Dans cet Article
La rentrée est souvent synonyme de nouveaux objectifs et de réorganisation dans les entreprises. C’est aussi le moment idéal pour revoir certains processus essentiels, mais parfois négligés : la gestion des impressions et diffusions de documents.
Dans de nombreux environnements IT, ce processus est source de coûts cachés, de complexité technique et de risques de sécurité. Pourtant, avec une approche professionnelle de l’output management, il est possible de transformer ces défis en leviers de performance.
C’est précisément ce que propose SEAL Systems avec sa plateforme d’output management de référence, PLOSSYS® Output Engine.
Les défis de l’output management en entreprise
Des flux documentaires critiques mais complexes
Chaque jour, les entreprises génèrent une multitude de documents : factures, bons de commande, rapports techniques, plans CAO, étiquettes logistiques, etc. Ces documents doivent être imprimés ou diffusés de manière fiable, sécurisée et au bon destinataire.
Or, dans beaucoup d’organisations :
- Les systèmes d’impression sont multiples et hétérogènes.
- Les coûts liés aux impressions non maîtrisées explosent.
- Les utilisateurs perdent du temps à gérer différents formats et imprimantes.
- Les risques de sécurité augmentent lorsque des documents sensibles circulent sans contrôle.
L’impact sur l’IT et les métiers
L’output management n’est pas un simple service d’impression : il est au cœur de la chaîne de valeur documentaire. Une erreur d’impression d’étiquette dans la logistique, un plan technique non conforme, ou un document sensible mal diffusé peuvent entraîner des conséquences majeures en termes de délai, de conformité ou de coûts.
Le bon moment pour optimiser l’output management
La reprise après l’été est souvent synonyme de nouveaux projets IT, de rationalisation budgétaire et de recherche de gains de productivité. C’est donc le moment idéal pour :
- Identifier les inefficacités dans la gestion actuelle des impressions.
- Lancer des initiatives pour réduire les coûts.
- Sécuriser les flux documentaires avant d’aborder de nouveaux projets stratégiques.
- Standardiser les pratiques dans des environnements internationaux.
Optimiser l’output management à la rentrée, c’est démarrer l’année avec un système plus fiable, sécurisé et économique.
PLOSSYS® Output Engine : la solution de référence pour l’output management
Centralisation et standardisation
PLOSSYS® Output Engine permet de centraliser la gestion des impressions et diffusions dans une plateforme unique. Peu importe l’environnement de l’application source (SAP, Windows, Citrix, PLM, CAO, Mobile, etc.), les documents sont pris en charge de façon uniforme, garantissant une cohérence totale.
Sécurité et conformité
Les flux documentaires sont contrôlés de bout en bout. Les impressions sensibles peuvent être protégées par des mécanismes de sécurité (chiffrage des données, authentification à l’impression, suivi des impressions), assurant la conformité avec les normes et réglementations.
Fiabilité et performance
Avec PLOSSYS® Output Engine, les impressions sont garanties sans erreur et diffusées au bon format, au bon moment et au bon destinataire. Cela réduit considérablement les risques opérationnels liés aux indisponibilités ou à une mauvaise gestion des sorties.
Intégration dans l’environnement IT
La solution s’intègre parfaitement aux infrastructures IT existantes et prend en charge une grande variété de formats et d’applications métier. Elle offre une flexibilité indispensable dans des environnements hétérogène, complexes et internationaux.
Bénéfices stratégiques pour les entreprises
1. Réduction des coûts liés aux impressions
En centralisant et en rationalisant la gestion des impressions, les entreprises réduisent les impressions inutiles, les doublons et les coûts liés à des systèmes disparates. L’infrastructure IT est rationalisée avec la suppression des serveurs d’impression classiques.
2. Sécurité renforcée
Les documents sensibles sont mieux protégés, et les impressions confidentielles n’ont plus de risque de tomber entre de mauvaises mains.
3. Amélioration de la productivité
Les collaborateurs n’ont plus à gérer la complexité des formats ou des imprimantes. Les impressions sont automatisées et fiabilisées. La disponibilité des services est garantie et les bons documents toujours disponibles.
4. Visibilité et contrôle accrus
Les équipes IT disposent d’une vue claire sur l’ensemble des flux documentaires, les imprimantes, facilitant l’administration, le reporting et la conformité.
Cas d’usage de l’output management avec SEAL Systems
- Industrie & production : impression de plans CAO et de documents techniques sans erreur, au bon format.
- Logistique : impression fiable d’étiquettes et de bons de livraison, évitant retards et erreurs coûteuses.
- Finance & administration : diffusion sécurisée de factures et de documents confidentiels.
- Entreprises internationales : standardisation des impressions dans plusieurs filiales et pays.
Conclusion : faites de la rentrée le point de départ d’un projet d’output management performant
L’output management est un enjeu souvent sous-estimé mais crucial pour les entreprises. En optimisant vos impressions et diffusions avec SEAL Systems et PLOSSYS® Output Engine, vous gagnez en productivité, réduisez vos coûts et sécurisez vos flux documentaires.
👉 Contactez SEAL Systems dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous accompagner dans l’optimisation de la gestion de vos impressions et diffusions de documents.