Archivage et Disponibilité sur le Long Terme de Fichiers Bureautique

Conversion Office

La Solution de Conversion Office de SEAL Systems ?

Les entreprises rencontrent fréquemment des problèmes avec les fichiers créés par les applications MS Office ou Open Office. En effet, ils doivent être conservés inchangés sur le long terme. Ces fichiers sont dépendants de la version et du système d’exploitation et devraient donc être reconvertis à chaque fois que l’environnement informatique change.

Pour les entreprises qui utilisent des logiciels de CAO, il est nécessaire que l’ensemble des données soient mises à niveau, lors des mises à jour de version. Malheureusement, c’est rarement le cas dans les environnements bureautique. Mais les utilisateurs restent cependant convaincus que des anciens fichiers Word fonctionneront toujours avec les nouvelles versions du logiciel des années plus tard.

Quels Problèmes se Posent Lors du Changement de Version ?

L’ouverture des anciens fichiers bureautique ne pose généralement pas de problème, mais l’apparence diffère souvent dans les détails par rapport à la version originale. Il peut s’agir de problèmes de sauts de page, de changements de polices passés inaperçus, d’images permutées ou de types de diagrammes disparus.

Ce n’est généralement pas un problème pour les documents exploités uniquement sur le court terme. Mais qu’en est-il des documents contractuels qui concernent vos relations et processus commerciaux ? Pour de tels documents, vous devez absolument penser à un format destiné à une utilisation et un archivage à long terme : le PDF/A !

La solution de conversion Office proposée par SEAL Systems répond à vos exigences d’archivage long terme. Elle convertit vos documents MS Office et Open Office dans des formats tels que le PDF, le PDF/A ou même TIFF, JPEG et XPS (à partir de 2007).

Quels Fichiers Bureautique Peuvent être Traités ?

Le convertisseur d’applications Office interprète les fichiers Word, Excel, PowerPoint, Visio, Project de la suite Microsoft Office.

Les conversions de fichiers Writer, Calc et Impress de la suite Apache OpenOffice sont également prises en charge.

ProgrammeFormats de fichiers
MS Excelxls, xlt, xlsm, xltx
MS Powerpointppt, pot, pptx, pptm, potx, potm, pps, ppsx, ppsm
MS Worddoc, dot, docx, docm, dotx, dotm
MS Outlookmsg, pst
MS Projectmpv, mpp
MS Visiovsd
OpenOffice
OpenDocument
odt, ods, odp, odg, odc, odf, odi, odm

Souhaitez-vous Convertir des Fichiers Outlook ?

Vous pouvez trouver toutes les informations relatives à la conversion des fichiers Outlook sur notre page « Archivage des e-mails ».

Quels Formats de Fichiers le Convertisseur d’Applications Office Peut-il Générer ?

L’accent est mis sur le format d’archivage long terme PDF/A. Toutefois, si nécessaire, de nombreux autres formats d’archivage et formats neutres, tels que le PDF, le TIFF ou le JPEG peuvent également être générés.

Questions Fréquemment Posees

Comment ces Conversions Fonctionnent-elles Exactement ?

La génération des fichiers dits neutres se fait via un format intermédiaire, généré par les fonctions d’impression ou d’exportation. Dans le cas de la création par impression, un pilote PostScript est utilisé. Pour les fichier MS Office, le plugin PDF inclus de Microsoft est utilisé. Cependant, avec ce plugin, nous n’exportons que le format PDF. Pour une meilleure qualité, nous générons le PDF/A à partir des applications développées par SEAL Systems.

Le Résultat de la Conversion est-il Correct ?

Nous accordons une grande attention à la qualité des fichiers générés ! Le fichier neutre généré est une représentation fidèle de la version imprimée. Tous les fichiers générés sont vérifiés en fonction de la norme souhaitée (TIFF V6, PDF ISO 32 000, PDF/A ISO 19005, JPEG ISO 10918).

Nos fichiers Office contiennent des macros qui doivent être exécutées. Est-ce également possible de les convertir ?
C’est également possible ! Nos convertisseurs d’applications MS Office peuvent être configurés de différentes manières. Ils offrent les avantages suivants :

  • Traitement de fichiers provenant de différentes versions de MS Office
  • Procédure intelligente et paramétrable pour les éléments interactifs tels que les boîtes de dialogue, les macros, les fenêtres pop-up, etc.
  • Transfert des métadonnées à partir des applications
  • Mise à jour des champs de propriétés
  • Reconnaissance et traitement des fichiers protégés
  • Impression d’informations de suivi des modifications
  • Conversion de sections, de plages de pages, de tableaux individuels
  • Exécution de macros spécifiques avant la conversion (par exemple, pour remplir des champs spécifiques)

Quels Formats la Solution SEAL Systems Peut-elle Convertir ?

En tant qu’experts pour les solutions de conversion de documents et de fichiers, nous ne nous contentons pas de convertir des documents MS Office, mais proposons également un large éventail de solutions de conversion CAO, de publication automatique de documentations, et de manuels techniques.

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