Convertissez facilement vos pièces jointes au format PDF/A : c’est possible avec PDF Longlife Suite de SEAL Systems.

Jongler avec différents formats de fichiers peut s’avérer être une tâche complexe, surtout si l’on souhaite finalement tout convertir dans un format uniforme et durable tel que PDF/A. Des e-mails avec des dizaines de pièces jointes, des documents Word avec des tableaux Excel intégrés ou des archives ZIP remplies de fichiers de toutes sortes : il n’est pas facile de convertir tout cela efficacement sans y passer des heures.
La suite PDF Longlife de SEAL Systems permet d’automatiser facilement ces processus complexes.

Pourquoi le format PDF/A est-il si important ?

Avant d’entrer dans les détails, parlons brièvement du format PDF/A. Ce format PDF spécial a été défini par l’Organisation internationale de normalisation (ISO) pour l’archivage à long terme. L’avantage ? Il garantit que les documents resteront lisibles et utilisables sans problème pendant des années, voire des décennies, indépendamment des mises à jour logicielles ou d’autres changements techniques.

De nombreuses entreprises ont désormais intégré la conversion de documents importants au format PDF/A dans leurs directives d’archivage. Il existe plusieurs outils de création de fichiers PDF/A, notamment Adobe, Foxit et Callas. Cependant, ces solutions rencontrent souvent des difficultés, en particulier lorsqu’il s’agit de fichiers complexes et imbriqués. Prenons l’exemple d’un e-mail contenant plusieurs pièces jointes ou d’un document Word avec des tableaux Excel intégrés. Dans ce cas, la plupart des outils ne sont d’aucune aide sans une intervention manuelle de votre part.

Le défi : fichiers imbriqués ou intégrés

Par exemple, lorsque des fichiers PDF, des e-mails avec différents formats de fichiers en pièce jointe (Word, Excel, fichiers image) ou des tableaux Excel intégrés dans des documents Word doivent être convertis au format PDF/A‍, les outils traditionnels atteignent alors leurs limites. Les fichiers imbriqués sont alors souvent désassemblés manuellement, convertis individuellement, puis enregistrés à nouveau dans un emplacement commun. Une telle procédure entraîne non seulement des étapes de travail superflues, mais aussi un risque de perte d’informations.

Voici comment se déroule le processus avec PDF Longlife Suite :

1. Décomposition automatique du fichier d’entrée :
   Lorsque vous insérez un fichier contenant des pièces jointes ou du contenu intégré (par exemple, un e-mail, un fichier ZIP ou un document Word contenant des tableaux Excel), la suite reconnaît automatiquement tous les éléments du fichier. Les formats imbriqués et les fichiers conteneurs tels que les fichiers ZIP sont facilement « décompressés ».
2. Conversion individuelle des composants :
   Chaque élément est converti dans un document PDF/A distinct. Cela permet de garantir que tous les contenus répondent à la norme d’archivage.
3. Fusion dans un conteneur PDF/A :
   Après la conversion, tous les fichiers PDF/A sont regroupés de manière logique dans un conteneur, exactement comme ils étaient organisés dans l’original. La structure du fichier d’origine est ainsi entièrement conservée, mais elle est désormais parfaitement adaptée à une utilisation à long terme.

Pourquoi ne pas intégrer des contenus non PDF/A dans un conteneur PDF/A ?

Avec PDF Longlife Suite, vous pouvez convertir n’importe quel fichier en un document PDF/A valide. Vous vous demandez peut-être pourquoi convertir des fichiers qui ne sont pas conformes à la norme PDF/A en un conteneur PDF/A ? La réponse est simple : pour plus de flexibilité.

Un exemple bien connu est la facture au format Factur-X ou e-facture. Celle-ci combine une facture PDF lisible par l’homme avec des données XML lisibles par machine, le tout dans un seul fichier.

Autre cas d’application : les fichiers spécifiques qui, pour des raisons techniques ou liées à leur contenu, ne peuvent pas être convertis au format PDF/A, mais doivent néanmoins être archivés sans modification. C’est le cas, par exemple, des géométries 3D issues de systèmes CAO ou des calculs Excel particulièrement complexes.

En intégrant ces fichiers dans un conteneur PDF/A, leur état d’origine est conservé tout en répondant à toutes les exigences en matière d’archivage.

Préserver la validité des signatures lors du passage au PDF/A

Passons maintenant à la question suivante : que faisons-nous des fichiers signés numériquement ?

Voici où réside le problème : dès qu’un fichier est modifié, ne serait-ce que par l’ajustement des métadonnées, la signature numérique devient invalide. Malheureusement, cela concerne également les modifications nécessaires à la conversion PDF/A. Faut-il donc choisir entre signature et conformité PDF/A ? Pas avec la suite PDF Longlife de SEAL Systems.

Le flux de travail pour les signatures fonctionne comme suit :

1. La signature numérique existante est supprimée du fichier. Les visualisations d’une signature, par exemple les scans de signatures tamponnées, sont conservées.
2. Le fichier est converti au format PDF/A.
3. Le document original, y compris la signature, est enregistré tel quel en tant qu’élément intégré dans le conteneur PDF/A.

Comme il s’agit d’un processus serveur automatique, le déroulement est sécurisé. Sur demande, la suite peut également apposer un cachet numérique de l’entreprise sur le document PDF/A généré afin de le protéger contre toute modification ultérieure.

Pourquoi SEAL Systems ?

PDF Longlife Suite n’est pas seulement un outil de conversion parmi tant d’autres. Il s’agit d’une solution d’automatisation complète qui aide les entreprises à convertir efficacement et correctement même les structures de fichiers complexes au format PDF/A. Et ce, sans stress, sans perte d’informations et sans étapes de travail superflues.

Alors, pourquoi continuer à vous battre avec des processus manuels chronophages ? Il existe de meilleures solutions. Contactez-nous pour obtenir des conseils détaillés sur votre cas d’utilisation individuel ou consultez notre fiche d’information sur la suite PDF Longlife !