Conversion des documents Google G Suite en PDF et PDF/A

par Dr. Uwe Wächter

De nombreux clients se posent actuellement la question de l’utilisation de G Suite de Google, en parallèle ou en remplacement de MS Office 365. Dans ce contexte, se pose également la question de la conversion des documents G Suite dans un format neutre PDF ou format d’archivage PDF/A.

 

Stockage

Les documents G Suite ne sont jamais stockés localement. Ils correspondent uniquement à une représentation visuelle des données gérées dans le cloud. Les éditeurs n’affichent que les fonctions de mise en page des données gérées dans le cloud.  Cette architecture permet un éventail de méthodes collaboratives.

Le stockage physique (Google Drive) est réalisé dans les centres de données Google répartis au travers de la planète afin de prendre en compte les demandes d’accès les plus fréquentes. Les utilisateurs finaux n’ont pas de contrôle sur le site réel de stockage. Il n’est pas possible d’acheter le logiciel afin de l’exploiter sur un cloud privé.

API

Si vous souhaitez automatiser vos processus ou rendre vos workflows davantage disponibles à l’aide de G Suite, vous pouvez le faire grâce aux API. Cependant, l’accès à G Suite est très limité dans le système standard. Les entreprises exploiteront donc G Suite dans le cadre d’un business plan. Un tel plan permet d’avoir plus de fonctions disponibles dans le programme. Pour les processus automatiques, telle que la conversion au format PDF, un compte de service est nécessaire pour accéder aux documents G Suite en dehors d’un contexte utilisateur spécifique.

Conversions

Les systèmes ECM ne peuvent gérer physiquement les documents G Suite puisqu’ils n’existent que dans Google Drive. C’est pour cette raison que les demandes de conversions faites au Corporate Conversion Server , ne contiennent pas les fichiers mais uniquement des « liens » vers Google Drive. Un point essentiel pour les solutions de conversions est donc l’accès à distance à Google Drive, où sont stockés les documents G Suite.

Il est également possible de gérer d’autres fichiers (que les documents G Suite)  dans Google Drive. La conversion de ces autres fichiers est également supportée par notre solution.

PDF/A

Ce qui est intéressant pour la génération de formats normalisés (PDF/A) est la limitation des ressources G Suite. Il existe un grand nombre mais limité de polices de caractères qui sont disponibles de façon centralisée mais ne peuvent en aucun cas être étendues. Le même principe est également vrai pour d’autres ressources, telles que les modèles de couleur par exemple. Ceci permet d’éviter certains problèmes classiques pour la génération de fichiers PDF/A.

Les documents G Suite exploitent de façon limitée les métadonnées. Vous pouvez ajouter des métadonnées telles que les propriétés de documents MS Windows. Cependant, il n’existe pas de champs permettant de visualiser ces métadonnées. Cela signifie que les informations de cartouches etc… ne sont pas possibles.

G Suite ne permet pas les fichiers imbriqués. Les conversions pour les fichiers MS Office avec fichiers embarqués, n’est donc pas possible.

Les fonctions SEAL Systems pour G Suite et Google Drive

  1. Conversion en PDF/A de document G Suite référencés via un lien puis transfert du résultat PDF/A vers une autre application
  2. Add-on pour le traitement interactif de documents G Suite : « Créer et archiver fichier PDF/A », « Imprimer localement (SEAL print server) », « Envoi par email comme PDF »
  3. Chargement de fichiers  MS Office dans Google Drive
  4. Impressions à partir de G-Drive

Résumé

Les fonctionnalités décrites ne sont qu’une image à un instant donné. La suite Google évolue rapidement. Les grands comptes ont généralement un contact Google direct en charge de leur projet, de sorte que leurs besoins soient pris en compte dans le produit. Cela signifie qu’il est possible que certaines des restrictions décrites n’existent plus dans un avenir proche.

La conversion de documents dans le cloud est une opportunité pour nous, car de nombreux processus nécessiteront toujours des fichiers réels à l’avenir. Grâce à notre savoir-faire en matière d’interface et à l’intégration des services cloud dans les processus métier, nous pouvons offrir à nos clients une réelle valeur ajoutée.

Vous avez des questions ? Contactez-nous !*

*Pas de lettre d’informations, pas de transfert de données, vos coordonnées sont utilisées uniquement pour la gestion de votre demande.

 

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