Serveurs de conversions pour le secteur des assurances

von  Dr. Uwe Wächter

En tant qu’entreprise publique d’assurance, la société du Braunschweig compte près de 1 300 employés occupant des postes administratifs ou de représentants commerciaux.  La société couvre principalement la région du Braunschweig, qui s’étend de Thedinghausen, près de Brême à Braunlage dans le sud, et de Holzminden, à l’ouest à Helmstedt à l’est de l’Allemagne. La société est répartie sur plus de 150 bureaux.

 

Historique et besoins d’évolution

mail-300x292 Serveurs de conversions pour le secteur des assurances

La compagnie d’assurance publique Braunschweig utilise depuis de nombreuses années la solution SEAL Systems de conversion de documents PDF au format d’archivage standard TIFF. Cette solution est connectée au système SAP, via l’interface certifiée BC-XDC. L’objectif était de fournir des documents TIFF pour un archivage légal. Ce système doit être maintenant être étendu pour prendre en compte les courriers électroniques entrants. Ces courriels, ainsi que leurs pièces jointes doivent être également archivés. Par ailleurs, un nouveau portail a été mis en place au sein de la compagnie d’assurance publique de Braunschweig. Il doit permettre à leurs clients d’afficher les fichiers TIFF stockés dans les archives, sous la forme de fichiers PDF/A.

 

 

Voici une synthèse des besoins qui ont été identifiés : 

  1. Une extension des processus de conversion existants. Les documents disponibles sous formats applicatifs, en particulier les formats applicatifs (Word, Excel, courriels ; environ 5 000 fichiers) doivent être convertis au format PDF/A.
  2. Une conversion « à la volée » de fichiers TIFF stockés dans le système d’archivage, afin de mettre à disposition des clients un fichier PDF. L’objectif étant de convertir environ 1 000 documents par jour.
  3. Du point de vue utilisateur, la conversion devait être si rapide qu’elle doit sembler être réalisée sans que l’on puisse voir le temps de traitement.

Les besoins et les solutions en détails :

Scenario 1: Courriels entrants 

Le client envoie les documents à l’employé en charge de son dossier via une boîte aux lettres personnalisée. Après traitement, les documents sont archivés dans le dossier du client. Une fois le processus d’archivage déclenché par l’utilisateur, les courriels sont décomposés en courriel et pièces jointes et le contenu est mis à disposition d’un serveur de conversion externe. Le serveur DPF (Digital Process Factory) de SEAL Systems a été retenu pour la gestion de ces conversions. L’interface BC-XDC a été remplacée par des Web services.

Les formats de fichiers suivants sont désormais traités :

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Ces fichiers vont désormais être convertis en PDF/A. Les conversions sont réalisées de façon  asynchrone, mais doivent être réalisées rapidement. La résolution des fichiers cibles peut être définie pour chaque type de conversion. Dans la plupart des cas, la résolution est définie à 200 dpi par défaut. Le system DPF (Digital Process Factory) permet une traçabilité des traitements et reporte les erreurs dans le système d’origine.

 

 

 

 

 

 

Scenario 2: Affichage via un portail Web

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La compagnie d’assurance a créé un nouveau portail SAP pour ses clients. Dans ce portail, les clients peuvent consulter les documents échangés avec la compagnie. Tous les clients ne sont pas en mesure d’exploiter les fichiers TIFF. C’est pourquoi, les fichiers TIFF/G4 sont convertis en PDF. La conversion est réalisée de façon synchrone et le processus a été optimisé pour être rapide, afin de permettre une conversion des fichiers TIFF en PDF en moins d’une seconde.

 

 

Le projet :gluehbirne-gespiegelt-185x300 Serveurs de conversions pour le secteur des assurances

Après un certain nombre de tâches de coordination et de préparation dans les locaux SEAL Systems, l’installation a été réalisée sur site pour des raisons de sécurité. Les nouveaux serveurs DPF (un serveur pour les tests et un serveur pour la production) ont été installés dans un environnement Windows 2012 R2 et utilisent les dernières fonctionnalités de la technologie DPF. Les appels aux services de conversions sont réalisés via des Web services. La connexion via l’interface BC-XDC reste tout de même possible. Le client a procédé préalablement à l’installation des applications MS Offices nécessaires, les autres composants ont été fournis par SEAL Systems. L’intégration pour les demandes de conversions de courriels à partir de SAP a été réalisée par XFT. Afin de simplifier l’intégration, SEAL Systems a fourni un wrapper ABAP, afin d’appeler le web service.

Le principal challenge a résidé dans le traitement des courriels envoyés à la compagnie d’assurance, à partir de différentes sources. La compagnie utilise Lotus Notes en interne (format EML). SEAL Systems traite le format EML via Microsoft Outlook. Ceci n’était pas possible pour la compagnie d’assurance car Microsoft Outlook ne devait pas être installé et utilisé. SEAL Systems a alors développé un nouveau convertisseur EML ne nécessitant ni l’installation de MS Outlook ou celle de Lotus Notes – capable de gérer les images embarquées, les caractères Unicode….

Au début du projet, les formats TIFF/G4 et TIFF/JPEG étaient les seuls formats d’archivage possibles.  Il est désormais possible de générer des fichiers au format standardisé PDF/A. La solution DPF permet, depuis plusieurs années, la création de fichiers PDF/A mais également le contrôle de conformité de fichiers PDF à la norme PDF/A.

 

Résumé :

Les demandes de conversion sont réalisées via des services web en substitution de l’interface BC-XDC. Les courriels, les documents MS Office et Open Office contenus dans les emails sont désormais automatiquement traités et convertis dans un format de stockage long terme.

Comme un grand nombre de clients SEAL Systems, la compagnie d’assurance utilise la solution DPF pour convertir des documents dans les formats TIFF et PDF/A. Les processus de conversion SEAL Systems permettent de rapidement convertir en PDF/A des documents archivés au format TIFF/ G4.

 

Les bénéfices :

La compagnie d’assurance peut continuer d’archiver ses documents au format TIFF, tout en bénéficiant des avantages du format PDF/A.

 

Icon-PDF-224x300 Serveurs de conversions pour le secteur des assurancesÊtes-vous intéressés ? – Demandez à être contacté par SEAL Systems !*

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