Création de documentation – Editeur de structure PULSE (Article 5/5)

par Dr. Uwe Wächter

PULSE – Le connecteur essentiel entre le système de gestion des documents (GED) et la solution Publication Directe de SEAL Systems

Nous sommes amenés à répondre aux différentes exigences de nos clients que nous couvrons parfaitement grâce à notre système de Publication Directe. Toutes les données et les fichiers nécessaires à la création de la documentation sont disponibles dans le système de gestion des documents (GED) ou le système de gestion de contenus de l’entreprise (ECM). Ces fichiers et données sont structurés et stockés de manière très élaborée. Mais la documentation que vous souhaitez obtenir devrait avoir une structure complètement différente. Notre éditeur de structure PULSE a spécialement été développé pour répondre à des cas d’utilisation comme celui-ci.

D’une part, il existe des nomenclatures pour la conception, la production ou la livraison. D’autre part, une organisation par chapitre et sous-chapitres est nécessaire. Souvent, ces besoins sont contradictoires.

Alors que pouvez-vous faire ? Comment arriver malgré tout à un processus largement automatisé qui exploite les documents, les données et les structures déjà existantes, afin de générer directement la documentation client ?

La solution consiste en une étape intermédiaire interactive : Les utilisateurs du service de documentation restructurent les informations du système source, afin qu’elles soient réagencées en fonction de chapitres specifiques. C’est ainsi qu’est née l’idée du processus PULSE.

Pour SAP, nous proposions déjà notre module Document Distribution Director (DDD)  qui permet aux utilisateurs SAP de réorganiser la liste des documents collectés par nos transactions. Cette structure documentaire est alors utilisée pour la création de la documentation par la solution Publication Directe. Jusqu’à présent, cette méthode n’était disponible que pour SAP mais pas pour d’autres systèmes GED.

Notre nouveau modèle web, également utilisé pour les nouveaux clients des applications SEAL Systems, constitue désormais la base du module PULSE.

Comment fonctionne l’éditeur de structure PULSE ?

PULSE reçoit tout d’abord une liste d’informations de votre système de GED. Nous vous indiquons comment formater cette liste afin de l’exploiter de manière transparente. L’éditeur doit dans un premier temps lister tous les fichiers qui doivent figurer dans la documentation finale. Il faut également définir la structure de la documentation. Idéalement, votre structure en ensembles et sous-ensembles peut être utilisée comme modèle d’organisation de vos chapitres et sous-chapitres. Si tel n’est pas le cas, PULSE est alors indispensable.

Des modèles prêts à l’emploi peuvent vous aider dans cette tâche. En outre, il est important que les fichiers aient des noms significatifs, afin que nous puissions créer une table des matières attrayante. Les noms des chapitres sont également nécessaires. Les données concernant votre client et le projet complètent les informations.

Pulse-file-list Création de documentation - Editeur de structure PULSE (Article 5/5)

Mais comment gère-t-on physiquement les fichiers ? Au début du processus, PULSE exploite uniquement des métadonnées. Vous pouvez déposer les fichiers sur notre serveur, sinon nous les récupérons plus tard directement depuis votre système GED.

Dans PULSE, vous pouvez créer des chapitres et organiser les fichiers en chapitres ou sous-chapitres. Cela se fait simplement par Déplacer & Déposer (Drag & Drop).

Pulse-chapter Création de documentation - Editeur de structure PULSE (Article 5/5)

Les documents standards peuvent être importés à partir du disque dur local.

Pulse-chapters-1024x525 Création de documentation - Editeur de structure PULSE (Article 5/5)

Afin d’éviter un travail répétitif de structuration, des modèles contenant une organisation des chapitres, des mises en page et des paramètres prédéfinis sont mis à disposition.

Quotation Création de documentation - Editeur de structure PULSE (Article 5/5)

Pulse-template Création de documentation - Editeur de structure PULSE (Article 5/5)

Vous avez maintenant modifier dans PULSE l’organisation des informations (références de fichiers, structures, données), afin qu’elles correspondent aux résultats souhaités dans la documentation. La dernière étape – la création effective de la documentation – doit encore être réalisée. C’est précisément le rôle de notre système de Publication Directe. Il récupère d’abord vos fichiers et autres informations dans votre système GED. Ensuite, les différents traitements sont réalisés. Pour la génération finale de votre documentation, vous pouvez définir certaines options : format papier ou PDF ? PDF ordinaire ou PDF pour l’archivage ? Ajout de signets ? Concaténation des fichiers en un seul PDF ou sous forme de fichiers unitaires  ? D’autres paramétrages sont disponibles pour répondre aux spécificités de vos besoins.

Pulse-Parameter-1000px Création de documentation - Editeur de structure PULSE (Article 5/5)

Le résultat d’une structuration interactive peut également être enregistré et affiné ultérieurement. Il peut également servir de base à la création d’une documentation similaire.

Nous pouvons vous aider à optimiser votre processus de production documentaire. Demandez dès maintenant un rendez-vous pour un échange avec nos équipes !*

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Retrouver tous nos articles de la série « Création de documentations avec SEAL Systems »:

 

    1. Partie 1: Génération de documentations composites à partir de SAP à partir de modèles standardisé
    2. Partie 2 : Création de documentations personnalisées à partir de SAP
    3. Partie 3: Création de documentations – Identifier et collecter les documents SAP 
    4. Partie 4:  Gestion de la mise en page de la documentation »
    5. Vous lisez la partie 5: Création de de documentation avec l’éditeur de structure PULSE

 

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