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De plus en plus d’entreprises misent sur les applications cloud pour répondre aux exigences croissantes en matière de flexibilité, de sécurité et d’efficacité. Plusieurs facteurs jouent ici un rôle : d’une part, les ressources internes nécessaires à l’exploitation adéquate des systèmes sur site font souvent défaut, d’autre part, les solutions cloud promettent des normes de sécurité de pointe et la possibilité de réagir plus rapidement aux exigences changeantes du marché. Cette tendance concerne presque tous les domaines d’activité, mais il existe encore quelques exceptions. L’Enterprise Output Management (EOM) en est un exemple.
Jusqu’à présent, l’EOM était rarement proposé ou utilisé sous forme de logiciel en tant que service (SaaS). D’une part, parce que les solutions correspondantes faisaient défaut sur le marché, d’autre part en raison de défis spécifiques tels que le trafic de données élevé entre les entreprises et le cloud. Les préoccupations en matière de sécurité et le fait que la gestion des sorties soit souvent considérée comme une infrastructure commerciale critique ont également compliqué la transition. À cela s’ajoutaient les exigences complexes résultant de l’intégration avec des systèmes ERP tels que SAP ou des solutions de gestion documentaire (DMS), un domaine qui posait déjà souvent des défis majeurs dans les configurations sur site.
Mais les temps changent : aujourd’hui, de nombreux environnements SAP de nos clients ainsi que des systèmes DMS ont migré vers le cloud et sont exploités ou utilisés en tant que SaaS. Cela a également considérablement atténué les inquiétudes de nos clients à l’égard des solutions d’output management depuis le cloud, malgré leur importance cruciale pour l’activité. C’est pourquoi, chez SEAL Systems, nous avons étudié de manière approfondie les possibilités de rendre l’EOM viable dans le cloud et avons trouvé des moyens pratiques pour répondre aux exigences de nos clients.
Que signifie l’Enterprise Output Management dans le cloud ?
L’Enterprise Output Management (EOM) joue un rôle central dans la gestion et le contrôle de tous les documents sortants d’une entreprise, des factures et contrats aux supports marketing et communications clients. Ces systèmes sont utilisés dans presque tous les domaines de l’entreprise, en particulier dans le contexte des systèmes ERP tels que SAP, des applications d’ingénierie telles que PLM, des applications de bureau (Windows/Mac) ou des systèmes de gestion de documents (DMS). Et la tendance est claire : les clients misent de plus en plus sur les solutions cloud, y compris pour ces systèmes d’application.
Pour pouvoir proposer une gestion des impressions et diffusions dans le cloud, ces solutions doivent répondre à des exigences de sécurité très strictes, être facilement évolutives afin de s’adapter de manière flexible aux pics de charge, être faciles à mettre en œuvre et offrir une disponibilité fiable, avec un temps de fonctionnement supérieur à 99 %. Ces exigences constituent un défi que nous avons considéré comme une motivation pour continuer à développer nos technologies en conséquence.
C’est pourquoi nous avons entièrement repensé l’architecture sous-jacente de notre système de gestion des impressions et diffusions pour une utilisation dans le cloud et en tant que solution SaaS. Le passage au Cloud-EOM permet de fournir les fonctions existantes via le cloud, sans que les entreprises aient à exploiter leur propre matériel ou logiciel. Elles peuvent plutôt s’abonner à un service qui se charge de l’infrastructure, de la maintenance et des mises à jour, ce qui leur permet non seulement de réduire leurs coûts, mais aussi d’économiser leurs ressources internes.
Pourquoi passer au cloud ?
La migration des systèmes EOM vers le cloud présente de nombreux avantages convaincants :
Économies de coûts
Les entreprises évitent les coûts d’investissement initiaux élevés en matériel et en logiciels. Au lieu de cela, elles passent des dépenses d’investissement (Capex) aux dépenses d’exploitation (Opex), ce qui simplifie la budgétisation et la rend plus prévisible. Les entreprises ne paient que pour les ressources qu’elles utilisent réellement.
Évolutivité et flexibilité
Les solutions cloud s’adaptent de manière dynamique aux besoins changeants d’une entreprise. En cas de pics de charge imprévus ou de fluctuations du volume de documents, la capacité requise peut être ajustée efficacement, sans investissement dans du nouveau matériel. Cela s’avère particulièrement utile lorsque le volume de données augmente à intervalles irréguliers.
Sécurité et conformité améliorées
Les principaux fournisseurs de services cloud investissent massivement dans des technologies de sécurité avancées et garantissent le respect de règles de conformité strictes. Les entreprises bénéficient ainsi de mises à jour de sécurité continues, d’une surveillance proactive et d’un cryptage de bout en bout à la pointe de la technologie. Dans le domaine de la gestion des impressions et diffusions, en particulier, les implémentations internes renoncent souvent à ce type de cryptage, ce qui entraîne un risque accru pour la sécurité. Le cloud minimise ces failles de sécurité grâce à une infrastructure standardisée et robuste.
Haute disponibilité et fiabilité
Les solutions SaaS basées sur le cloud offrent une disponibilité supérieure à 99,9 %, ce qui est rarement le cas des solutions internes traditionnelles. Cela garantit une disponibilité maximale et réduit considérablement le risque de pannes système susceptibles d’affecter durablement les processus métier.
Solution au manque de main-d’œuvre qualifiée
Grâce à l’utilisation de services cloud, les entreprises n’ont pas besoin de disposer de leurs propres ressources pour exploiter et entretenir l’infrastructure EOM. Elles délèguent plutôt cela auprès d’un service professionnel qui se charge de toutes les tâches de maintenance et d’administration. Cela soulage le service informatique et contribue à pallier la pénurie de main-d’œuvre qualifiée dans ce domaine.
Accessibilité accrue
Les solutions Cloud EOM permettent aux employés d’accéder à la plateforme partout et à tout moment, à condition qu’ils disposent d’une connexion Internet. Cela est particulièrement utile pour les entreprises disposant de nombreux sites ou pratiquant le télétravail, et favorise une collaboration efficace au sein d’équipes dispersées.
Maintenance et mises à jour faciles
Le fournisseur de services cloud prend en charge l’ensemble de la maintenance, y compris les correctifs logiciels et les mises à jour. Cela garantit que le système reste toujours à jour sans que les entreprises aient à y consacrer des ressources internes.
Grâce à ces nombreux avantages, le cloud devient de plus en plus le concept opérationnel privilégié pour les systèmes EOM modernes, car il permet à la fois d’augmenter l’efficacité et de soutenir le succès à long terme de l’entreprise.
Les défis et comment les relever
Malgré les nombreux avantages d’une migration vers le cloud, certains défis doivent être soigneusement pris en compte afin de garantir la réussite du projet :
Souveraineté et protection des données
La protection des données sensibles de l’entreprise est une priorité absolue. Il est essentiel que le fournisseur de services cloud respecte strictement les réglementations applicables en matière de protection des données, telles que le RGPD. En outre, il convient de clarifier où les serveurs du fournisseur sont hébergés (par exemple, au sein de l’UE), qui a accès aux données et où le prestataire de services a son siège social. Une diligence raisonnable approfondie lors du choix du fournisseur est indispensable pour garantir la souveraineté des données.
Intégration dans les systèmes existants
L’intégration d’une nouvelle solution cloud dans les applications existantes d’une entreprise (telles que SAP, CRM ou DMS) est souvent complexe. Il est essentiel de choisir une solution qui offre des API et des connecteurs flexibles afin de simplifier l’intégration. Nous disposons d’une vaste expérience et avons déjà mis en œuvre avec succès de nombreuses intégrations, y compris dans les solutions cloud d’autres fournisseurs tels que SAP.
Intégration sans VPN
Une solution d’Enterprise Output Management relie, en tant que middleware, différents environnements d’applications à différents canaux de sortie. Dans les environnements sur site ou en cloud privé, ces connexions peuvent être réalisées relativement facilement via des interfaces d’application appropriées, car les applications et les canaux de sortie se trouvent généralement sur le même réseau. Cependant, lorsque les applications sont exploitées en tant que SaaS dans le cloud, cela impose des exigences particulières en matière d’intégration, car aucun VPN n’est généralement mis en place entre les différents environnements SaaS pour des raisons de sécurité et de coût. Un aspect particulier de l’intégration est le défi que représente l’impression sans connexion VPN. Les données d’impression et les informations de retour doivent être échangées de manière fiable entre les systèmes sans nécessiter de connexion VPN. De même, les données d’impression doivent être envoyées aux imprimantes sans connexion réseau directe. Pour répondre à ces exigences, nous avons développé des solutions innovantes qui permettent une communication sécurisée et fluide.
Gestion du changement et acceptation
Le passage à une solution basée sur le cloud nécessite non seulement des adaptations techniques, mais aussi des changements organisationnels. Les collaborateurs doivent être préparés à cette nouvelle méthode de travail, ce qui implique des formations et une gestion efficace du changement. C’est la seule façon de garantir un niveau élevé d’acceptation au sein de l’équipe et une transition en douceur.
En intégrant et en anticipant ces défis dès les premières étapes de la planification et de la mise en œuvre, les entreprises peuvent réussir leur migration vers le cloud et profiter efficacement de ses nombreux avantages.
Le cloud, un choix stratégique pour une gestion moderne des opérations (EOM)
Le passage d’un EOM sur site à un EOM basé sur le cloud n’est pas seulement un changement technologique, mais aussi une décision stratégique qui aide les entreprises à devenir plus efficaces, plus flexibles et plus pérennes. En transférant les dépenses, en réduisant la complexité informatique et en améliorant la continuité des activités, les entreprises peuvent mieux concentrer leurs ressources sur l’innovation. Le cloud n’est pas seulement l’avenir de l’EOM, c’est aussi le présent. C’est pourquoi, chez SEAL Systems, nous avons développé une solution cloud innovante pour notre avenir et celui de nos clients, que nous proposons sous forme d’offre SaaS. Nous avons veillé à ce que notre solution tire non seulement parti des avantages du cloud, mais garantisse également les performances et la personnalisation habituelles que nos clients connaissent grâce à nos systèmes sur site. Les entreprises peuvent ainsi continuer à mettre en œuvre des flux de travail et des processus sur mesure sans faire de compromis en matière de vitesse, d’efficacité ou de sécurité.