Dans cet Article
Gestion des impression et Output Management
La gestion des impressions et l’Output Management sont souvent utilisés comme synonymes, mais ces deux expressions désignent des solutions différentes dans le domaine de la diffusion de documents. Dans cet article, nous expliquons les deux concepts, leurs différences et nous montrons pour quels besoins chacune de ces solutions est recommandée.
Qu’est-ce que la gestion des impressions ?
La gestion des impressions est le processus de gestion et de contrôle de l’impression au sein d’une entreprise. Cela inclut la gestion des droits d’imprimer, ce qu’un utilisateur peut imprimer, quand et en quelle quantité. Les solutions de gestion des impressions sont généralement proposées sous forme de logiciels installés sur chaque ordinateur de l’entreprise.
Les solutions de gestion des impressions traitent généralement les documents créés par les utilisateurs à partir d’équipements standards tels que des ordinateurs de bureau et des ordinateurs portables. Bien que ces documents puissent varier par leur nature, le résultat final est le même : une copie imprimée du document en question.
Qu’est-ce que l’Output Management ?
L’Output Management (Output Management) comprend les fonctions de la gestion des impressions, mais avec une différence majeure : elle prend également en compte les documents numériques, pas seulement les documents imprimés. Les solutions d’Output Management sont conçues pour gérer à la fois les documents numériques et les impressions, permettant aux entreprises d’avoir une vue complète de leur flux documentaires. En d’autres termes, l’Output Management peut faire bien plus que simplement gérer des tâches d’impression.
Un système d’Output Management s’interface entre toutes les applications et systèmes de l’entreprise et tous les canaux de diffusions physiques ou digitaux disponibles. Il peut ainsi capturer les spools des systèmes ERP, CRM ou autres systèmes métiers, les transformer, les adapter et les envoyer vers une imprimante, un serveur de fax, un système de stockage réseau, un destinataire par e-mail, un portail web ,…
Pourquoi avez-vous besoin d’une solution d’Output Management ?
Les deux concepts optimisent les processus de gestion des impressions des entreprises et sont intéressants pour toute entreprise souhaitant travailler de manière efficace et pérenne.
L’un des principaux avantages des solutions de gestion des impressions est qu’elles peuvent simplifier l’infrastructure d’impression d’une entreprise en permettant la mise en œuvre d’imprimantes multifonctions centralisés (MFP). Cela réduit la prolifération des périphériques d’impressions et rend le support matériel beaucoup plus simple et efficace. Cependant, c’est là que les solutions de gestion des impressions trouvent leurs limites.
Une solution d’Output Management complète offre la possibilité non seulement d’imprimer des documents, mais aussi de les archiver numériquement, de les transférer ou de les transformer pour les fournir sous différents formats. Dans un monde de plus en plus numérique et connecté, il est essentiel de gérer l’échange de documents à travers différents canaux pour garantir des processus métiers fluides. Une solution d’Output Management bien implémentée réduit non seulement les coûts, mais augmente également la flexibilité et la sécurité en permettant une gestion centralisée et une automatisation de l’ensemble du traitement des documents.
Toutes les diffusions à partir d’une seule solution
Avec une solution d’Output Management, tous les canaux de diffusions sont connectés et synchronisés dans une base de données centralisée unique. Lorsqu’une entreprise implémente de nouveaux canaux de sortie, ceux-ci peuvent être intégrés rapidement et efficacement dans la base de données. Toutes les applications de l’entreprise, y compris SAP®, Windows®, Microsoft Office, les serveurs de terminaux, PLM et CAO ainsi que les équipements mobiles tels que les smartphones et tablettes, peuvent alors utiliser tous les canaux de diffusions.
L’objectif ultime d’une solution d’Output Management est de garantir que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes, au bon moment et sous le bon format. L’Output Management permet tout cela et bien plus encore.
L’Output Management s’adapte à l’évolution de vos besoins
Un autre avantage est la scalabilité. Lorsque l’entreprise grandit, une solution d’Output Management peut être facilement étendue pour gérer le volume accru de documents. Lors de l’ajout de nouvelles applications et de nouveaux canaux de sortie, la solution peut facilement les intégrer et les prendre en charge.
Output Management > Gestion des impressions
Comme vous pouvez le constater, le concept d’Output Management est bien plus complet que celui de la gestion des impressions. Grâce à la capacité de gérer les impressions, la diffusion ou le l’archivage des informations provenant d’une variété d’applications métiers, l’Output Management contribue à augmenter l’efficacité de la gestion des flux documentaires d’une entreprise.
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