SAP : Vérifier les documents GOS et BDS pendant leur stockage

par Frank Reuter

Le défi: Garantir la qualité des documents PDF stockés dans SAP (ex : les spécifications du client)

Szene-Norbert-fr SAP : Vérifier les documents GOS et BDS pendant leur stockageTobias Wagner, directeur informatique chez ACME Pharmaceuticals, se rendait à une réunion lorsque Norbert Hering, directeur des ventes, l’a interpellé : «Tobias, attends une minute, s’il te plaît !» – «Ah, Norbert ! Bonjour! En quoi puis-je vous aider ?» – «Nous avons un problème», lui a indiqué Norbert Hering. «Nous recevons régulièrement des spécifications de nos clients, que nous classons avec la commande du client. Cela a toujours fonctionné, mais malheureusement, nous avons maintenant un problème avec l’un de nos principaux clients . Il nous envoie des fichiers PDF qui semblent défectueux. On peut ouvrir le fichier, mais un bug se produit à la lecture de la deuxième page.» – «Alors le client vous envoie des fichiers PDF défectueux et vous les déposez sans les vérifier au préalable », s’étonne Tobias Wagner. – « Ça y ressemble oui. Malheureusement, cela ne se remarque que lorsque la production nécessite les documents et il est alors impossible de les afficher ou de les imprimer. De plus, notre directeur de production, Anett, souhaite que nous redemandions au client les documents dès que possible. C’est exactement ce que nous faisons, mais malheureusement, il faut un certain temps avant de disposer des documents. Cela met en cause le bon déroulement de toute la planification de la production, car les documents de spécifications sont indispensables à la production.» – «Je comprends, dit le responsable informatique, le stockage incontrôlé des documents est de toute façon un problème pour moi. Mais notre expert SAP Peter Schmidt a déjà une solution en tête.»

«SEAL Systems, Matthias Müller, bonjour», Matthias Müller, Responsable New Business chez SEAL Systems, a répondu au téléphone. «Bonjour M. Müller, ici Peter Schmidt d’ACME Pharmaceuticals.» – «Bonjour M. Schmidt ! Comment allez-vous ?» – «Très bien, mais nous avons un autre problème… J’espère que vous vous souvenez encore de notre discussion sur les documents ArchiveLink, c’est-à-dire le stockage des documents via les services pour l’objet ?» – «Mais c’est sûr !» – «J’aimerais vous inviter à une rencontre sur site. Seriez-vous d’accord pour nous présenter votre solution ?» – «Bien sûr ! Quand seriez-vous disponible ?»

La solution: Vérification des fichiers PDF et conversion en PDF/A avant archivage

«Bonjour ! Je suis heureux que nous ayons pu organiser rapidement cette rencontre afin d’aborder notre problème lié à la qualité des documents PDF stockés dans notre système SAP. M. Müller de SEAL Systems nous expliquera comment nous nous pouvons éviter les erreurs que nous rencontrons actuellement», le Dr Peter Schmidt vient de lancer la réunion entre les employés d’ACME Pharmaceuticals et SEAL Systems.» – «M. Schmidt, merci beaucoup pour cette introduction ! Je suis heureux de pouvoir vous présenter notre solution aujourd’hui et je pense que vous résoudrez votre problème», a indiqué Matthias Müller. «Je peux vous proposer la solution suivante. Vous enregistrez actuellement des documents GOS ou BDS en utilisant les services pour l’objet. Actuellement, les fichiers reçus des partenaires sont enregistrés tels quels . Cela signifie que la qualité des documents n’est soumise à aucun contrôle. Notre solution intervient au cours du processus de stockage des fichiers. Les fichiers sont redirigés vers un serveur ou les PDF sont convertis au format d’archivage long terme PDF/A. Cette méthode permet de garantir la lecture des documents à l’avenir.»

Pharma-Bild-7-fr SAP : Vérifier les documents GOS et BDS pendant leur stockage«Ce dont nous avons le plus besoin en ce moment, ce n’est pas un changement de procédures. Nous avons déjà assez à faire», a déclaré le directeur des ventes Norbert Hering Moody. – «Et c’est exactement la raison pour laquelle il n’y aura aucun changement dans le processus», l’interrompt Matthias Müller. «Vous et vos collègues stockerez les fichiers de la même manière qu’auparavant. La seule différence est que dans le cas d’un document contenant des erreurs, vous êtes avertis automatiquement et pouvez déposer rapidement une réclamation auprès de votre partenaire externe ou interne. Le processus pour les employés reste identique. La détection des erreurs est simplement automatisée et placée au début du processus. À l’heure actuelle, il y a toujours un risque parce que la production a besoin de l’information rapidement. Avec notre extension, nous ne stockons que des fichiers PDF standardisés et dont la qualité a été contrôlée.» – «Ça a l’air génial ! La qualité de nos documents augmente, le temps de dépannage est réduit et notre production peut se dérouler sans problème. Merci beaucoup, Monsieur Müller», s’est réjoui le Dr Peter Schmidt.

 

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