Révolution dans la diffusion de vos documents d’entreprise !

par Gert Oehler

Les processus opérationnels d’une entreprise génèrent des données et informations, telles que des documents, formulaires et étiquettes. Il est donc nécessaire de bien en contrôler leur diffusion. Avec l’offre Document Services de SEAL Systems, vous disposez de tous les services nécessaires à l’optimisation de vos diffusions de documents d’entreprise. l’offre permet également de superviser le cycle de vie des vos processus documentaires, de la création intuitive et personnalisée jusqu’à sa diffusion analogique ou électronique, sans la nécessité de combiner différentes solutions.

Exemple de projet 

Pour l’un de nos projets d’optimisation des processus de diffusion de documents d’entreprise, il nous a été exprimé le besoin de créer et de gérer l’impression d’étiquettes, ainsi que tous les documents de l’entreprise, tels que les factures ou les devis. Parmi les challenges, il nous a été demandé de générer des étiquettes dans un format réduit. Une attention toute particulière était portée à la stabilité du processus de diffusion, à la traçabilité et le suivi des travaux. Tous ces processus d’entreprise sont gérés dans l’ERP SAP. Un autre besoin consiste à optimiser la gestion des impressions Windows. En effet, la société est contrainte de gérer une multitude de pilotes d’imprimantes sur différents sites. Ce qui engendre des coûts d’administration considérables.

Avec l’offre Document Services de SEAL Systems, l’entreprise peut désormais générer, distribuer et superviser l’ensemble de ses documents d’entreprise.

Génération de documents

Avec le moteur de composition intégré dans la solution, les départements informatiques peuvent concevoir des modèles de documents réutilisables et définir les contenus personnalisés. Les données proviennent essentiellement de l’ERP SAP, mais peuvent également provenir de bases de données autres que SAP.

Distribution et supervision des documents

La diffusion des documents est réalisée au travers de quatre canaux distincts. Les deux premiers consistent à l’impression sur un parc d’imprimantes multifonctions hétérogènes, ainsi que des imprimantes d’étiquettes. La supervision des travaux d’impression est assurée par une connexion bidirectionnelle dans SAP, ainsi qu’aux travers d’outils d’administration et de contrôle fournis par la solution SEAL Systems. Les utilisateurs et administrateurs disposent donc des informations en temps réel sur les états des travaux. Ils sont immédiatement informés en cas de dysfonctionnement et peuvent agir en conséquence. Les autres canaux de diffusion consistent en l’envoi d’emails et à la copie de fichiers dans un format normé PDF/A2b à destination d’une base d’archivage.

Réduction des coûts d’administration

La solution globale d’Output Management a été mise en place à l’échelle de toute l’entreprise. Les processus de diffusion Windows sont consolidés grâce au déploiement du driver générique SEAL Master Driver. Ce driver générique Windows développé par SEAL Systems remplace les drivers individuels des différents constructeurs d’imprimantes. Cette méthode permet donc de réduire les coûts d’administration liés aux déploiements de drivers. Par ailleurs, toutes les imprimantes sont déclarées dans la base de données centrale SEAL Systems. Les imprimantes y sont maintenues et les déclarations peuvent être poussées vers SAP et Windows en un clic. L’entreprise bénéficie également d’une architecture en mode failover et en répartition des charges. Ces mécanismes garantissent un haut niveau de disponibilité pour tous les processus de diffusions SAP et Windows.

Avantages supplémentaires 

  • Supervision de bout en bout de tous les états d’un document
  • Composition de documents avec modèles réutilisables
  • Transparence des processus avec fonctions de traçabilité
  • Utilisation d’un seul pilote d’imprimante pour tous les modèles d’imprimantes
  • Un investissement sur le long terme

 

Vous souhaitez davantage d’informations ? Demandez notre livre blanc dédié à notre offre Document Services !

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