Dans cet Article
Les entreprises et administrations avec un parc d’imprimantes conséquent, qui cherchent à dématérialiser certains processus métiers et gèrent différents environnements applicatifs et systèmes le savent bien, les coûts liés aux impressions et diffusions de documents ne se limitent pas à des cartouches/toners et rames de papier.
Les équipes en charge des infrastructures IT d’Output Management et de leur exploitation, la gestion d’une multitude de serveurs, la gestion des pilotes et des imprimantes, la résolution des incidents font face à des charges et des coûts importants.
Certaines activités dépendent de l’édition des bons documents, dans le bon format et au bon emplacement. Il s’agit notamment des activités logistiques, les activités de la distribution, les activités réglementées, les activités des établissements de santé, des banques, les lignes de production, les opérations de maintenance, les processus de facturation.
Les processus d’impression et de diffusion sont donc indispensables mais représentent une charge importante. Comment réduire ces coûts en rationalisant l’infrastructure IT d’impression, en simplifiant la gestion des pilotes et des périphériques tout en sécurisant les flux d’impression et de diffusions et en garantissant la compatibilité avec un parc d’imprimantes évolutif ?
Nous allons voir quels sont les sources des coûts liés aux impressions et diffusion de documents, quels sont les besoins nécessitant une plateforme d’output management et comment supprimer les serveurs d’impression au sein de votre entreprise, pour éliminer les coûts d’investissement et d’exploitation tout en garantissant les services, la compatibilité et la sécurité.
Quels sont les coûts liés aux impressions et diffusions et les besoins induisant la mise en place d’une plateforme d’Output Management ?
Identifications des charges et des coûts
Une multitude de serveurs d’impression
Les besoins en impressions et diffusions de documents se sont multipliés avec l’évolution de vos activités. Il a fallu multiplier le nombre de serveurs d’impressions afin de prendre en compte les volumes des demandes d’impression et le nombre d’imprimantes à gérer. Les serveurs d’impressions Windows, Linux CUPS ne peuvent gérer qu’un nombre limité d’imprimantes et de demandes d’impression. De plus, en fonction des applications ou systèmes à connecter, des serveurs dédiés sont mis en place, comme par exemple des serveurs pour les impressions Windows, des fermes de serveurs pour les environnements Citrix, des serveurs pour les impressions SAP, pour les environnements mainframe et enfin des serveurs pour gérer les impressions mobiles.
Des coûts d’infrastructure et d’exploitation démultipliés
L’investissement et les coûts récurrents liés aux infrastructures informatiques ont été démultipliés au cours du temps, afin de répondre aux différents besoins et aux différents environnements applicatifs et systèmes. Il faut acquérir les machines, y installer les logiciels et faire régulièrement évoluer ces environnements par des remplacements de matériels et des mises à jour des systèmes et applications, notamment pour des raisons de sécurité. Le maintien en conditions opérationnelles de ces services représente donc un coût important, compte tenu du nombre de serveurs à monitorer.
Des coûts d’exploitation spécifiques viennent alourdir les charges liées à la gestion des impressions. Il s’agit de toutes les tâches liées à la déclaration des imprimantes, leur suppression, celles liées au support apporté aux utilisateurs en cas d’erreur d’impression ou de diffusion d’un document.
Bien que la gestion des infrastructures soit de plus en plus déléguée à des hébergeurs, elle représente un coût récurrent important. Le Cloud promet un coût à l’usage, pour cela il faut des solutions printing réellement cloud (Cloud Native) et non pas une installation classique dans un environnement cloud.
Des charges d’exploitation : déclaration, supervision
Les serveurs d’impressions Windows ne proposent pas d’outils pour simplifier l’exploitation des périphériques et des demandes d’impression. Il n’existe pas d’outils pour simplifier la déclaration et la suppression des imprimantes. Il faut déclarer les imprimantes manuellement et les automatisations sont difficiles. Cette tâche devient chronophage lorsqu’il faut déclarer ou supprimer les imprimantes sur différents serveurs d’impression. Entre la disponibilité physique d’une imprimante et sa mise en place, il peut s’écouler un certain temps. La gestion de différentes marques d’imprimantes, nécessite le déploiement de différents pilotes avec pour conséquences la complexité et les conflits de compatibilité. Un pilote générique optimisé pour les différents modèles d’imprimantes est recommandé. Les serveurs d’impressions basiques ne proposent pas non plus d’interfaces de supervision des travaux et des périphériques. Il devient donc difficile d’identifier les raisons d’erreur ou d’incident d’impression. Les impressions sont une boite noire, aucune information de suivi des flux ou de l’état des équipements n’est disponible. Les équipes d’assistance sont donc amenées à résoudre des incidents sans disposer d’énormément informations. Un nombre important de sollicitations des services d’assistance est lié à un manque d’information côté utilisateurs puisqu’ils ne connaissent pas l’état de leur demande d’impression. Une information à destination des utilisateurs permet pourtant une autonomie dans la résolution de situations simples (manque papier, …). Des outils permettent également aux utilisateurs de rechercher facilement une imprimante et l’installer, sans avoir à faire appel à une aide technique. Les temps perdus par les utilisateurs et les techniciens peuvent être réduits, grâce à des outils et des fonctionnalités adaptées. L’exploitation des services d’impressions peut être confiée à un partenaire expert dans ce domaine, afin de limiter les coûts en en ressources internes. La solution peut être installée on-premise, dans le cloud ou utilisée en mode SAAS.
Les besoins de compatibilité – conversions – traitements – adaptations
Les solutions classiques s’appuyant sur des serveurs d’impressions Windows et les solution Pull Printing ne disposent pas de fonctions de transformation pour adapter le format initial en fonction du périphérique ou du canal de diffusion. Ces solutions exploitent souvent des pilotes dédiés par modèle ou fabricant d’imprimantes. Dans ce cas, il faut installer les pilotes sur les postes utilisateurs. Les reroutages de flux en cas d’erreur sur une imprimante sont impossibles, le format initial étant destiné à une imprimante donnée. Les impressions de formats applicatifs et CAO ne sont également pas supportées ou mal restituées, puisque aucune transformation, conversion n’est proposée par ces systèmes d’impression.
Les plateformes d’Output Management dispose de mécanismes de transformation avancés pour composer des documents à partir de données brutes, de convertir des formats graphiques, applicatifs en un format pivot PDF pour impression (PCL, Postscript, ZPL, …) ou diffusion électronique (email, portail web, …). La plateforme d’Output doit assurer une compatibilité avec les périphériques et canaux de diffusions, mais doit aussi s’interfacer facilement avec les différents environnements applicatifset équipement utilisateur (pc, tablette, mobile, …).
Les Intégrations dans les systèmes et applications et équipements utilisateurs
Les possibilités d’intégration dans les environnements applicatifs restent limitées avec les systèmes d’impressions Windows et linux classiques. C’est par exemple le cas pour les ERP, des équipements mobiles, des environnements d’ingénierie, des applications Citrix ou SAAS.
Les solutions d’Output Mangement d’entreprise proposent différents protocoles d’impression pour la soumission de travaux, comme le LPR, IPP ou IPPS.
Pour SAP par exemple, l’interface spécifique BC-XOM (eXternal Output Management) permet une connexion bidirectionnelle entre SAP et le système d’Output Management. Une certification SAP existe pour cette interface.
La soumission de travaux d’impression à partir d’applications Citrix ou autre systèmes mainframe est plus simple avec un système d’Output Management. Pour les environnements virtuels Citrix par exemple, une optimisation de la gestion des pilotes est possible aux travers de droits ACL.
Pour les impressions de dossiers composés de documents techniques d’ingénierie, des soumissions par lots n’est possible qu’avec une solution conçue pour cela.
Pour une gestion des impressions mobiles, des mécanismes de sécurité (jetons, …) et un accès au réseau au travers d’un VPN par exemple doivent être mis en œuvre. L’utilisation d’équipement privés (BYOD : Bring Your Own Device) est également un besoin de plus en plus rencontré. Ces équipements doivent accéder aux infrastructure printing. L’une des méthodes les plus communes est l’envoi de documents en pièces jointes par courriel au serveur d’output management. En fonction des formats de ces pièces jointes, un processus de conversion est alors nécessaire. La modernisation des environnements de travail Workplace, est également source de nouveaux besoins d’impressions et de diffusions via des équipements mobiles.
La sécurité, un challenge quotidien
L’actualité nous rappelle que les enjeux de sécurité doivent être une préoccupation de tous les jours pour les entreprises et administrations. Il est impératif de protéger les données, les documents et systèmes. Une faille dans une application ou l’environnement d’exploitation peut avoir des conséquences sur les activités et générer des coûts et des pertes d’informations.
Les systèmes d’impression sont également concernés. Les nouvelles imprimantes fonctionnent avec le protocole IPPS qui permet de gérer les flux d’impression. Le système d’output management doit fonctionner sur d’autres environnements que les environnements Windows. La plateforme d’Output Management doit être soumise à des tests de vulnérabilité régulier, pour prévenir des failles de sécurités et les corriger le cas échéant. Pour sécuriser la confidentialité des documents, sa solution doit proposer des services Pull Printing pour permettre la récupération de documents après authentification sur l’imprimante.
Performance et haute disponibilité des services d’impression
La performance des systèmes d’impression et leur disponibilité sont des points clefs pour de nombreuses activités qui génèrent un volume important de documents. Certains documents critiques sont indispensables pour le bon fonctionnement de l’entreprise. C’est le cas par exemple des documents de factures, de bon de livraison, de devis, d’étiquettes pour la logistique, etc. Le système de gestion d’impression doit être en mesure de gérer les pics de traitements et de diffusions. Le système doit également disposer de mécanismes de failover pour remédier aux défaillances de matériels ou logiciels. Un arrêt des services signifie une inactivité des employés, une attente et insatisfaction des clients ou usagers, des délais de production et de livraison. Tout cela engendre des pertes de productivité et des coûts.
Maîtriser sa politique de gestion des impressions et diffusions
Les impressions en couleur sont plus coûteuses que les impressions en noir et blanc. Et les impressions sont également plus coûteuses en diffusions électroniques. L’impression recto/verso permet également de réduire les coûts papier. Quand, qui et pour quels besoins faut-il appliquer telle ou telle règle ? Voici la question qui se pose quand on souhaite mettre en place une politique d’impression et de diffusion. Les règles s’appliquent donc aux personnes, aux processus et aux besoins. Cette gestion complexe ne peut reposer que sur un système d’output management évolué. Appliquer des règles permet de réduire les coûts papier et de toner. Un autre volet consiste à sensibiliser et impliquer les utilisateurs dans une stratégie green IT. Le système d’Output Management doit être capable d’informer l’utilisateur sur l’impact de ses impressions (quantité de papier utilisée, nombre d’arbre préservé, quantité de CO2 requise).
Maîtriser ses données pour contrôler et adapter
Connaître le nombre d’impressions d’un service, d’une activité, d’une imprimante, afin de déterminer les coûts pour ventiler la facturation, mais pas seulement. Ces données permettent également de choisir un modèle d’imprimante adapté à la volumétrie pour réduire les coûts et augmenter les performances. Les analyses des données d’impressions peuvent également permettre de faire évoluer les processus de l’entreprise vers des processus dématérialisés quand cela se révèle possible. Des fonctions de statistiques permettent d’étudier l’évolution des demandes d’impression en fonction des politiques et règles mises en place et d’en évaluer les résultats.
La gestion du parc d’impression en Managed Print Services
Les services d’impressions managés ou Managed Print Services (MPS) correspondent à l’ensemble des services permettant de gérer un parc d’imprimantes, pour piloter le réapprovisionnement automatique des consommables, les demandes d’intervention, la gestion des commandes et de la facturation. Ce système permet également de définir le coût à la page et de piloter la facturation. Les services sont couverts par le fournisseur d’imprimantes ou l’un de ses partenaires de services. Ces services contribuent à automatiser les services autour de la gestion des impressions pour fluidifier les processus logistiques, les services d’entretien des périphériques et la gestion de la facturation. Ce pilotage maîtrisé garantit la haute disponibilité des services et permet de réduire les coûts de gestion du parc.
Rationalisation de l’infrastructure Output et Printing
Nous avons vu les sources des coûts liés aux impressions et diffusions, mais comment les réduire, tout en augmentant la qualité de services, la productivité et la sécurité ?
SEAL Systems propose une expertise et des solutions dédiées à la gestion des impressions et diffusions de documents depuis plus de 40 ans. Nous vous proposons d’étudier ensemble vos processus de diffusions, vos usages et de déterminer la solution la plus adaptée. Il est possible de remplacer les serveurs Windows par une seule plateforme d’Output Management disposant de l’ensemble des fonctionnalité pour simplifier l’exploitation des services d’impression et de diffusion, de les garantir, d’assurer la compatibilité et la sécurité.
La plateforme d’Output Management PLOSSYS
La plateforme d’Output Management PLOSSYS permet de supprimer les serveurs d’impressions Windows et de répondre aux différents besoins identifiés dans le domaine de l’output management :
- La garantie des services d’impression et de diffusion pour l’ensemble de vos systèmes et applications (Windows, Citrix, Unix, SAP, Cloud, Mobile, ECM, PLM, CAO)
- La sécurité des flux de données et les informations imprimées et diffusées (pull printing, secure printing)
- La gestion de toutes vos imprimantes, quels que soient les marques et modèles
- La simplification de l’exploitation et l’administration de vos imprimantes, vos pilotes, vos travaux de d’impression et de diffusion
- La maîtrise de la politique de vos impressions pour réduire les gâchis papier, les impressions couleurs, …
- La dématérialisation de vos processus métiers
- La gestion de votre stratégie mobile pour les fonctions d’impression et de diffusion
- L’accompagnement de votre stratégie cloud en optant pour une solution cloud native
- La gestion des nouveaux usages Workplace, de travail à distance et au BYOD
La plateforme d’Output Management PLOSSYS a été conçue pour simplifier la gestion des impressions et diffusions de documents. Elle s’interface avec les différents environnements et systèmes au travers de protocoles standards et sécurisés (IPPS). PLOSSYS est notamment certifié SAP.
Le module easyPRIMA permet de réduire considérablement les activités de déclarations et suppressions des imprimantes, via sa base de données centralisée. L’interface de supervision de PLOSSYS donne accès une vue instantanée de l’état des demandes d’impressions et des périphériques connectés. Les utilisateurs disposent d’outils pour rechercher et installer les imprimantes dont ils ont besoin, ainsi que de notifications relatives aux statuts de leurs demandes de diffusion.
La nouvelle plateforme d’Output Management PLOSSYS 5 est Cloud Native et répond aux exigences de performance, de haute disponibilité et de gestion optimisée des ressources dans les environnements Cloud. La solution peut être installée On-premise, sur un cloud public ou un cloud privé. Son architecture Microservices lui assure une haute disponibilité. Les outils d’orchestration logiciels suivants sont pris en charge : Kubernetes (K8s), OpenShift, Services gérés basés sur K8s/OpenShift (par exemple Amazon EKS, Google Cloud GKE, Microsoft Azure AKS, Red Hat OpenShift Dedicated). Elasticsearch et Kibana sont utilisés pour l’exploitation des données et les reporting.
Une Synthèse de notre réponse en vidéo :
Contactez-nous
Remplissez le formulaire ci-dessous et faites-nous savoir ce que nous pouvons faire pour vous.