Vous avez une Question ? Nous pouvons vous aider !

Nous sommes à votre disposition. Saïd EL MORABITI partagera avec vous notre expérience et vous présentera les possibilités offertes par nos solutions.

Saïd EL Morabiti

Responsable Commercial

+33 (0) 1 43 97 69 66

Conversion au format PDF/A

Convertissez vos documents dans un format normé compatible avec un archivage à long terme !

Conversion au format PDF/A

PDF-A

PDF/A – Qu’est-ce que c’est ?

Le format PDF/A est une norme ISO qui garantit la reproductibilité identique sur le long terme de fichiers PDF. Dans certains secteurs d’activités, les délais d’archivage sont de 100 ans. Il convient donc de s’assurer que le contenu des fichiers PDF ne varie pas sur cette période.

Le format PDF/A apporte cette sécurité.

Il est important que des fichiers PDF soient identiques, et ce, pas uniquement pour l’archivage long terme. Des programmes SEAL Systems contrôlent si vos fichiers PDF sont conformes à la norme PDF/A et les adaptent, le cas échéant. C’est pour cette raison que SEAL Systems est un membre actif de l’Association for Digital Document Standards ADDS (anciennement PDF/A Competence Center).

Quels sont les avantages du format PDF/A par rapport à d’autres formats ?

Le format PDF/A apporte tous les avantages d’un format PDF : Il peut gérer différentes tailles de fichiers, il permet la recherche de textes et a l’avantage de pouvoir être en couleur (par rapport au format TIFF). Le format PDF dispose également de fonctions supplémentaires invisibles, telles que l’indexation de propriétés en en-tête XMP, l’ajout de signatures numériques, etc.

Le format PDF/A reprend toutes les fonctions d’un format PDF, à condition que celles-ci soient compatibles avec un archivage long terme des documents.

 

CPS-PDF-Longlife-Suite

Qu’est-ce qui différencie un fichier PDF/A d’un fichier PDF normal ?

Un fichier conforme PDF/A contient en lui-même toutes les informations nécessaires à sa reproduction univoque. Le fichier incorpore tous les éléments nécessaires, tels que les polices de caractères et les informations de colorimétrie. La norme PDF/A décrit le schéma de données XMP, afin que celui-ci puisse être exploité dans un système ECM. Enfin, l’incorporation d’éléments internes apporte une indépendance vis à vis du matériel (écran ou imprimante) et des systèmes d’exploitation.

QUESTIONS FRÉQUEMMENT POSÉES

La norme ISO PDF/A-1 a été publiée en 2005. L’objectif était de restreindre les fonctionnalités des fichiers PDF, pour garantir leur archivage long terme. Le format PDF continue d’être enrichi par la société Adobe. PDF/A n’a pas pour vocation de créer de nouvelles références PDF, mais plutôt à en restreindre les fonctionnalités.

La seconde phase de la norme PDF/A-2 a été publiée en 2011. L’innovation la plus importante réside dans le fait que cette nouvelle norme ISO 32000-1 se réfère à la version PDF 1.7.  De même, la définition des en-têtes XMP est également devenue une norme ISO. Quelques enrichissements dans le format PDF ont également été approuvés dans la norme PDF/A. C’est par exemple le cas des polices de caractères OpenType,  de la compression des images en JPEG2000 et des nouveaux types de commentaires.

La troisième phase de la norme PDF/A-3 a été publiée en 2013. L’unique nouvelle fonctionnalité réside dans la possibilité d’incorporer tous types de fichiers. Il est uniquement nécessaire d’identifier les relations entre les fichiers embarqués dans PDF/A-3 (une version précédente ou une autre représentation).

  • Polices de caractères : La fonctionnalité la plus connue est l’incorporation des polices de caractères employées. Chaque police de caractères utilisée doit être embarquée. Afin d’atteindre le niveau de conformité le plus élevé (le niveau a) il est nécessaire d’identifier chaque caractère avec son nom Unicode, même si une police de caractère Unicode est utilisée.
  • Couleurs : Les couleurs ne doivent pas être gérées en fonction des caractéristiques de l’imprimante. Il existe des modèles de couleurs universels spécifiques au format PDF. Ceux-ci doivent être utilisés. Si cela ne s’avère pas possible, alors le fichier PDF doit être associé à un périphérique de restitution par défaut (device). Une conversion vers un modèle de couleurs général peut être réalisée ultérieurement.
  • Protection : Le PDF/A n’autorise généralement pas de protection. Contrairement aux fichiers PDF, la compression n’est pas permise. Les images doivent être compressées via une méthode standard : TIFF, JPEG et JPEG2000 pour les PDF/A-2. D’autres méthodes ne sont pas possibles, le contenu du fichier PDF/A doit être accessible de la manière la plus simple possible. La protection des fichiers contre toute modification doit être gérée au travers du système de GED de l’entreprise. Lorsque le document est diffusé, il peut être protégé par des fonctions de gestion numérique des droits (DRM). Etant donné que cette méthode crypte les fichiers, il est nécessaire d’archiver en interne une version PDF/A du fichier.
  • Signatures numériques : Les signatures numériques peuvent être employées pour prouver qu’un fichier PDF n’a pas été modifié. La norme PDF/A-1 n’a pas pris en compte le fait qu’il était possible d’ajouter des signatures numériques. Aussi, celles-ci peuvent être incorporées. En revanche, la norme PDF/A-2 contient les références des normes de signatures numériques. Les erreurs d’utilisation des signatures pour l’archivage long terme sont donc prohibées.
  • Modes de transparence : Dans la référence PDF originale, le mode de transparence a été décrit de façon inexacte. Dans la norme ISO, le PDF est désormais décrit avec précision et peut être utilisé pour l’archivage long terme. A partir de la norme PDF/A-2, le mode de transparence est autorisé. La génération de fichiers PDF/A peut désormais être réalisée sans soucis. La possibilité d’utiliser le mode de transparence est une bonne raison pour passer à PDF/A-2 si vous avez créé précédemment des fichiers au format PDF/A-1.
  • Options de redimensionnement : La norme PDF/A-1 était limitée à une taille de 200 pouces = 5,08m ; limite liée à la version PDF 1.4. Cela se révèle bien souvent insuffisant pour de nombreux besoins, notamment pour les fichiers de CAO. Une mise à l’échelle lors de la génération PDF/A permettait de résoudre ce problème. Mais la longueur initiale du fichier n’était plus la même. Avec le format PDF/A-2, il est désormais possible d’avoir une taille de fichiers d’environ 300 km.
  • Calques : Auparavant, dans le format PDF/A, l’utilisation de la fonction de calques PDF était bien souvent impossible à mettre en œuvre. Cette fonction est maintenant standardisée. Un niveau de calque doit être défini comme niveau par défaut. Les autres niveaux peuvent ensuite être utilisés, pour la conversion de modèles CAO par exemple.
  • Fichiers embarqués : L’innovation majeure pour le PDF/A-2 réside dans la possibilité d’embarquer d’autres fichiers PDF/A. Avec la norme PDF/A-3, il est désormais possible d’embarquer tous types de fichiers. La norme PDF/A-3 ne garantit toutefois en aucun cas la qualité des fichiers embarqués. Certaines règles doivent être mises en place, afin d’éviter l’explosion dans la taille des fichiers. Il existe de nombreux cas d’application, où l’embarquement de fichiers dans PDF/A-3 s’avère particulièrement utile :
  • Dans le cas de l’affichage de PDF 2D avec embarquement des originaux 3D
  • Dans le cas de factures au format PDF accompagnées de données sous la forme d’un fichier XML embarqué (norme ZUGFeRD – Central User Guide of the Electronic Invoice Forum, Allemagne)
  • Lorsque le fichier PDF original signé est non conforme à la norme PDF/A, il est alors embarqué dans le résultat de la conversion PDF/A
  • Fichiers marqués : Adobe a également créé sa propre norme, le format XMP, pour marquer les fichiers utilisant les tags XML. Un fichier marqué dispose d’informations ré exploitables. Cela permet notamment d’apporter des protections, en cas de défaillance du système de GED. Le format XMP comprend également différents schémas pour la gestion des mots-clefs. Mais comment faire si vos mots-clefs ne sont pas disponibles dans le standard PDF ? Vous pouvez créer vos propres schémas XMP. Ceux-ci doivent ensuite être embarqués dans le fichier PDF/A.

La norme PDF/A-1 est disponible avec deux niveaux de conformité, le niveau « a » et « b ». A partir de PDF/A-2, le niveau « u » est introduit.
Le niveau b est le moins restrictif, mais garantit quand même la reproduction visuelle fidèle des fichiers PDF. Ce niveau est généralement suffisant. Souvent, un niveau plus restrictif ne peut être atteint compte tenu des sources disponibles.

Le niveau « u » nécessite que tous les caractères disposent de leurs représentations Unicode.
Remarque : Si vous avez besoin de caractères Unicode, vous pouvez utiliser le niveau b. Vous devez simplement utiliser des polices de caractères Unicode.

Le niveau « a » est le plus élevé et le plus restrictif. Il permet de disposer de fichiers adaptés aux recherches automatiques. Les objets comme les en-têtes, les images et indexes doivent être clairement indiqués comme tels.
Ce niveau est un premier pas vers le niveau PDF/UA.

Vous avez des questions ? Prenez contact avec nous maintenant !*

*Vos données seront utilisées uniquement pour la demande concernée. Aucun partage ou autre exploitation de vos données (newsletter,…).