Création de documentations personnalisées à partir de SAP (article 2/5)

Quiconque a déjà essayé de créer une table des matières dans Word pour un mémoire de fin d’études sait que cela semble beaucoup plus facile que ça ne l’est en réalité. De plus, la tâche consistant à appliquer une numérotation et une mise en page pour différents fichiers a certainement causé une nuit blanche à plus d’un étudiant.

Cette situation est semblable pour la création de documentation dans SAP. Il ne suffit pas de « simplement » combiner des fichiers en un seul lot. Le processus est beaucoup plus complexe.

Les opérations suivantes, pour n’en citer que quelques-unes, doivent être réalisées :

• Identifier les documents dans SAP
• Fusionner ces documents en y associant une structure de chapitre SAP
• Créer une page de garde
• Créer une table des matières
• Créer des feuilles de séparation de chapitres
• Numéroter les page consécutivement sur tout le document
• Rajouter des en-têtes et pieds de page uniformes

Dans l’article précédent de cette série d’articles, nous avons expliqué comment la documentation pouvait être créée rapidement et facilement sur la base de modèles. Nous allons maintenant vous montrer à quoi peut ressembler le processus dans SAP, si vous préférez définir vous-même la structure des chapitres et créer votre propre documentation personnalisée. Vous allez découvrir dans cet article comment déterminer, structurer et formater les documents dans SAP en 4 étapes :

Etape 1: Identification des fichiers

La première étape de la création de la documentation consiste à créer une nouvelle requête de sortie et lui attribuer tous les éléments requis. La requête récupère les documents issus d’une recherche standard CV04N ou d’un éclatement de structures (nomenclatures, etc).

Création de la requête de sortie

Ajout de documents via CV04N

Sélection des documents via CV04N

Liste des documents 

Etape 2 : Insertion des chapitres

Dans la deuxième étape, vous insérez des chapitres dans la structure récupérée.

Si la division des fichiers individuels en chapitres et éventuellement en sous-chapitres ne peut pas être automatiquement obtenue à partir de la structure SAP, vous avez la possibilité de créer des chapitres manuellement. Vous pouvez attribuer des noms à ces chapitres, afin qu’ils apparaissent dans la documentation globale. La profondeur des retraits des sous-chapitres peut être également facilement définie.

Ajouter chapitre

Liste des documents et chapitres ajoutés

Etape 3 : Structure de documents par chapitres

Dans la troisième étape, les documents sont déplacés vers les chapitres appropriés par simple glisser-déposer.

Si les documents identifiés dans SAP sont soumis à la solution de Direct Publishing sans définition de structure SAP (ex: nomenclature d’articles), vous pouvez à présent facilement définir votre propre structure.

Les documents dans la structure de chapitres

Etape : Paramètres de mise en page

Dans la quatrième étape, vous définissez les options de mise en page de la documentation.

Plusieurs mises en page sont disponibles à cette fin dans la solution Direct Publishing. Vous pouvez ainsi apporter des modifications et des extensions à la documentation à créer.

Information de mise en page de la documentation

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Retrouver tous les articles de la série « Création de documentations avec SEAL Systems » :

1. partie 1: Génération de documentations composites à parti de SAP à parti de modèles standardisés
2. Vous lisez la partie 2 : Création de documentations personnalisées à partir de SAP