Mise à disposition de documents SAP dans SharePoint

Dans cet article, nous vous expliquons comment des documents de structures produits SAP peuvent être identifiés et exportés dans SharePoint au travers de notre connecteur SAP-SharePoint-DMS Exchange.

Problématique

Prenons ici le cas d’un client utilisant déjà un portail SharePoint, aussi bien pour un usage interne qu’externe pour la coopération entre les activités de conception, et les services achats ou ceux en charge des configurations et de la gestion documentaire. Ce portail doit désormais également permettre l’accès à des documents qui sont gérés dans SAP (et liés à différentes structures SAP).

L’objectif

Les documents doivent être identifiés automatiquement dans SAP en fonction de règles prédéfinies et transférés vers des bibliothèques SharePoint.
SharePoint prend en charge la mise à disposition des documents en interne et l’accès pour les utilisateurs externes.

La solution

L’identification des documents peut être aussi bien gérée via les transactions SAP proposées par SEAL Systems, que par des transactions spécifiques client. Dès que les documents pertinents sont identifiés, ils sont transmis à notre système d’output management, PLOSSYS netdome. Le système PLOSSYS se charge alors des traitements suivants :

Conversion des documents et ajouts d’estampillages. En fonction des besoins, les documents peuvent être exportés dans leur format initial ou sous le format PDF ou PDF/A.
Analyse des données de la requête de sortie, afin d’exporter les documents dans le répertoire correspondant au partenaire.
Transmission des documents et métadonnées dans SharePoint.
Confirmation de l’état de transmission dans SAP.

Avec cette solution, les documents peuvent être automatiquement collectés et diffusés, afin de créer des dossiers d’achat, de fabrication ou de vente.

Résultat

Les documents sont identifiés dans SAP et transmis dans SharePoint au travers du système d’Output Management en quelques minutes seulement. La mise à disposition de documents pour les partenaires externes via SharePoint permet un accès sécurisé aux documents indépendamment de SAP. Les diffusions qui étaient réalisées via des impressions papier ou des envois d’emails sont remplacées par la mise à disposition des documents sur un portail SharePoint.