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La rentrée est le moment idéal pour repenser et améliorer les processus internes. La gestion des impressions et des diffusions des documents dans SAP peut être une source de complexité pour les équipes IT et de perte de productivité pour de nombreuses activités de l’entreprises. Optimiser ces processus permet non seulement d’économiser du temps et des ressources, mais aussi de mieux contrôler les flux de données dans l’entreprise. Voici 5 conseils clés pour optimiser la gestion des impressions et des diffusions des documents SAP !
En effet, pour les entreprises utilisant SAP, la gestion des impressions et la diffusion des documents représentent des défis quotidiens. La haute disponibilité des services, la transparence des demandes, la simplification des tâches d’administration et la sécurité des flux documentaires sont autant d’éléments essentiels à maîtriser pour garantir l’efficacité des processus métiers. Voici donc les cinq problématiques que nous vous conseillons d’adresser ainsi que les solutions concrètes et en place chez de nombreux clients SEAL Systems.
1. Assurer la haute disponibilité des services d’impression et de diffusion
Un système d’impression défaillant peut paralyser ou ralentir les activités critiques de votre entreprise, comme la production, la maintenance, la logistique, la facturation…. La haute disponibilité des services d’impression et de diffusion est donc cruciale pour assurer la continuité des opérations.
Solution SEAL Systems :
SEAL Systems propose une architecture robuste et redondante qui garantit une disponibilité quasi continue des services d’impression. Les impressions peuvent être redirigées vers des équipements alternatifs en cas de défaillance, ce qui permet d’éviter les interruptions et de garantir que les documents essentiels sont imprimés ou diffusés sans délai.
2. Améliorer la Transparence sur l’État des Demandes d’Output Management et des Imprimantes
Il est fréquent que les utilisateurs SAP ne sachent pas si leurs impressions ont été correctement traitées ou si une imprimante est hors service, ce qui entraîne des frustrations et des pertes de temps. Nous vous vous conseillons donc ici de prendre le contrôle de vos flux de diffusions et de vos imprimantes.
Solution SEAL Systems :
Grâce aux outils de monitoring de SEAL Systems, les utilisateurs et les administrateurs bénéficient d’une transparence totale sur l’état des demandes d’impression et de diffusion. Les informations en temps réel sur l’état des impressions permettent une gestion proactive, réduisant ainsi les interruptions et améliorant l’expérience utilisateur.
3. Réduire les tâches d’administration des déclarations et suppressions d’imprimantes
Gérer l’ajout ou la suppression d’imprimantes peut devenir une tâche fastidieuse, surtout dans les grandes entreprises disposant de nombreuses imprimantes et de différents systèmes SAP.
Solution SEAL Systems :
SEAL Systems automatise l’administration des imprimantes dans SAP, ce qui réduit considérablement le temps nécessaire pour déclarer ou supprimer des imprimantes. Les mises à jour se font de manière centralisée, et les modifications sont immédiatement répercutées sur l’ensemble des systèmes, ce qui simplifie la gestion du parc d’imprimantes et réduit les efforts des équipes d’administration.
4. Simplifier la gestion des drivers et garantir la compatibilité avec un parc d’imprimantes hétérogène
Dans un environnement d’entreprise, le parc d’imprimantes est souvent composé de modèles et de marques variés, ce qui rend la gestion des drivers complexe. Une incompatibilité entre les drivers et les imprimantes peut entraîner des erreurs ou des impressions de mauvaise qualité.
Solution SEAL Systems :
SEAL Systems offre une gestion centralisée des drivers d’imprimantes, garantissant une compatibilité totale avec un parc d’imprimantes hétérogène. En rationalisant la gestion des drivers, les entreprises évitent les erreurs d’impression et assurent une compatibilité constante, peu importe la diversité des équipements. La plateforme PLOSSYS® Output Engine dispose de ses propres drivers et propose un ensemble de fonctions pour traiter et adapter les documents aux périphériques ou au canal de diffusion.
5. Garantir la sécurité des flux documentaires de SAP jusqu’à l’imprimante
La sécurité des données imprimées est une priorité pour les entreprises, en particulier lorsque des documents sensibles sont traités. Il est essentiel de protéger les flux documentaires pour éviter tout risque de fuite d’information. Les flux documentaires SAP doivent également être sécurisés !
Solution SEAL Systems :
Avec SEAL Systems, les flux d’impression sont sécurisés de bout en bout. Les documents sont cryptés dès leur envoi depuis SAP et ne sont décryptés qu’au moment de l’impression. De plus, des fonctionnalités d’authentification peuvent être ajoutées pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent récupérer les documents, renforçant ainsi la confidentialité et la sécurité.
Conclusion
La gestion des impressions et des diffusions des documents SAP ne doit pas être un obstacle au bon fonctionnement de votre entreprise. Grâce aux solutions proposées par SEAL Systems, vous pouvez garantir la haute disponibilité des services, améliorer la transparence, réduire les tâches d’administration, simplifier la gestion des drivers et sécuriser les flux documentaires. Ces améliorations vous permettent non seulement de gagner en efficacité, mais aussi d’assurer la sécurité et la conformité de vos processus documentaires.
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