Les grands projets tels que les constructions d’usines nécessitent le respect de réglementations et une traçabilité des échanges d’informations techniques sur le long terme. La gestion et la diffusion de dossiers projets sont des fonctions fondamentales pour la bonne maîtrise de ces projets.

SAP DMS est le système de gestion documentaire livré en standard dans SAP. Il convient particulièrement à la gestion de documents techniques nécessitant un suivi de versions et un cycle de validation.

SEAL Systems complète le module SAP DMS, afin d'optimiser et de sécuriser les diffusions de documents projets.

Que se soit pour un suivi de l’avancement du traitement, l’évaluation des délais de mise à disposition, ou pour une confirmation utilisateur, toutes les informations significatives (quels documents ont été envoyés à quels destinataires) sont enregistrées dans le système SAP.

Documents
La liste des documents à envoyer est constituée en utilisant différents processus SAP :

• La fonction de recherche standard SAP DMS (CV04N).
• SAP EasyDMS – Compilation interactive de listes de documents
• Les transactions de recherches avancées proposées par SEAL Systems (ordre de fabrication, commande d'achat, commande client, ordre de maintenance, etc.).

Destinataires
Une liste de destinataires peut être associée à la requête de sortie (partenaires, clients, fournisseurs). Elle peut être déclarée manuellement ou repris de tabes SAP. Des groupes de destinataires peuvent être créés pour ajouter de nouveaux membres à une liste de destinataires existante.

Génération
Une requête de sortie est créée. Elle contient les informations de paramètres de diffusion, des données de liste de destinataires, le statut de validation des documents et la liste des documents.

Soumission
La soumission des dossiers aux destinataires est effectuée de différentes manières :

• Impression pour envoi par courrier postal.
• Envoi d'email avec découpage automatique des emails si les pièces jointes sont trop volumineuses.
• Publication SAP cFolders ou via le portail de publication SEAL Systems (SEAL Web Portal).
• Gravure de CD/DVD.

Retour de dossiers contrôlés
Il est également possible de récupérer les informations précédemment envoyées pour contrôle, afin de les ré-archiver automatiquement dans SAP DMS.

Contrôle
Avec SAP DMS et les transactions complémentaires SEAL Systems, vous disposez de fonctions de recherche et de contrôle des envois.

Les fonctions d’évaluation fournies dans les solutions SEAL Systems permettent de contrôler l’état de chacun des éléments du dossier (Ex : vérification de la validité de tous les documents).

Des avantages visibles
Toutes les informations sont assemblées dans une même requête de sortie. Tous les documents sont administrés et structurés dans SAP. L’utilisation d’un système de gestion documentaire externe n’est plus utile. Les composants standards et les addons SAP, tels que EasyDMS et cFolders permettent une gestion simplifiée et sécurisée des documents dans SAP.

Avec les solutions SEAL Systems, vous disposez de fonctions simples et optimisées de diffusion de documents projets. Toutes les informations relatives aux documents sont enregistrées dans SAP pour conserver une trace des envois (par exemple, à des fins de résolution de litiges éventuels).