Dans un environnement SAP, la gestion des achats repose sur la création et le suivi des commandes, contrats et programmes de livraison. Mais comment s’assurer que tous les documents associés sont correctement collectés, consolidés et transmis aux fournisseurs ou aux parties prenantes internes ?

La solution Dossiers Achats SAP de SEAL Systems répond à cette problématique en automatisant la génération et la diffusion des dossiers d’achats, tout en garantissant la conformité et la traçabilité des documents.

Qu’est-ce qu’une commande d’achat SAP ?

Une commande d’achat SAP est un document qui formalise une demande d’achat auprès d’un fournisseur. Elle contient des informations essentielles :

• Les articles commandés
• Les quantités et les prix
• Les conditions de livraison

Les entreprises utilisent différentes transactions SAP pour gérer ces documents.

Quelles sont les transactions clés à connaître ?

Dans SAP, plusieurs transactions permettent de créer, modifier et consulter des documents d’achat :

Commandes d’Achat

• ME21N – Création d’une commande d’achat
• ME22N – Modification d’une commande d’achat
• ME23N – Affichage d’une commande d’achat

Contrats d’Achat

• ME31K – Création d’un contrat d’achat
• ME32K – Modification d’un contrat d’achat
• ME33K – Affichage d’un contrat d’achat

Programmes de Livraison

• ME31L – Création d’un programme de livraison
• ME32L – Modification d’un programme de livraison
• ME33L – Affichage d’un programme de livraison

Ces transactions permettent d’accéder aux documents d’achat, mais elles ne centralisent pas automatiquement les pièces justificatives nécessaires. C’est là qu’intervient la solution Dossiers Achats SAP de SEAL Systems.

Collecter automatiquement les documents liés aux achats

Quels documents doivent être intégrés dans un Dossier d’Achat ?

Dans SAP, différents documents sont rattachés aux objets du processus de commande. Pour garantir une documentation complète et conforme, il est nécessaire de récupérer automatiquement :

• Le formulaire de commande d’achats
• Les documents liés aux articles
• Les documents liés au fournisseur
• Les documents liés aux postes de la commande
• Les documents liés aux ordres de fabrication et de maintenance
• Les pièces jointes (GOS/BDS) associées à la commande

La récupération manuelle de ces documents peut être chronophage et source d’erreurs. Avec SEAL Systems, ces fichiers sont collectés automatiquement et intégrés dans un Dossier d’Achat structuré.

Peut-on filtrer les documents récupérés ?

Oui, la solution permet de configurer des filtres pour sélectionner uniquement les documents pertinents selon les besoins de l’entreprise. Cela garantit que seuls les fichiers nécessaires et valides sont inclus, évitant ainsi l’utilisation de mauvais documents et une surcharge d’informations non essentielles.

Automatiser la génération et la diffusion des Dossiers d’Achats

Comment SEAL Systems automatise-t-il le processus ?

Grâce à son intégration native dans SAP, SEAL Systems :
✅ Identifie et récupère les documents liés à la commande, au contrat ou au programme de livraison
✅ Assemble automatiquement les fichiers dans un PDF unique
✅ Ajoute des éléments personnalisés comme une page de garde, une numérotation et des filigranes
✅ Diffuse le Dossier d’Achat selon le mode défini (email, impression, portail web…)

Quels sont les avantages de cette automatisation ?

🔹 Gain de temps et productivité

• Plus besoin de rechercher et assembler les documents manuellement
• Moins de tâches répétitives pour les équipes achats

🔹 Fiabilité et conformité

• Seules les versions validées et à jour des documents sont utilisées
• La numérotation et les estampillages garantissent une documentation conforme aux normes internes et externes

🔹 Traçabilité et sécurité

• Un historique des diffusions est conservé, permettant une vérification en cas d’audit ou de litige
• La centralisation des documents évite les pertes d’informations et améliore la transparence

Vous souhaitez mieux comprendre comment fonctionne la solution Dossiers Achats SAP de SEAL Systems ? Découvrez notre présentation vidéo ici :

Conclusion

Générer un Dossier d’Achat SAP complet et structuré peut être un défi sans un outil adapté. SEAL Systems offre une solution totalement intégrée à SAP pour automatiser, sécuriser et optimiser la gestion des documents d’achats.

En supprimant les tâches manuelles et en garantissant l’utilisation des documents les plus récents, cette solution permet aux entreprises d’améliorer leur productivité, leur conformité et leur communication avec les fournisseurs.

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