La création de documentations complètes et spécifiques reste une tâche importante dans des projets clients de construction d’usines ou de machines spéciales. En fonction de la taille et la complexité du projet, la documentation peut se composer de centaines de dossiers. Différentes documentations sont nécessaires à l’exploitation, la maintenance et la réparation des équipements de l’usine. Dans cette série de trois articles, nous vous expliquons comment créer automatiquement ces documentations avec les solutions SEAL Systems.

La création de documentations techniques – La solution

Diffusion papier ou électronique

La documentation complète doit souvent être livrée sous une forme papier à ranger dans des classeurs. Mais parfois, il est suffisant de fournir la documentation sous la forme d’un fichier PDF structuré. Pour l’archivage long terme, le format PDF/A  est alors le format approprié. Notre solution vous permet d’automatiser la compilation de documents, afin de pouvoir les diffuser sur DVD ou sur  un portail web client. Afin de permettre des recherches ultérieures, la documentation complète issue de la solution de publication peut être archivée automatiquement dans un système PLM ou sur un serveur de fichiers.

Préparation

Table des matières, répertoire des dossiers, contenu des dossiers

L’ensemble de la documentation peut se composer d’un ou de centaines de dossiers. A partir d’un certain nombre de dossiers, un index principal n’est plus suffisant pour une représentation globale. Un répertoire distinct pour chaque dossier est alors nécessaire. Il contient une table des matières distincte qui liste uniquement le contenu du dossier concerné.

Principales feuilles de séparation et séparateurs d’index

Les feuilles de séparation des chapitres peuvent être imprimées sur du papier plus épais. Ces feuilles sont gérées séparément de la documentation.  Des feuilles de différentes couleurs sont insérées à leurs emplacements définitif dans la documentation mais pré-identifiés par des feuilles spécifiques.

Mise en page et numérotation des pages 

Toutes les pages de la nouvelle documentation compilée doivent faire l’objet d’une nouvelle numérotation. On doit également retrouver la nouvelle numérotation de pages dans la nouvelle table des matières. Cette nouvelle numérotation est importante lorsqu’on souhaite inclure des documentations externes. De plus, les documents externes sont complétés d’en-têtes et pieds de pages de l’entreprise.  Les logos de l’entreprise peuvent remplacer les logos initialement présents sur les documents reçus. De cette manière, un design corporate homogène est garanti pour toute la documentation. Pour les impressions recto/verso, les fichiers de données sont complétées avec des pages impaires.

Table des matières interactives/structure des signets

Pour la diffusion électronique sous la forme de fichiers pdf, vous bénéficiez des aides à la navigation, tels que des tables de matières interactives et des signets. Les deux permettent un accès direct à des parties d’une documentation. Si des signets étaient déjà inclus dans le document partiel initial, ils sont repris dans la structure de signets.

Intégration complètes des documents des sous-traitants 

Les documents proviennent de différentes sources. Certaines pièces nécessaires à la construction sont décrites dans les documentations des sous-traitants. Une intégration transparente dans la documentation finale nécessite de mettre en place des procédures de contrôle. Ces contrôles peuvent être par exemple la vérification de mécanisme de protection des fichiers ou la conformité des fichiers à la norme pdf/A.

Pages blanches automatiques/Ajout de marqueurs 

Dans certains cas, certains documents ne sont pas encore disponible, lorsque la documentation finale est compilée. Si cela arrive, des pages blanches peuvent être insérées à la place. La création de documentations partielles n’est donc pas un problème.

Ajout de documents dans leur format d’origine

Pour réaliser des opérations ultérieures sur des documents, il est parfois nécessaire de conserver les documents dans leurs formats applicatifs d’origine (format du système de CAO à partir duquel les documents ont été générés). Ces documents peuvent être ajoutés dans leur format d’origine. En plus des ces formats de modèles CAO, des certificats signés des fabricants peuvent également être repris.

Génération des rapports et formulaires

Dans certains cas, certaines parties de la documentation à générer ne sont pas disponibles sous la forme de fichiers. Il s’agit par exemple de données, de textes non formaté, d’images. Ces éléments peuvent être générés sous la forme d’un fichier PDF au travers d’un générateur de rapports intégré.  Le générateur de rapports et formulaires gère la mise en forme de ces données. Les données ainsi générés peuvent être automatiquement reprises dans la documentation.

Supervision

Lorsque le temps est compté, il est important de pouvoir suivre la progression de la préparation de la documentation et d’identifier rapidement les problèmes éventuels. Pour les équipes en charge de la compilation des documents, de nombreuses possibilités sont offertes via l’interface de contrôle et de supervision de la solution digital process factory. En complément des outils d’administration contenus dans la solution DPF de SEAL Systems, des workflows de publication peuvent également déclencher des alertes (ex : via un email), en cas où une situation anormale serait détectée. Des interventions interactives peuvent être enfin ajoutées à des emplacements précis du workflow de traitement. Ces interventions peuvent être par exemple des tests manuels ou l’ajout manuel de documentations.

Personnalisation

Le workflow de publication peut être adapté pour répondre aux besoins spécifiques clients. La technologie DPF employée est tout particulièrement adaptée pour rendre les workflows très flexibles.

Vous avez des questions relatives à la génération automatique de documentations techniques ? – Nous sommes à votre disposition !