Vous recevez des Emails ! Convertissez-les automatiquement en PDF

par Dr. Uwe Wächter

La gestion des emails est une activité essentielle pour de nombreuses activités professionnelles. Cette interface partagée peut donc être le choix idéal pour permettre d’automatiser vos processus métiers.  Avec son service email, la solution Digital Process Factory (DPF) peut superviser les boites de réception IMAP et exchange et lancer également des commandes de traitement DPF à partir d’emails entrants. La technologie DPF permet d’orchestrer des processus complexes de conversion de fichiers.

Le service email DPF offre les fonctions suivantes :

  • A la réception d’un email, toutes les entrées de cet email ( référence, expéditeur, corps du message, pièces jointes) sont transférées sous la forme de paramètres au système DPF.
  • Lorsque le système DPF a traité un email, celui-ci est marqué comme lu ou placé dans un autre dossier du serveur de messagerie.
  • Il est également possible de pré-paramétrer le processus de traitement. Il n’est donc pas nécessaire de fournir ces instructions de façon séparée pour chaque demande de traitement DPF.

Cas d’emploi 

  1. Un cas d’emploi évident pour les services email DPF est celui de la conversion de fichiers. Pour ce besoin, les paramètres de la conversion, tels que le format cible de la conversion sont inclus dans le corps du message. Les pièces jointes sont converties dans le format souhaité et retournées automatiquement à l’expéditeur.
  2. De nombreuses activités on besoin d’archiver les emails importants. Grâce aux services email DPF, une solution peut être mise en place pour convertir automatiquement des emails dans SAP lorsqu’ils sont transférés vers une adresse email spécifique.
  3. La qualité des documents reçus des fournisseurs joue un rôle important lors de la compilation de documentations au sein de l’entreprise. Afin d’éviter d’alimenter SAP de documents pouvant créer des problèmes ultérieurement, nous avons récemment créé un processus qui vérifie automatiquement la conformité PDF/A des documents reçus par email.  Un utilisateur désigné peut être notifié en cas d’erreur. Les documents conformes sont enregistrés dans SAP. L’expéditeur reçoit une réponse contenant un log des résultats des tests.
  4. Il est également possible de créer des travaux d’impression à partir d’emails entrants. Vous spécifiez le périphérique de restitution dans le champ sujet. La pièce jointe est dans un premier temps convertie en PDF. puis, le fichier est ensuite transféré à Plossys, qui se charge d’imprimer le fichier sur le périphérique désigné.  Cette méthode permet à vos visiteurs d’utiliser votre infrastructure d’impression sans mettre en œuvre des intégrations complexes.

En résumé

Les services email DPF vous permettent de rapidement et simplement automatiser des traitements sur des emails. Vous pouvez ainsi sécuriser des tâches répétitives et réduire les charges de travail de vos employés.

 

Vous êtes intéressés ? Nous serons heureux de vous apporter toute information complémentaire ! N’hésitez pas à nous contacter !

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