Création de documentations – Identifier et collecter des documents SAP (Article 3/5)

par Dr. Uwe Wächter

L’un des principaux défis pour la création automatique de documents réside dans le fait de bien identifier et collecter les documents SAP pertinents nécessaires à la documentation souhaitée. Parfois, vous avez de la chance et toutes les informations sont disponibles dans une même structure de documents sous une forme structurée. Mais souvent, les documents se trouvent à différents endroits dans SAP et sont simplement liés les uns aux autres. Cela devient particulièrement difficile si, par exemple, les documents sont liés aux différents articles d’une nomenclature, et non pas directement à une commande.

Nous abordons ces défis dans ce troisième article de notre série « Création de documentations avec les solutions SEAL ».

C’est précisément pour ces cas et d’autres encore plus complexes que SEAL Systems a développé des fonctions de recherche de documents (« d’éclatement de structures »). Les modules SEAL Systems peuvent identifier et collecter les documents gérés dans SAP. Peu importe qu’il s’agisse d’une Fiche Info Document SAP DMS ou d’une pièce jointe (Generic Object Services) ou d’un BDS (Business Document Services). Les modules de recherche de documents sont disponibles pour de nombreux objets et transactions SAP et peuvent être adaptés de manière flexible à vos besoins.

A quoi pourrait ressembler la distribution de documents dans SAP ?

Le schéma ci-dessous représente les différentes possibilités pour lier des documents à une commande d’achats SAP  :

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Quels sont les processus métiers SAP supportés par les fonctions de collecte documentaire proposées par SEAL Systems ?

La liste suivante présente les processus métiers et modules SAP, y compris les transactions correspondantes supportés par les fonctions de recherche SEAL Systems :

  1. Processus Achats 
    • Commande d’achats (PUR) – ME22N
    • Appels d’offres (RFQ) – ME42 et ME48
    • Demande d’achats (BANF) (REQ) – ME52N
    • Feuille de services (SES) – ML81N, ML82
  2. Processus de vente 
    • Commande client (SDD) – VA02
    • Livraison (OBD) – VL02N
    • Factures (BIL) – VF02
    • Transport (SHI) – VT02N
  3. Gestion de Projets

    • Définition de projet (PRU) – CJ07, CJ20N
    • Plan réseau (PS) – CN22
    • Nomenclature d’OTP (WBS) – CS72, CSP2, CJ2, CSPB
  4. Maintenance
    • Ordres de Maintenance (PM) – IW32, IW38
    • Poste technique (ILO) – IL02, IB11
    • Avis de maintenance  (QME) – QM02, IW52
  5. Structures
    • Gestion des modifications (CN) – CC02, CC12
    • Traitement générique (GEN)
    • Base installée (IBASE) (IB) – IB52
  6. Gestion d’articles 
    • Nomenclature d’articles (BOM) – CS02, CS12, CC04
    • Documents articles (MDO) – MB02, MIGO, MB22
    • Lot d’inspection (ILO) – QA02, QK02
  7. SAP DMS
    • Hiérarchie de Documents (DH)
    • Nomenclatures de documents (DSA) – CV12
  8. Ordres de fabrication 
    • Ordre de fabrication (PR) – CO02, CO04N, CO41
    • Ordre de Process (PI) – COR2

 

Si le module de collecte documentaire SEAL Systems est configuré correctement, toutes les recherches pour les processus listés ci-dessus fonctionnent rapidement et de manière entièrement automatique. Vous pouvez donc vous concentrer sur d’autres tâches, par exemple la structuration de votre documentation, comme nous l’avons déjà montré dans le précédent article.

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