Output Management SAP: composition, impression et distribution des documents

L’Output Management SAP désigne l’ensemble des fonctions qui prennent en charge un document SAP : sa creation/composition, traitement, routage, impression ou distribution, puis supervision. Dans les entreprises industrielles, logistiques, retail ou multisites, ces documents restent directement liés aux opérations : documents de livraison, bons de préparation, étiquettes produits et palettes, documents de production, formulaires qualité ou éditions métier.

SAP permet de générer les données nécessaires aux processus métier de l’entreprise. La première étape est la génération des formulaires ou étiquettes via des formats standards SAP Smart forms, Adobe Forms, … ceci est la première étape: il faut ensuite adapter, router vers la bonne destination, l’imprimer ou le distribuer, puis contrôler son traitement. C’est le rôle de l’Output Management SAP.

Avec SAP S/4HANA et les projets de migration vers RISE with SAP, cette question devient essentielle : comment garantir la fiabilité des flux documentaires lorsque l’architecture SAP évolue vers le cloud ou vers des environnements hybrides ?

En résumé

• L’Output Management SAP prend en charge la création et la diffusion d’un document : composition, traitement, routage, impression ou distribution, puis supervision.
• Il se distingue du Print Management, centré sur l’infrastructure d’impression (imprimantes, files, serveurs).
• Avec RISE with SAP, une partie de l’environnement SAP passe dans le cloud alors que l’impression reste souvent locale : l’Output Management fait le lien entre les deux.
• Une solution d’Enterprise Output Management comme PLOSSYS Output Engine centralise routage, impression, distribution et supervision pour tous les systèmes et sites SAP.

Qu’est-ce que l’Output Management SAP ?

L’Output Management SAP regroupe les fonctions qui prennent en charge les sorties générées par les processus SAP et les acheminent vers leur destination. Selon l’architecture et les besoins de l’entreprise, il peut notamment permettre de :

• Traiter les sorties générées par SAP ;
• Déterminer automatiquement leur destination ;
• Appliquer des règles de routage ;
• Gérer différents formats et types de documents ;
• Envoyer les documents vers des imprimantes ou d’autres destinations ;
• Gérer les impressions locales et centralisées ;
• Prendre en charge les imprimantes d’étiquettes /label;
• Superviser les traitements ;
• Sécuriser les flux ;
• Assurer la continuité de service.

L’Output Management constitue ainsi une couche entre les processus métiers SAP et la livraison effective des documents. La chaîne documentaire peut être résumée simplement :

Processus métier SAP → documents Smart forms/ADS ou composition du document → traitements/adaptations→ routage → impression ou distribution → supervision

Cette approche devient particulièrement importante dans les environnements comportant plusieurs systèmes SAP, de nombreux sites, des centaines ou milliers d’imprimantes et des documents indispensables aux opérations.

Composition documentaire SAP : des standards aux besoins métier avancés

La composition documentaire consiste à définir la structure et la mise en forme d’un document avant sa diffusion : mise en page, tableaux, codes-barres, étiquettes ou variantes linguistiques. SAP propose notamment SAP Smart Forms et Adobe Forms avec ADS pour créer et mettre en forme de nombreux documents métiers.

Ces technologies répondent à de nombreux besoins standards. Certains projets nécessitent toutefois des fonctions de composition plus avancées, notamment lorsque les documents comportent :

• Des mises en page complexes ;
• Des tableaux évolués ;
• Plusieurs pages ;
• Des codes-barres ;
• Des QR codes ;
• Des étiquettes industrielles ou logistiques ;
• Plusieurs langues ;
• Différentes variantes d’un même document ;
• Des règles de présentation spécifiques ;
• Des modifications fréquentes demandées par les métiers.

SEAL Systems propose également une solution de composition de formulaires et d’étiquettes avec interface graphique WYSIWYG. Cette approche permet de concevoir visuellement les documents, de gérer les tableaux, les codes-barres, les QR codes, les éléments graphiques, les pages et les variantes linguistiques, puis d’intégrer ces documents dans la chaîne d’Output Management.

L’entreprise peut ainsi couvrir une chaîne documentaire complète : SAP → composition → Output Management → routage → impression / distribution → supervision. La composition documentaire et l’Output Management sont donc deux fonctions complémentaires, réunies dans une même architecture.

Output Management SAP et Print Management : quelle différence ?

Le Print Management gère l’infrastructure d’impression (imprimantes, files, serveurs, pilotes) ; l’Output Management couvre un périmètre plus large, du traitement du document jusqu’à sa supervision. Ces deux notions sont complémentaires, mais leur périmètre est différent.

Le Print Management concerne principalement :

• Les imprimantes ;
• Les files d’impression ;
• Les serveurs d’impression ;
• Les pilotes ;
• Les protocoles ;
• L’accès aux périphériques ;
• La gestion technique des équipements.

L’Output Management s’intéresse au parcours complet du document : quel document ? pour quel processus ? avec quelles règles ? vers quelle destination ? sur quel périphérique ou canal ? avec quel suivi ?

Cette distinction est importante dans les entreprises disposant de nombreux sites ou d’une infrastructure d’impression complexe. L’objectif n’est pas uniquement de faire fonctionner une imprimante : il s’agit de garantir que le bon document est produit, envoyé au bon endroit et disponible lorsque le processus métier en a besoin.

Pourquoi l’impression reste importante avec SAP S/4HANA

La transformation numérique et le passage au cloud ne suppriment pas les besoins d’impression : dans le retail, l’industrie, la logistique et les entreprises multisites, l’impression reste une composante opérationnelle des processus métier.

Retail

Les magasins et points de vente utilisent différents périphériques pour produire des documents opérationnels et des éditions locales. Dans un environnement multisite, la gestion centralisée des destinations et des règles d’impression peut rapidement devenir complexe.

Industrie manufacturière

Dans l’industrie, l’impression concerne notamment les étiquettes produits, les étiquettes palettes, les documents de production, les documents qualité, les fiches d’accompagnement, les documents logistiques, ainsi que les codes-barres et QR codes. Une erreur de routage ou une interruption d’impression peut alors perturber directement un processus opérationnel.

Logistique et entrepôts

Les entrepôts utilisent encore largement des documents et des étiquettes au plus près des opérations : quais de chargement, zones de préparation, entrepôts, lignes de production, bureaux ou sites distants. Le système doit pouvoir identifier automatiquement la destination appropriée et garantir la continuité des flux.

Entreprises multisites

Lorsque plusieurs sites utilisent des systèmes SAP, des imprimantes différentes et des règles de routage spécifiques, la centralisation de l’Output Management permet de réduire la complexité de l’administration. La complexité réseau et les contraintes de sécurité nécessitent une solution d’output management moderne.

SAP S/4HANA et RISE with SAP : quel impact sur l’Output Management ?

Avec RISE with SAP, une partie de l’environnement SAP est opérée dans le cloud, alors que les entreprises continuent d’utiliser leurs imprimantes, étiqueteuses et équipements locaux : l’Output Management devient la couche qui connecte les deux.

La migration vers SAP S/4HANA fait évoluer les architectures SAP. Les entreprises continuent cependant à utiliser leurs infrastructures opérationnelles locales : imprimantes, étiqueteuses, postes de travail, équipements logistiques et autres destinations. Le défi consiste alors à assurer la connexion entre l’environnement SAP et ces destinations.

Plusieurs questions doivent être prises en compte :

• Comment connecter SAP aux imprimantes existantes ?
• Comment conserver les impressions locales ?
• Comment gérer les imprimantes réparties sur plusieurs sites ?
• Comment sécuriser les flux entre le cloud et les infrastructures locales ?
• Comment réduire la dépendance aux anciens serveurs d’impression ?
• Comment superviser les sorties ?
• Comment assurer la continuité du service ?

L’Output Management SAP constitue alors une couche d’intégration entre l’environnement SAP et les différentes destinations documentaires de l’entreprise. L’objectif est de dissocier autant que possible la logique métier SAP de la complexité de l’infrastructure d’impression et de distribution.

Comment fiabiliser les flux documentaires SAP ?

Une solution d’Output Management SAP doit répondre à six enjeux principaux : centraliser, automatiser le routage, gérer différents documents et périphériques, superviser, sécuriser et garantir la continuité de service.

1. Centraliser la gestion des sorties

Les différents systèmes et processus SAP peuvent s’appuyer sur une couche commune pour traiter les sorties. La centralisation facilite l’administration et permet d’appliquer des règles homogènes.

2. Automatiser le routage des documents

Le document doit pouvoir être dirigé automatiquement vers sa destination en fonction de règles métier ou techniques, par exemple : type de document + site + processus + utilisateur → destination. L’automatisation réduit les interventions manuelles et les risques d’erreur.

3. Gérer différents documents et périphériques

Une même infrastructure peut devoir gérer des documents PDF, des formulaires, des documents multipages, des étiquettes, des codes-barres et des QR codes, ainsi que des imprimantes bureautiques, industrielles, locales ou centralisées. L’architecture doit répondre à ces différents besoins sans multiplier les solutions techniques.

4. Superviser les traitements

Une supervision efficace permet de savoir quels documents ont été générés, traités et envoyés, quelles sorties sont en attente et quels traitements ont échoué. Cette visibilité facilite le diagnostic et la résolution des incidents.

5. Sécuriser les flux

Les documents métiers peuvent contenir des informations sensibles. Les communications entre SAP, les composants d’Output Management et les différentes destinations doivent donc être sécurisées, notamment dans les architectures cloud et hybrides.

6. Garantir la continuité de service

Dans certains environnements industriels ou logistiques, l’impression fait partie du processus opérationnel. L’architecture d’Output Management doit prendre en compte la haute disponibilité, la reprise après incident et la continuité des flux.

Enterprise Output Management : une approche centralisée des flux documentaires

Lorsque l’environnement SAP se complexifie (plusieurs systèmes SAP, nombreux sites, centaines ou milliers d’imprimantes), une solution d’Enterprise Output Management centralise la composition, le routage, l’impression, la distribution et la supervision en une seule couche.

Une solution d’Enterprise Output Management permet de créer une couche centralisée entre les applications et les différentes destinations documentaires. Elle peut couvrir : composition → traitement → routage → conversion → impression → distribution → supervision.

Cette approche permet de séparer les processus métier SAP de la complexité de l’infrastructure de sortie. Elle est particulièrement pertinente dans les entreprises qui disposent de plusieurs systèmes SAP, de nombreux sites, de centaines ou milliers d’imprimantes, d’imprimantes d’étiquettes, de serveurs d’impression historiques, de besoins d’impression locaux, d’environnements SAP cloud ou hybrides et de documents indispensables aux opérations.

PLOSSYS ® Output Engine : Enterprise Output Management pour SAP

SEAL Systems propose avec PLOSSYS ® Output Engine une plateforme d’Enterprise Output Management qui centralise et fiabilise les flux de sortie SAP, du traitement des documents jusqu’à leur impression, distribution et supervision.

PLOSSYS ® prend en charge les documents provenant de SAP et les achemine vers les différentes destinations de l’entreprise. Selon les besoins de l’architecture, la plateforme couvre notamment :

• Le traitement des sorties SAP ;
• Le routage des documents ;
• L’impression ;
• Les imprimantes d’étiquettes ;
• La conversion de documents ;
• La distribution vers différentes destinations ;
• La supervision ;
• La sécurisation des communications ;
• Les architectures hautement disponibles ;
• Les environnements cloud, hybrides et on-premise.

SEAL Systems intervient ainsi sur plusieurs niveaux de la chaîne documentaire : composition des formulaires et étiquettes, Output Management, impression, distribution et supervision.

Ils utilisent PLOSSYS : retours d’expérience clients

Plusieurs grands comptes témoignent déjà de leur usage de PLOSSYS Output Engine pour fiabiliser leurs flux documentaires SAP.

• Un grand groupe du secteur du luxe a partagé son retour d’expérience dans l’USMag, le magazine de l’USF (Association des Utilisateurs de SAP francophones).
• Sagemcom a remplacé une solution d’Output Management existante par PLOSSYS® pour fiabiliser ses flux documentaires SAP.
• POMA, du groupe HTI, témoignera de son expérience à la prochaine convention USF.
• Markem Imaje témoignait l’année dernière à la convention USF sur ce même sujet.

Comment choisir une solution d’Output Management SAP ?

Le choix d’une solution d’Output Management doit prendre en compte l’intégration à SAP, la compatibilité cloud/hybride, la gestion des imprimantes, le routage, la supervision, la sécurité, la disponibilité, l’évolutivité et la simplicité d’administration.

Intégration SAP. La solution doit s’intégrer à l’environnement SAP de l’entreprise et accompagner ses évolutions vers SAP S/4HANA. Il faut vérifier si la solution est certifiée SAP.

Architecture cloud et hybride. La solution doit être compatible avec l’architecture cible : on-premise, cloud, hybride, multisite. Le mieux est que la solution soit cloud native et non pas simplement installée dans un environnement cloud.

Gestion des imprimantes. Elle doit prendre en charge les différents périphériques utilisés, notamment les imprimantes bureautiques et les imprimantes d’étiquettes. Elle doit simplifier la déclaration et suppression des imprimantes. Elle doit proposer une gestion simplifiée et intégrée des pilotes/drivers.

Routage. Les règles de destination doivent pouvoir être automatisées et adaptées aux processus métier.

Supervision. Les équipes SAP et les équipes d’exploitation doivent pouvoir identifier rapidement les erreurs et les traitements en cours. La solution doit donner une vision en temps réel sur l’état des jobs et des imprimantes.

Sécurité. Les flux documentaires doivent être sécurisés conformément aux exigences de l’entreprise. La solution doit utiliser  les derniers protocoles de sécurités (IPPS).

Disponibilité. Pour les processus critiques, la solution doit s’intégrer dans une architecture garantissant la continuité du service.

Évolutivité. La solution doit accompagner l’évolution du système d’information : nouveaux sites, nouveaux systèmes SAP, migration vers S/4HANA ou RISE with SAP, nouveaux périphériques et nouveaux besoins documentaires.

Administration. L’objectif final est de réduire la complexité opérationnelle et les interventions manuelles nécessaires à la maintenance des flux documentaires.

FAQ – Output Management SAP

Conclusion

Avec SAP S/4HANA et l’évolution vers des architectures cloud et hybrides, la gestion des documents ne se limite plus à leur génération dans SAP : l’entreprise doit maîtriser l’ensemble de la chaîne, de la composition à la supervision.

Cette chaîne se résume ainsi : composer → traiter → router → imprimer ou distribuer → superviser. Cette approche permet de considérer les documents comme une composante des processus opérationnels de l’entreprise.

Pour les environnements industriels, logistiques, retail ou multisites, la fiabilité des flux documentaires peut être directement liée à la continuité des opérations. Une architecture d’Enterprise Output Management permet de centraliser cette chaîne, de réduire la complexité de l’infrastructure et d’accompagner les évolutions vers SAP S/4HANA, le cloud et RISE with SAP.

SEAL Systems couvre cette chaîne de bout en bout, de la composition des formulaires et étiquettes jusqu’à leur traitement, routage, impression, distribution et supervision, avec PLOSSYS Output Engine comme plateforme d’Enterprise Output Management.