Archivage en PDF/A de documents MS Office avec fichiers embarqués

Les documents Office peuvent être structurés de façon à ne pas révéler directement tout leur contenu : des fichiers embarqués peuvent y être « cachés ». En cas d’archivage, ces fichiers doivent bien évidemment être récupérés, car le principe primordial de l’archivage est de ne pas perdre d’information. L’archivage des documents Office n’est pas une solution, en effet l’archivage ne peut être réalisé dans un format applicatif. Les documents de travail doivent être convertis dans un format long terme et normé,  garantissant la même représentation visuelle et la non modification. En d’autres termes, toute information présente dans le document de travail, doit également être reprise dans le document à archiver, notamment les fichiers embarqués. Le format normé PDF/A répond à l’ensemble de ces exigences  Dans notre article nous vous montrons comment archiver des documents Office comprenant des pièces embarquées grâce à notre Enterprise Conversion Server.

Les fichiers Office peuvent contenir des objets ou des fichiers.  Le composant intégré à l’application permet de modifier les objets suivants :

• Les objets images Bitmap
• Les objets Microsoft Forms Editor 3.0
• Les objets diagrammes Microsoft Graph
• Les objets présentation Microsoft PowerPoint
• Les objets plans Microsoft Visio
• Les objets documents Microsoft Word
• Les objets feuilles Microsoft Excel
• Les objets textes OpenDocument

Les fichiers sont simplement embarqués, et lorsque vous essayez de les afficher, le système d’exploitation décide quels processus sont possibles en fonction du type de média MIME.

Un exemple classique est un fichier Excel embarqué dans Word.

Cependant, il existe trois façons d’embarquer des fichiers : insertion simple, insertion de contenu, insertion comme lien hypertexte.

-La première option, une simple insertion, crée une copie dans Word. Les chiffres peuvent être modifiés mais aucun calcul n’est plus réalisé.

-Si la deuxième option est choisie, l’insertion de contenu, une boîte de dialogue apparaît. Les modifications sont ensuite possibles directement dans Word.

Une feuille de calcul Excel s’ouvre et vous pouvez même retrouver les formules de calculs. L’objet Excel ou le fichier est embarqué dans le fichier Word.

-Enfin, en sélectionnant la troisième option, insérer comme lien hypertexte, vous pouvez voir que Word reconnait un chemin vers un fichier externe. En cas d’archivage, cette méthode n’est pas logique.

Cela fonctionne avec toutes les applications que MS Office est capable de gérer directement (voir ci-dessous).

Voici un exemple d’affichage d’un graphique Excel dans Word:

Ce fichier Word doit être archivé en PDF/A.

On s’attend à retrouver les formules de calcul également dans le fichier PDF/A. Ce n’est malheureusement pas le cas, les informations ont été perdues.

Une autre méthode souvent utilisée afin de lier des fichiers les uns aux autres est celle-ci :  Une icône Word pointe… vers un autre fichier Word.

Une conversion en PDF/A-1 via notre Enterprise Conversion Server se termine par une erreur. Cependant, une conversion en PDF/A-2 peut résoudre ce problème. De nombreuses applications de création de fichiers PDF/A, qui ont également la fonction d’export PDF/A de MS Office PDF/A, ne font que réafficher l’icône Word, mais l’interaction est perdue. PDF/A-2 permet quant à lui d’embarquer d’autres fichiers PDF/A . La solution Enterprise Conversion Server permet de garder l’icône Word actif lors de la conversion du premier fichier en PDF/A, après la conversion du second fichier Word, le lien est réactivé. Notre solution Enterprise Conversion Server est la seule solution au monde à pouvoir réaliser cette opération !

A partir de la version MS Office 2010, il est possible de vérifier la présence de fichiers embarqués.

Résumé :

• PDF/A-2 peut être utilisé comme format d’archivage pour les fichiers MS Office comprenant des fichiers embarqués. La solution Enterprise Conversion Server permet d’utiliser ce format de façon optimale.
• Les fonctions d’export PDF de MS Office ainsi que de nombreux convertisseurs PDF/A, ne font que fournir une image du fichier à archiver, ce qui amène une perte d’informations. La solution Enterprise Conversion Server permet de dépasser ces limites. Les anciens fichiers MS Office doivent être migrés dans les versions actuelles. Nous pouvons automatiser ces migrations pour vous. Le format PDF/A-3 peut être utilisé comme container des fichiers originaux. Nous sommes à votre disposition pour vous présenter quelques cas d’utilisation de cette possibilité.
• Un haut niveau de qualité est ainsi possible grâce à des processus automatisés. SEAL Systems propose des solutions dans ce domaine depuis de nombreuses années. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des besoins similaires.

Vous trouverez davantage d’informations au sujet de notre solution Enterprise Conversion Server ici.

Vous avez des questions au sujet de l’archivage de documents comprenant des fichiers embarqués ? – N’hésitez pas à nous contacter !

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