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SEAL Systems
01.10.2024
Durée de Lecture: 4 Minuten

Qu’est-ce que l’Output Management et pourquoi les entreprises doivent s’y intéresser ?

Dans cet Article
    L’Output Management est un processus essentiel pour la gestion efficace des flux de documents et d’informations au sein d’une entreprise. Il s’agit de la gestion centralisée de la production, de l’impression et la distribution des documents. Cette gestion inclut la conversion, le formatage, la distribution et le suivi des documents à travers divers canaux de sortie tels que les imprimantes, les fax, les e-mails et les portails web.

    Dans un contexte ultra-compétitif, les entreprises doivent repenser leur manière de gérer l’information. Parmi les leviers stratégiques souvent sous-estimés se trouve la gestion des sorties documentaires, ou Output Management. Ce processus central, bien que discret, est essentiel pour fluidifier les opérations internes et améliorer la relation avec les clients et les partenaires. Dans cet article, SEAL Systems vous explique pourquoi l’Output Management est indispensable aux entreprises.

    Qu’est-ce que l’Output Management ?

    L’Output Management désigne l’ensemble des outils et processus qui permettent de gérer, structurer, distribuer et archiver les documents et données sortantes d’une organisation. Cela inclut la production de documents (factures, bons de commande, rapports financiers), leur conversion en divers formats (PDF, XML, etc.), et leur envoi aux destinataires (clients, fournisseurs, équipes internes).

    Il ne s’agit pas uniquement d’imprimer des documents, mais de les rendre disponibles via différents canaux : email, systèmes ERP, portails clients, ou même des flux automatisés. L’objectif est de garantir une transmission rapide, sûre et conforme des informations critiques. Ces objectifs doivent être atteints tout en maitrisant et réduisant les coûts et en assurant une haute disponibilité et sécurité.

    Pourquoi les entreprises doivent-elles s’intéresser à l’Output Management ?

    Voici les principaux enjeux auxquels sont confrontés les entreprises et pourquoi elles doivent étudier l’intérêt et les avantages d’une solution d’Output Management.
    Toutes les entreprises qui doivent échanger des documents dans le cadre de la gestion de leurs activités doivent être en mesure de garantir la :

    1. Haute disponibilité des services d’impression et de diffusion : Les solutions d’Output Management, comme celles proposées par SEAL Systems, garantissent une disponibilité élevée des services d’impression et de diffusion. Cela signifie que les entreprises peuvent compter sur une infrastructure robuste et fiable pour leurs besoins quotidiens en matière de documents.
    2. Compatibilité avec différentes marques et modèles d’imprimantes : SEAL Systems assure la compatibilité avec une large gamme de marques et de modèles d’imprimantes. Cela permet aux entreprises de ne pas être limitées par des contraintes matérielles spécifiques et de choisir les équipements qui répondent le mieux à leurs besoins.
    3. Sécurité des flux de données d’impression : La sécurité des données est une priorité pour toute entreprise. Les solutions d’Output Management de SEAL Systems intègrent des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les flux de données d’impression contre les accès non autorisés et les fuites de données.
    4. Réduction des tâches d’administration : En centralisant et en automatisant la gestion des documents, les solutions d’Output Management réduisent considérablement les tâches administratives. Cela permet aux équipes informatiques de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et de gagner en efficacité.

    Rationalisation de l’infrastructure IT : SEAL Systems propose des solutions qui permettent de rationaliser l’infrastructure IT en remplaçant les serveurs d’impression traditionnels (Windows, CUPS, etc.) par une solution centralisée et plus efficace. Cela réduit les coûts de matériels, de maintenance et simplifie la gestion de l’infrastructure.

    Le Livre Blanc « Enterprise Output Management » :

    Pour en savoir plus sur la gestion des impressions et diffusions en entreprise et découvrir comment SEAL Systems peut vous aider à les optimiser, je vous invite à télécharger notre livre blanc intitulé “Enterprise Output Management”. Ce document offre des conseils précieux et des solutions pratiques pour améliorer l’efficacité et la fiabilité de vos services d’impression et de diffusions de documents.

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    Si vous avez des questions ou des besoins, n’hésitez pas à nous contacter !