Signature électronique dans SAP – Signature, cachet et horodatage

par Torsten Pfeiffer

Les demandes croissantes de dématérialisation provenant des entreprises qui souhaitent bénéficier des avantages de la numérisation conduisent à une augmentation du nombre de projets de signatures électroniques.  Les signatures et cachets électroniques, les horodatages,  sont des technologies clés reconnues à l’échelle nationale et européenne par les différentes juridictions. Les processus métiers existants ainsi que les systèmes d’informations déjà en place sont un point de départ approprié pour réaliser des processus de signatures électroniques sans interrompre le flux en place. Le système SAP et la gestion des processus métiers en particulier présentent un environnement idéal pour la mise en place de projets de signatures électroniques. signature-300x239 Signature électronique dans SAP - Signature, cachet et horodatage

 

Qu’est-ce qui caractérise un processus de signature numérique dans SAP?

Les modules SAP respectifs (CS, FiCO, MM, PP, etc.), les transactions liées aux processus, ainsi que les données et caractéristiques administrées dans d’innombrables tables SAP doivent être prises en compte. Cela est le cas par exemple, des documents techniques qui sont stockés dans le Système de gestion de documents SAP (DMS) ou dans des systèmes de gestion ou d’archivage de documents externes connectés via ArchiveLink. Les formulaires sont conçus à l’aide d’outils standards SAP tels que SapScript ou des modules complémentaires tels que Adobe Interactive Forms. Les processus et documents sont publiés via SAP Workflow, dans Microsoft SharePoint ou dans Nintex Workflow. Les fonctions d’output management, sont également pertinentes pour envoyer un document signé numériquement par e-mail. Il faut également garder à l’esprit que l’utilisateur doit garder son environnement de travail habituel. Pour implémenter un processus de signature numérique, le principe devrait donc être d’utiliser les technologies (SAP) en place.

 

Quels sont les processus métiers SAP adaptés aux procédures de signatures électroniques ?

Dans les processus ERP classiques (achats & approvisionnements, ventes) ainsi que dans l’ingénierie et la maintenance des usines, l’impression sur papier et la signature classique à la main offrent un potentiel d’optimisation immédiat. Mais du point de vue de la gestion, les considérations commerciales et stratégiques sont pertinentes: comment les coûts des processus peuvent-ils être réduits ? Comment le temps d’exécution du processus peut-il être raccourci ? Comment la signature numérique peut-elle être utilisée dans toute l’entreprise ? Enfin et surtout, la législation et les autorités locales ainsi que les organisations de normalisation peuvent spécifier le type et la nature de la signature électronique numérique à utiliser. Si l’entreprise utilise déjà SAP, la solution peut donc être construite sur les technologies et les applications informatiques en place. D’un point de vue technique, c’est le point de départ idéal pour entrer dans le monde des procédures des signatures électroniques.

 

Quelle approche est la plus adaptée pour une intégration dans SAP – signature, cachet ou horodatage ?

En principe et indépendamment de la méthode choisie, les documents doivent être générés, signés numériquement puis stockés. Contrairement aux signatures, les cachets et les horodatages ne nécessitent pas nécessairement une interaction manuelle (cliquer sur un bouton) pour exécuter le processus de signature numérique. Lorsqu’on utilise un certificat avancé (AeS), les cachets et les horodatages peuvent même exécuter des processus récurrents de manière totalement automatique. Exemple : si un document de facturation est validé par la comptabilité après le contrôle des documents, le document de facturation est automatiquement appelé, signé avec un cachet numérique, puis envoyé par courrier électronique au client référencé dans SAP. Ceci des milliers de fois par jour et sans intervention manuelle.

En revanche, l’utilisation d’une signature électronique qualifiée (QeS) nécessite toujours une authentification de la personne qui la valide. Le matériel et les logiciels nécessaires sous la forme d’un lecteur de carte (connexion USB), y compris une carte à puce et la communication technique entre les différents composants doit être établie.

 

Que faut-il considérer pour une procédure de signature électronique ?

En termes fonctionnels, la signature, l’ajout du cachet ou l’horodatage ne sont qu’une partie d’un processus global parfois très complexe, dont la conception nécessite l’intégration de divers sous-processus. Un sous-processus supplémentaire peut être dérivé des questions suivantes, par exemple :

  • Le document ou le formulaire à signer numériquement est-il déjà dans le format cible ?
  • Comment la signature, le cachet ou l’horodatage doivent-ils être visualisés ?
  • Comment s’effectue la transmission électronique au signataire suivant ?
  • Une option d’impression est-elle encore nécessaire parallèlement au processus de signature entièrement numérique ?

Lorsque SAP ne propose pas de solution, une solution complémentaire SEAL Systems peut prendre en charge la tâche spécifique. En complément d’un produit de signatures, qui prend en charge tous les types de signature, les fonctions de signatures numériques peuvent être intégrées dans chaque processus d’entreprise, où elles remplacent le papier et  raccourcissent la durée du processus.

SEAL Systems recommande l’utilisation du format PDF standardisé. Cela garantit que les documents ou formulaires signés numériquement restent lisibles à long terme. Cet aspect est devenu encore plus important à une époque où les logiciels de bureautique et les applications informatiques font l’objet de mises à jour constantes et automatiques.

Souhaitez-vous entamer une première démarche pour la mise en place de la signature électronique ?
Ce questionnaire peut vous aidera :

 

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