par Dr. Uwe Wächter
Les documents Office peuvent être structurés de façon à ne pas révéler directement tout leur contenu : des fichiers embarqués peuvent y être « cachés ». En cas d’archivage, ces fichiers doivent bien évidemment être récupérés, car le principe primordial de l’archivage est de ne pas perdre d’information. L’archivage des documents Office n’est pas une solution, en effet l’archivage ne peut être réalisé dans un format applicatif. Les documents de travail doivent être convertis dans un format long terme et normé, garantissant la même représentation visuelle et la non modification. En d’autres termes, toute information présente dans le document de travail, doit également être reprise dans le document à archiver, notamment les fichiers embarqués. Le format normé PDF/A répond à l’ensemble de ces exigences Dans notre article nous vous montrons comment archiver des documents Office comprenant des pièces embarquées grâce à notre Enterprise Conversion Server.
Les fichiers Office peuvent contenir des objets ou des fichiers. Le composant intégré à l’application permet de modifier les objets suivants :
Les fichiers sont simplement embarqués, et lorsque vous essayez de les afficher, le système d’exploitation décide quels processus sont possibles en fonction du type de média MIME.
Un exemple classique est un fichier Excel embarqué dans Word.
Cependant, il existe trois façons d’embarquer des fichiers : insertion simple, insertion de contenu, insertion comme lien hypertexte.
-La première option, une simple insertion, crée une copie dans Word. Les chiffres peuvent être modifiés mais aucun calcul n’est plus réalisé.
-Si la deuxième option est choisie, l’insertion de contenu, une boîte de dialogue apparaît. Les modifications sont ensuite possibles directement dans Word.
Une feuille de calcul Excel s’ouvre et vous pouvez même retrouver les formules de calculs. L’objet Excel ou le fichier est embarqué dans le fichier Word.
-Enfin, en sélectionnant la troisième option, insérer comme lien hypertexte, vous pouvez voir que Word reconnait un chemin vers un fichier externe. En cas d’archivage, cette méthode n’est pas logique.
Cela fonctionne avec toutes les applications que MS Office est capable de gérer directement (voir ci-dessous).
Voici un exemple d’affichage d’un graphique Excel dans Word:
Ce fichier Word doit être archivé en PDF/A.
On s’attend à retrouver les formules de calcul également dans le fichier PDF/A. Ce n’est malheureusement pas le cas, les informations ont été perdues.
Une autre méthode souvent utilisée afin de lier des fichiers les uns aux autres est celle-ci : Une icône Word pointe… vers un autre fichier Word.
Une conversion en PDF/A-1 via notre Enterprise Conversion Server se termine par une erreur. Cependant, une conversion en PDF/A-2 peut résoudre ce problème. De nombreuses applications de création de fichiers PDF/A, qui ont également la fonction d’export PDF/A de MS Office PDF/A, ne font que réafficher l’icône Word, mais l’interaction est perdue. PDF/A-2 permet quant à lui d’embarquer d’autres fichiers PDF/A . La solution Enterprise Conversion Server permet de garder l’icône Word actif lors de la conversion du premier fichier en PDF/A, après la conversion du second fichier Word, le lien est réactivé. Notre solution Enterprise Conversion Server est la seule solution au monde à pouvoir réaliser cette opération !
A partir de la version MS Office 2010, il est possible de vérifier la présence de fichiers embarqués.
Résumé :
Vous trouverez davantage d’informations au sujet de notre solution Enterprise Conversion Server ici.
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