Signature Électronique pour SAP

Signature Électronique

Tout le monde a confiance dans un document signé à la main. Dans notre travail quotidien, nous signons donc des contrats, des offres, des factures. Cette méthode permet de démontrer que nous sommes d’accord avec le contenu du document et que nous ne voulons rien y changer. En signant, nous prouvons en même temps notre identité et au nom de quelle entreprise nous agissons.

Mais ce processus prend beaucoup de temps. Pour signer le document, nous devons généralement commencer par le télécharger et l’imprimer. Ensuite, il faut prendre un stylo et apposer notre signature sur le document. Après cela, le document doit être numérisé à nouveau et envoyé au destinataire approprié.

Il existe aujourd’hui une meilleure procédure pour cela. La signature électronique. Elle garantit l’identité du signataire, ainsi que l’intégrité du contenu. Et ce faisant, elle est assimilée par la loi à la signature manuelle, mais beaucoup plus rapidement !

Signature Électronique – Explications

La signature électronique et les processus de certification sont des éléments clefs pour les applications et les processus de validation nécessitant une valeur légale. Ils remplacent les signatures manuelles sur les contrats imprimés, les procès-verbaux et les documents de toutes sortes. Ces procédures garantissent que vos validations et signatures sont sans ambiguïté et contrôlables. Toute manipulation ultérieure peut être également détectée.

Dans l’espace économique de l’Union européenne, les procédures de ce type sont réglementées par le règlement eIDAS (electronic Identification, Authentication and trust Services). Si eIDAS est respecté, la signature ou le sceau utilisé est accepté par les personnes morales et les autorités légales. Cela s’applique tant à la validité juridique qu’à l’authenticité et à l’intégrité du document électronique. D’autres réglementations juridiquement contraignantes existent au niveau national pour les États-Unis, la Suisse, Singapour, le Canada, l’Afrique du Sud, l’Australie et d’autres pays. Mais la Chine, l’Inde et la Russie reconnaissent également des procédures de ce type.

Signature Électronique –
Valide Autant que Votre Signature Manuelle

→ Signer des documents en tant que personne physique ou au nom de la société

→ Maintenir l’authenticité des documents commerciaux

→ Un composant de base pour les processus dématérialisés de bout en bout

→ Reconnu dans les principales régions économiques du monde

Nos Services Autour de la Signature Électronique

Nous Étudions les Besoins Techniques, y Compris les Aspects Liés à l'Utilisation
  • Clarification de l’exigence technique d’utilisation
  • Définition des exigences en termes de sécurité

  • Examen des performances et de la disponibilité du système

Définition et Conception du Processus Complet (de Bout en Bout)
  • Appel de la fonction de signature ou de certification à partir d’une transaction SAP : Livraison, facture, ordre de fabrication,…
  • Conception en tant que traitement en arrière-plan
  • Intégration dans les workflows et les processus d’approbations à plusieurs niveaux
  • Traitement et enregistrement de l’ensemble du processus de signature ou de certification (contrôle des transactions)
Mise en œuvre des Processus Principaux et Secondaires
  • Récupération des documents à partir de différentes sources (ERP, PLM, partages, archives)
  • Conversion des documents de différents formats sources au format PDF neutre, par exemple
  • Fusion des différents documents
  • Ajout de fonctions supplémentaires pour compléter l’information : métadonnées, codes à barres, etc.
Affichage de Pages de Signatures, Lors de l’Impression
  • Utilisation des pages de signatures SAP
  • Selon des mises en pages structurées et standardisées (par exemple, le formulaire EASA)
  • Pages de signature développée en smartform
  • Affichage du nom de l’entreprise, du département, de la signature sous forme d’image
Mise en œuvre du Processus de Signature et de Certification
  • Personnalisation, si nécessaire par développement et installation des composants logiciels requis
  • Adaptation de l’interface utilisateur en fonction des aspects fonctionnels et visuels
  • Intégration des certificats et du matériel (HSM, SmartCard, Jeton)
Distribution et Diffusion
  • Sauvegarde dans un espace de partage ou une archive
  • Diffusion vers des portails web
  • Envoi automatisé par e-mail
  • Impression finale

Le résultat : des processus de signature et de certification parfaitement adaptés à vos processus et besoins, intégrés à votre système d’information en place, hautement automatisés.

Les Avantages de la Signature Électronique

Il n’est plus nécessaire d’imprimer et de trier manuellement les documents à signer. Un gain de temps supplémentaire est également possible e archivant électroniquement le document signé.

Les processus de signature et de certification s’intègrent parfaitement dans les processus ERP, tels que le workflow SAP, la GED SAP DMS et la page de signatures SAP. Des API WEB modernes permettent une intégration dans les différents systèmes d’archivage et GED, ECM, etc.

Que ce soit dans le cadre de processus de validation complexes ou de la gestion de validation de documents : Les processus de signature et de certification sont au service de vos workflow et de vos cas d’emploi spécifiques.

En fonction des cas d’emploi, vous signez en tant que personne morale et physique ou donnez votre accord en tant que représentant de votre entreprise (cachet). Une flexibilité maximale pour vos processus d’entreprise.

Le fait de ne plus imprimer les documents permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les coûts. Les dépenses en papier et équipements d’impression sont réduites. Un processus moderne de signature et de certification favorise donc une utilisation responsable de l’énergie et des ressources.

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SEAL Systems Vous Accompagne…

… pour rendre le processus de validation électronique de vos documents cohérent et traçable – en appliquant la signature électronique des approbateurs du document.

… pour associer aux documents distribués en externe l’information d’un expéditeur unique – la signature électronique contenant la clé privée de l’expéditeur, vérifiable en ligne partout et à tout moment.

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Questions Fréquemment Posees

Qu’en est-il des Exigences Légales Concernant les Signatures Électroniques ?

L’application d’une signature électronique, ou d’une signature électronique qualifiée, est dans certains cas exigée par la loi. Les processus de signatures électroniques peuvent être intégrés à cette fin dans votre plateforme de distribution de documents ; ce qui vous permet de vous conformer aux différentes réglementations. Il s’agit notamment de :

  • La signature électronique qualifiée lors de l’envoi des factures
  • Les signatures électroniques dans un workflow de validation
  • Les certificats lors de l’envoi de documents à vos fournisseurs
Clé Privée et Clé Publique - Qu'est-ce que c'est ?

Le cryptage et le décryptage peuvent être effectués avec des clés différentes, c’est-à-dire avec des paires de clés asymétriques. Dans ce cas, les clés d’une paire vont ensemble et ne peuvent être échangées contre d’autres. On parle alors d’une clé privée et d’une clé publique. Supposons que l’expéditeur d’une information veuille s’assurer que seul le bon destinataire reçoive une certaine information. Pour ce faire, l’expéditeur se fait d’abord transmettre la clé publique du destinataire. Les informations proprement dites sont cryptées avec cette clé publique du destinataire, puis envoyées. Le décryptage n’est possible qu’avec la clé privée du destinataire.

Ai-je Besoin d'un Certificat pour la Signature Électronique ?

Oui ! Les techniques modernes de clés asymétriques permettent également l’identification unique des expéditeurs. Les certificats peuvent être utilisés pour vérifier si l’expéditeur de la clé d’un système asymétrique est vraiment la personne qui est censée être à l’origine de cet envoi. L’appartenance d’une clé publique à une personne identifiée peut être vérifiée et certifiée par des autorités de certification (organisations, autorités). Il existe également des instances (autorités de confiance) qui peuvent valider un certificat en ligne. Les composants d’un certificat sont : Les informations relatives au propriétaire, les détails relatifs à l’émetteur, la période de validité, la clé publique, le champ d’application et la portée de la clé et du certificat. Le certificat dans son ensemble est également protégé, une fois encore, par une signature.

Comment Fonctionnent les Signatures Électroniques ?

Une signature électronique ne signifie pas nécessairement le cryptage du contenu signé. La signature sert à déterminer de manière sûre l’auteur ou l’organisation qui émet le document. Ici, l’utilisation des clés privées et publiques est inversée par rapport au cryptage de fichiers : une somme de contrôle (checksum) générée à partir du document et le décrivant est codée avec la clé privée du signataire. La clé publique est incluse dans le certificat. Si le décryptage réussit avec la clé publique jointe, il est prouvé que le certificat correspond et la somme de contrôle est obtenue. Si la somme de contrôle correspond au fichier, la signature est valide. Maintenant, je peux toujours vérifier l’émetteur du certificat auprès d’une autorité indépendante. Si le processus global de demande de signature et l’utilisation d’autorités de confiance pour l’attribution et la gestion des clés sont également confirmés par un audit indépendant, alors la signature répond également aux exigences d’une signature électronique qualifiée.

L’utilisation du cryptage et de certificats est réglementée par de nombreuses normes et lois. On parle souvent de signature électronique et l’accent est mis sur l’aspect juridique plutôt que sur l’aspect technique. La signature électronique simple, qui utilise des signatures manuelles traitées numériquement (caractères scannés), en est la forme la plus simple.

A quoi doit-on Porter Attention Lorsqu’on Applique des Signatures Électroniques aux Fichiers PDF ?

Le format PDF, contrairement à de nombreux autres formats de fichiers, présente l’avantage d’offrir un emplacement pour une signature intégrée, contrairement à ce que l’on appelle une signature à distance. Cela rend l’association de la signature avec le fichier signé plus facile et plus sûr. La combinaison entre la signature et le fichier est assurée par une somme de contrôle chiffrée. Les modifications ultérieures ne sont alors plus signées, mais peuvent au moins être ajoutées au fichier par des modifications incrémentielles. Grâce aux signatures multiples, ces modifications peuvent également être signées ultérieurement.

Les Signatures Électroniques sont-elles Compatibles avec le PDF/A ?

Le PDF/A stipule qu’un fichier conforme à la norme ne doit pas être crypté ou protégé contre son accès. En tant que propriétaire d’un fichier PDF/A, comment puis-je protéger les informations qu’il contient ? Les signatures électroniques peuvent être très utiles à cet égard. Les signatures, lorsqu’elles sont vérifiées comme étant valides, prouvent que le fichier associé n’a pas été modifié depuis la création de la signature. Le PDF/A- 2 a également amélioré une fonction importante : il est désormais possible de mettre à jour ultérieurement un certificat expiré sans modifier le fichier PDF/A lui-même. L’inclusion des dernières techniques de signature dans la norme rend cette action possible.

 Les signatures utilisent des techniques de cryptage. Cependant, le contenu réel d’un fichier PDF/A reste inchangé. Cette technologie est donc autorisée pour le PDF/A et est également très bien normalisée. En revanche, le cryptage de l’ensemble des données n’est pas autorisé pour le PDF/A. Lors de l’envoi du fichier via des canaux non sécurisés, il est toutefois possible de l’envoyer en utilisant des méthodes cryptées : Par exemple, par le biais d’un courrier électronique sécurisé ou embarqué dans un conteneur PDF, qui est lui-même crypté.

Quel est le Coût de la Signature Électronique pour l’ERP SAP ?

Un processus de signature purement manuel ne nécessite qu’un fichier et le logiciel de signature proprement dit. L’origine de ce fichier et l’endroit où il est enregistré une fois signé sont du ressort de l’utilisateur. Dans le cas le plus simple, un répertoire de fichiers dans lequel l’employé enregistre et récupère quotidiennement ses documents de travail en Word et Excel est suffisant. Dans ce cas d’utilisation, les processus ne coûtent pas cher.

 Comme le logiciel de signature est également le même dans SAP, ces coûts sont ici les mêmes. Cependant, afin de mettre en œuvre la mise à disposition et le stockage automatisés du fichier à signer ou à tamponner dans SAP, des modules supplémentaires nécessitant une licence sont nécessaires pour contrôler et surveiller l’ensemble du processus. Le type de signature utilisé (Avancée/FES, Qualifié/QES) et le volume de signatures lié sur une durée déterminent également le prix.

Vous pouvez télécharger les informations de prix ici.