
