Dans cet Article
La sécurité et la conformité sont devenues des priorités absolues pour toutes les entreprises. Alors que les organisations investissent massivement dans la cybersécurité et la gestion des accès, un maillon reste souvent négligé : la gestion des impressions et diffusions de documents.
Pourtant, chaque document généré (facture, plan technique, rapport financier, étiquette logistique) peut représenter un risque s’il est mal diffusé ou imprimé sans contrôle.
Avec SEAL Systems et sa solution d’output management PLOSSYS® Output Engine, les entreprises peuvent reprendre le contrôle sur leurs flux documentaires, en garantissant à la fois sécurité, traçabilité et conformité réglementaire.
Les risques liés aux impressions non sécurisées
Fuites de données sensibles
Un document confidentiel oublié sur une imprimante partagée, un plan technique imprimé au mauvais endroit, une diffusion envoyée à la mauvaise personne… Ces situations sont fréquentes et représentent un risque majeur.
Absence de traçabilité
Sans solution centralisée, il est impossible de savoir qui a imprimé quoi, quand et où. Cette absence de visibilité rend la détection d’anomalies très difficile et compromet les audits de sécurité.
Conformité compromise
Les réglementations telles que le RGPD, les normes ISO ou encore les exigences propres à certains secteurs (industrie, santé, finance) imposent une gestion rigoureuse des données. Une diffusion incontrôlée ou une impression non sécurisée peut entraîner des sanctions financières et un impact sur la réputation de l’entreprise.
La réponse avec la solution d’output management de SEAL Systems
Une gestion centralisée et contrôlée
Avec PLOSSYS® Output Engine, toutes les impressions et diffusions passent par une plateforme unique. Cela permet d’appliquer des règles de sécurité strictes :
- Chiffrement des données de bout en bout
- Authentification des utilisateurs avant impression.
- Gestion des droits d’accès par rôle ou par service.
- Suivi et traçabilité de chaque flux documentaire.
Une sécurité intégrée au processus IT
Contrairement à une GED (gestion électronique de documents), l’output management agit directement au niveau de la sortie des documents. Il garantit que chaque fichier généré par une application métier (SAP, ERP, PLM, CAO, Mobile, etc.) est diffusé ou imprimé de manière contrôlée et conforme.
Une conformité renforcée
Grâce à la centralisation et à la traçabilité, les entreprises peuvent :
- Répondre plus facilement aux audits.
- Prouver leur conformité aux régulations (RGPD, ISO, etc.).
- Limiter les risques de sanctions en cas de fuite ou de mauvaise gestion documentaire.
PLOSSYS® Output Engine : des fonctionnalités clés pour la sécurité et la conformité
1. Authentification sécurisée à l’impression
Seules les personnes autorisées peuvent libérer un document, évitant les impressions oubliées ou récupérées par erreur.
2. Chiffrement et transmission sécurisée
Les données documentaires sont chiffrées de l’application jusqu’à la sortie sur l’imprimante (IPPS).
3. Traçabilité complète
Chaque action est enregistrée : qui a imprimé, quel document, sur quel périphérique, à quel moment.
4. Gestion fine des droits d’accès
Les utilisateurs n’accèdent qu’aux impressions et diffusions qui les concernent, limitant le risque d’exposition des données. Il en est de même pour les rôles d’administration des flux et des imprimantes, des rôles spécifiques peuvent être accordés en fonction des régions, des entités, …
5. Audit et reporting simplifiés
Les administrateurs disposent de rapports détaillés pour analyser les flux et démontrer la conformité lors des contrôles.
Les bénéfices stratégiques pour l’entreprise
- Réduction des risques : moins de fuites, moins d’erreurs humaines.
- Conformité garantie : respect des réglementations nationales et internationales.
- Gain de confiance : partenaires, clients et collaborateurs savent que leurs données sont protégées.
- Allègement de la charge IT : une solution centralisée réduit la complexité de gestion et facilite les audits.
Cas d’usage concrets
- Industrie : sécurisation de la diffusion de plans CAO sensibles dans les bureaux d’études.
- Finance : contrôle strict des impressions de rapports financiers confidentiels.
- Santé : respect du secret médical et conformité aux normes du secteur.
- Secteurs réglementés : conformité aux normes ISO et aux exigences de traçabilité documentaire.
Passez le cap, sécurisez la gestion de vos impressions
La sécurité et la conformité ne s’arrêtent pas aux pares-feux et aux solutions de cybersécurité. Elles passent aussi par une gestion rigoureuse des flux et diffusions documentaires.
Avec PLOSSYS® Output Engine SEAL Systems offre une solution complète d’output management qui garantit des impressions et des diffusions fiables, sécurisées et conformes.
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