Ajout de signatures électroniques pour vos processus métiers !

Dans cet article, nous vous présentons quelques cas d’usage de la signature électronique et vous expliquons comment nous intégrons cette fonction dans vos processus métiers.

Davantage d’informations sur le sujet de la signature électronique.

Garantie d’authenticité pour vos contrats et votre communication

Les partenaires commerciaux ont parfois des différends. Tous les désaccords ne peuvent être résolus de façon bilatérale. C’est pour cette raison qu’il est important de disposer de la même information.

La signature électronique garantit de façon durable l’authenticité des documents. Elle a par ailleurs la même valeur légale qu’une signature manuelle. Elle crée ainsi un cadre sécurisé pour toutes les parties impliquées et constitue un élément essentiel pour les processus opérationnels sans discontinuité de communication.

SEAL Systems intègre un générateur de signatures électroniques pour vos processus métiers ERP :

Sécurisation des processus d’achats et de ventes (e-facturation, e-Procurement, gestion de contrats, signature finale/ validation)
Conclusion du contrat sur le point de vente (Equipements mobiles)
Gestion des statuts dans les systèmes de gestion de projets
Utilisation pour les droits de propriété industrielle comme par exemple pour les organismes de gestion des brevets, les organisations de normalisation,…

La signature pour les procédures de validation

La conception, la fabrication et l’export d’innovations technologiques dans les domaines de l’aéronautique, des composants de centrales nucléaires, de nouveautés alimentaires et des produits chimiques font l’objet de réglementations très strictes. Les autorités et les organismes institutionnels, tels que la Direction Générale de l’Aviation Civile, l’institut fédéral pour la protection sanitaire des consommateurs, l’Agence Nationale de Sécurité du Médicament et des produits de santé doivent disposer d’un moyen sûr pour l’échange d’informations.

La signature électronique rend les procédures de validation sécurisés, tout particulièrement en ce qui concerne les réglementations et les réclamations éventuelles. Les modifications et manipulations sont clairement identifiables. Ainsi, le caractère légal de la signature électronique évite toute atteinte à l’image de la société, ainsi que des pertes financières.

Documentations dans les processus d’ingénierie

Des processus traçable de gestion des versions et une base de données à jour sont indispensables pour la conception assistée par ordinateur (CAO), la gestion du cycle de vie des produits (PLM) et la gestion des données produit (PDM). Des données, divulguées par inadvertance peuvent causer des dommages économiques considérables. Il est donc conseillé d’ajouter la fonction signature électronique aux processus d’enregistrement, ainsi que dans un processus de workflows de validation. Toute manipulation malveillante est ainsi exclue. Un processus de signature formalisé est également adapté à la gestion des diffusions.

La signature électronique garantit de manière fiable la validité juridique de la décision prise par une personne physique ou morale.

Contrôle de projets et gestion des modifications

Grâce à la signature électronique, vous gardez un œil sur les décisions que vous avez prises. La signature életronique vous permet de signer un lot de documents ou de valider un ensemble de données techniques. Les décisions prises deviennent obligatoires et restent transparentes.

Préservation de preuves dans les courriers entrants et sortants

Il est souvent difficile de savoir sur quelles bases, une décision a été prise ou des spécifications réalisés. Le mélange de documents électroniques et papiers ne facilite pas cette traçabilité. La signature électronique protège votre base d’informations contre toute manipulation ou modification involontaire. Et si vous le souhaitez, cette fonction peut être intégrée à l’archivage long terme dans le format PDF/A. Par conséquent, l’expéditeur et le destinataire bénéficient tous deux d’un statut d’information fiable.

Conservation de preuves dans les démarches auprès des administrations et institutions
Preuve dans le cadre des obligations, de la bonne exécution des opérations bancaires et des services financiers conformément à la loi sur les crédits
Elimination des possibilités de manipulations des e-mails et des documents échangés
Garantie de la conformité aux mesures et aux processus, dans le cadre du système de gestion de la conformité de l’entreprise.
Preuve légale de réception des documents contractuels

Davantage d’informations sur la signature électronique.