Le format PDF/A pour les documents gérés via ArchiveLink

SAP ArchiveLink est une interface permettant de gérer des fichiers et données SAP.  Cette interface est massivement utilisée pour archiver des documents SAP dans un système externe.  De plus, les formulaires de factures et commandes sont bien souvent  archivés via ArchiveLink, au moment de leur impression. La fonction SAP de « pièces jointes » permet également d’attacher des documents via ArchiveLink. Avec ces possibilités d’archivage de documents SAP, il se pose alors la question de savoir dans quel format neutre ces fichiers doivent être stockés. Cet article répond à cette problématique.

Les scenarios :

L’interface ArchiveLink peut être utilisée :

• Au moment de l’impression de formulaires (SAP Script et SmartForms)
• Par le biais de transactions SAP (OAWD par exemple)
• Lorsque vous créez des pièces jointes
• Dans des solutions spécifiques client

Une fonction user exit peut être implémentée dans la méthode d’impression de formulaires pour réaliser une conversion de fichiers. Dans les autres scénarios, il n’existe pas de user exit, mais il est possible de faire appel à des SAP Enhancements.

SEAL Systems fournit des fonctions User exit ou des intégrations pour les différents scénarios mentionnés ci-dessus, afin de convertir des fichiers gérés via l’interface ArchiveLink.

Le processus :

Au travers d’une table de configuration, le module SEAL Systems contrôle si une conversion doit être réalisée au moment de l’archivage d’un document via ArchiveLink. Si aucune conversion ne doit être appliquée, alors le document est archivé tel quel. En revanche, si une conversion doit être réalisée,  les fichiers à convertir sont redirigés vers un serveur de conversion SEAL Systems. Ce serveur de conversion contrôle alors si le fichier est compatible avec la norme PDF/A, et le cas échéant, s’il faut l’adapter. En fonction de la configuration définie dans SAP, le serveur de conversion SEAL Systems archive le fichier source et / ou le fichier adapté. Tous les protocoles de conversion sont enregistrés dans des tables SAP, de manière à pouvoir isoler les conversions en erreur et celles correctement réalisées.