Dans cet Article
L’importance des documents dans la maintenance SAP
Dans le cadre des opérations de maintenance, la gestion documentaire joue un rôle essentiel. Les techniciens doivent avoir accès aux documents les plus récents pour exécuter leurs tâches efficacement et en toute sécurité. Plans, instructions de travail, procédures de contrôle et règles de sécurité doivent être disponibles et facilement accessibles depuis SAP.
SAP DMS : Le module GED intégré
Le module SAP DMS permet d’associer des documents aux principaux objets SAP utilisés dans les opérations de maintenance.
Ces documents pourront être exploiter automatiquement par la solution SEAL Systems pour générer des Dossiers de Maintenance.
Les documents peuvent être liés à différents objets SAP :
- Ordres de maintenance (IW32, IW38) → Instructions de travail, rapports d’intervention, fiches de sécurité
- Postes techniques (IL02, IB11) → Plans techniques, schémas, historiques d’intervention
- Équipements (IE02, IE03) → Manuels d’utilisation, certificats de conformité, maintenance préventive
- Avis de maintenance et qualité (IW52, QM02) → Rapports d’inspection, non-conformités, procédures de correction
- Nomenclatures et gammes de maintenance (CS02, IA02) → Listes de pièces, séquences d’opérations, instructions détaillées
Comment automatiser la génération des Dossiers de Maintenance
Qu’il s’agisse d’un ordre de réparation ou de maintenance, nos intégrations SAP permettent de générer automatiquement des dossiers qui se composent des formulaires SAP et de documents supplémentaires, tels que les plan, les instructions de travail, les procédures, les rapports de contrôle, les règles de sécurité, les documents fournis par vos fournisseurs, … SEAL Systems propose une solution innovante qui simplifie et automatise la création de Dossiers de Maintenance complets directement depuis SAP. Cette solution récupère automatiquement tous les documents nécessaires en fonction des ordres de maintenance, en garantissant :
- Le respect de la séquence des documents
- La restitution sous la forme d’un PDF concaténé ou d’une impression physique
- Une génération dynamique avec ajout d’estampillages personnalisés
La génération d’un dossier complet simplifie la préparation de l’intervention. Il suffit d’un clic pour que tout soit disponible et classé dans le bon ordre. Les formulaires SAP et les documents supplémentaires sont distribués en une seule opération, sans modifier les procédures standard SAP. Les impressions unitaires ou par lots (batch) sont entièrement prises en charge.
Il est possible de contrôler la liste des formulaires et documents avant l’impression. Si un élément manque ou est superflu, vous pouvez l’ajouter ou le supprimer de la requête de sortie. Dans SAP, les informations sont associées à des objets tels que les articles, les nomenclatures, les postes techniques, les équipements, les outillages,… Notre solution évalue ces liens avec différentes méthodes configurables, garantissant ainsi une récupération optimisée des documents. De plus, un filtrage intelligent permet de sélectionner la dernière version valide et d’éliminer les doublons.
Différents canaux de diffusion sont possibles, vous avez la possibilité de choisir entre l’impression papier ou la diffusion numérique de vos dossiers de maintenance, et pouvez passer d’une méthode à l’autre à tout moment. Il est possible d’ajouter automatique une page de garde et une page de fin avec des informations issues de SAP. Les dossiers peuvent être mis à disposition sur un portail web : les dossiers sont générés sous forme de fichiers PDF concaténés et un email avec un lien d’accès est envoyé aux destinataires
La solution Dossiers Métiers de SEAL Systems prend en charge les différentes méthodes pour lier des documents à des objets et processus SAP : SAP DMS, Generic Object Services (GOS), ArchiveLink et Folders Management, Systèmes tiers comme OpenText, serveurs de fichiers… Ainsi, peu importe où sont stockés vos documents, notre solution garantit leur intégration fluide dans SAP.
La traçabilité est un élément clé des processus de maintenance. En cas d’erreur, nous vous aidons à identifier rapidement les problèmes dans le processus de diffusion. Un historique des diffusions est sauvegardé dans SAP (requêtes de sortie rejouables). Des estampillages et des filigranes peuvent être ajoutés automatiquement aux documents (informations SAP, date, heure, version…). Des ajouts d’informations de validité peuvent être ajoutées sous forme de d’estampillages pour garantir l’utilisation des documents.
Transactions SAP Supportées
Notre solution prend en charge différentes transactions SAP pour la gestion des documents de maintenance :
✅ Ordres de Maintenance (IW32, IW38)
✅ Postes Techniques (IL02, IB11)
✅ Avis Qualité et Maintenance (QM02, IW52)
Contactez-nous
La génération automatique des Dossiers de Maintenance SAP avec SEAL Systems est un levier de performance pour les entreprises souhaitant optimiser leurs processus de maintenance.
Grâce à une gestion documentaire fluide et sécurisée, les équipes techniques peuvent se concentrer sur leur cœur de métier en toute sérénité. Contactez-nous pour échanger autour de vos enjeux de gestion des opérations de maintenance dans SAP.