Dans cet Article
Des documents techniques au cœur de vos processus métiers SAP
Plans CAO, spécifications, fiches techniques, notices de maintenance, nomenclatures… Les documents issus des bureaux d’études sont la mémoire technique de l’entreprise.
Dans les secteurs industriels – mécanique, énergie, chimie, pharmaceutique, aéronautique, etc. – ces fichiers jouent un rôle stratégique tout au long du cycle de vie produit (PLM). Ils accompagnent chaque étape, de la conception à la maintenance, en passant par la fabrication et la qualité.
Mais comment garantir que ces documents, souvent produits en dehors de SAP, soient disponibles, à jour et conformes dans les processus gérés par l’ERP ?
C’est précisément le défi que SEAL Systems aide les entreprises à relever, grâce à ses solutions intégrées dans SAP DMS (Document Management System).
Pourquoi gérer les documents dans SAP DMS ?
Les entreprises qui conçoivent et fabriquent des produits complexes doivent gérer des milliers de fichiers techniques provenant de sources diverses : systèmes CAO, PLM, fournisseurs, partenaires. Ces documents sont indispensables dans les processus métiers SAP — qu’il s’agisse d’un ordre d’achat, d’une commande client, d’un ordre de fabrication ou d’un avis de maintenance. Si ces documents sont disponibles hors SAP, il y a une discontinuité et les documents doivent être recherchés et ajoutés manuellement avant d’être partagés avec les clients, partenaires,… SAP DMS, le module GED de SAP, permet de référencer ces documents dans SAP et de les lier à d’autres objets SAP (Poste technique, article, …). Mais sans solutions adaptées, leur exploitation devient vite un casse-tête, car SAP DMS ne dispose pas de fonctions avancées de recherche et de collecte automatisées des bons documents. C’est pourquoi la gestion des documents dans SAP DMS, combinée aux solutions SEAL Systems est devenue un facteur clé d’efficacité et de conformité.
Les solutions SEAL Systems pour SAP DMS
SEAL Systems propose une suite logicielle complète et certifiée SAP qui permet de charger/référencer, convertir et diffuser automatiquement les documents techniques dans les processus métiers SAP. Entièrement intégrée au standard SAP, la solution s’appuie sur des interfaces intuitive et éprouvée, garantissant une utilisation simple, car les utilisateurs ne changent pas leurs habitudes mais peuvent accompagner leurs processus métiers des bons documents.
Chargement et référencement automatisés des documents techniques
Grâce à DMS Loader de SEAL Systems, les documents issus des systèmes CAO ou PLM peuvent être référencés automatiquement dans SAP DMS.
Les métadonnées, versions et relations avec les objets SAP (matériaux, équipements, ordres, etc.) sont créées de façon cohérente et conforme à la structure documentaire de l’entreprise.
Résultat : les fichiers sont centralisés, référencés correctement et liés aux bons objets métiers sans intervention manuelle. DMS Loader permet de simplifier et d’accélérer le référencement des documents dans SAP DMS.
💡 Avantage clé : un gain de temps significatif pour les ingénieurs et les gestionnaires de données, tout en éliminant les risques d’erreur.
Conversion universelle vers PDF ou PDF/A
Les fichiers natifs CAO (CATIA, NX, SolidWorks, AutoCAD, etc.) sont souvent illisibles pour les utilisateurs non techniques.
La technologie SEAL Systems assure une conversion automatique et contrôlée de ces formats natifs vers des fichiers PDF ou PDF/A, directement depuis SAP.
Ces conversions peuvent être planifiées, déclenchées par événement (création, modification, validation de document) ou intégrées dans un flux métier SAP.
Il est conseillé de disposer des documents dans le format PDF pour leur distribution ou leur impression.
🔒 Avantage clé : conformité aux exigences de long terme (PDF/A), visualisation universelle et diffusion sécurisée.
Génération automatisée de dossiers métiers SAP
Les processus métiers impliquent souvent plusieurs documents : formulaires SAP + documents annexes (certificats, plans techniques, documents qualité, etc.).
SEAL Systems permet de composer automatiquement des dossiers complets (appelés Dossiers Métiers) rassemblant tous les documents nécessaires à un processus donné — par exemple un dossier d’achat, dossier de fabrication ou dossier de maintenance.
Ces dossiers sont générés automatiquement et peuvent être distribués via impression, email, portail ou dépôt sécurisé (SFTP).
La génération se fait directement depuis les transactions SAP, via des menus standard et des boutons d’action intégrés.
⚙️ Avantage clé : automatisation complète, cohérence documentaire, et traçabilité totale des échanges.
Une intégration native dans les standards SAP
Les solutions SEAL Systems s’appuient sur les technologies SAP standard (ABAP, BAPIs, transactions DMS, Business Workflow, etc.) et ne nécessitent aucune interface complexe.
Elles s’intègrent de manière transparente dans SAP ECC comme dans SAP S/4HANA, garantissant une pérennité totale lors des migrations.
Cette intégration garantit :
- Une expérience utilisateur native dans SAP (pas de double interface)
- Un déploiement rapide et une maintenance simplifiée
- Une compatibilité complète avec le système d’Output Management PLOSSYS OUTPUT ENGINE, la plateforme de gestion des impressions et diffusions de SEAL Systems.
Des bénéfices tangibles pour votre entreprise
- 🔄 Automatisation complète de la génération des Dossiers Métiers SAP
- ⏱️ Réduction du temps de recherche et de manipulation des documents
- ✅ Conformité assurée aux normes qualité et réglementaires (ISO, FDA, GMP, etc.)
- 🤝 Collaboration renforcée entre les bureaux d’études, la production et la maintenance
- 🔐 Sécurité et traçabilité accrues des données techniques
Faites la différence !
Les documents techniques sont bien plus que des fichiers : ils sont le lien entre la conception, la production et la conformité.
Avec les solutions SEAL Systems pour SAP DMS, les entreprises transforment leur gestion documentaire en un levier de productivité et de qualité.
Simplifiez, automatisez et sécurisez vos processus documentaires dans SAP avec SEAL Systems.