Créez des Documents PDF/A pour l’Archivage Longe Terme

Création PDF/A

Qu’est ce que le Format PDF/A ?

Le format PDF/A est une norme ISO qui garantit la lisibilité et la reproduction identique sur le long terme des fichiers PDF. Pour certaines activités, les documents doivent être archivés pour des périodes allant jusqu’à 100 ans. Et il n’est pas simple de changer de format au cours de cette période d’archivage.

Le format normé PDF/A répond à ce besoin de sécurité et de fiabilité.

La garantie de la représentation à l’identique des fichiers PDF, n’est pas seulement importante pour l’archivage sur le long terme. Lorsqu’un document est imprimé sur un système autre que celui où il a été créé, le résultat peut avoir un aspect différent de celui « attendu ». C’est l’un des effets qu’il faut également éviter.

La Conversion PDF/A avec SEAL Systems

En tant qu’expert du format PDF/A, SEAL Systems convertit vos documents et fichiers provenant de diverses applications et systèmes dans le format standardisé. Nous vérifions notamment la conformité de vos fichiers PDF avec la norme PDF/A et adaptons vos fichiers à cette norme si nécessaire. C’est pourquoi SEAL Systems est également un membre actif de la PDF Association, l’association dédiée aux technologies PDF.

Quels sont les Avantages du PDF/A pour l’Archivage ?

" Reproduction à l’identique pour 100 ans et plus ". La norme ISO garantit la reproduction sur le long terme.
Le format PDF/A peut remplacer un large éventail d'autres formats.
Le format PDF/A est compatible pour les fonctions de recherche par texte.
Des fonctions supplémentaires telles que l'indexation et les signatures numériques sont possibles.
Le format PDF/A est la première étape préliminaire à la lisibilité automatique (PDF accessibles).
Le format PDF/A permet également l'intégration de contenu 3D provenant d’ l'environnements techniques.

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Quelle est la Différence entre le PDF/A et le PDF ?

Un fichier conforme à la norme PDF/A embarque tous les éléments nécessaires à une reproduction fidèle du fichier sur le long terme. Le fichier est complet et autonome. Les polices de caractères, les couleurs ou le contenu en lien ne peuvent être stockés en dehors du fichier. Un ensemble de règles permet le balisage interne des fichiers, de sorte que l’indexation reste possible même sans être dans le système ECM. Les fichiers PDF/A sont également adaptés à l’extraction d’une partie du contenu. Enfin, la structure interne évite les dépendances externes vis çà vis des matériels (notamment les moniteurs ou les imprimantes) et les systèmes d’exploitation.

Questions Fréquemment Posees

Pourquoi le PDF/A a-t-il été Créé ?

La norme ISO PDF/A-1 a été publiée en 2005 dans le but de restreindre spécifiquement le champ fonctionnel du PDF, afin que les fichiers conformes à la norme puissent être archivés sur le long terme. À cette époque, le PDF était encore défini par la référence Adobe. Toutefois, la norme PDF/A n’avait pas pour but de créer une nouvelle référence PDF. En fait, la référence PDF existante a simplement été « réduite ».

En 2011, une deuxième mouture de la norme a été publiée : Le PDF/A-2. L’innovation la plus importante réside certainement dans le fait que cette version de la norme pouvait désormais se baser sur le PDF en tant que norme ISO, ISO 32000-1 (correspond au PDF 1.7). Entre-temps, la définition implicite XMP d’Adobe était également devenue une norme ISO. La poursuite du développement du format PDF a également permis d’approuver de nouvelles fonctions pour le PDF/A. Il s’agit, par exemple, des polices OpenType, de la compression d’images JPEG2000 et de nouveaux types de commentaires.

En 2013, la 3ème mouture de la norme est apparue : Le PDF/A-3. La seule innovation ici réside dans la possibilité d’embarquer des fichiers dans le PDF/A. Il suffit d’indiquer comment les fichiers intégrés sont liés à l’enveloppe PDF/A-3.

Quelles sont les Principales Caractéristiques d'un Fichier PDF/A ?

Polices de caractères : La caractéristique la plus connue est probablement l’intégration des polices utilisées. Chaque police utilisée doit être embarquée. Si l’on veut atteindre le niveau a le plus élevé, chaque caractère doit être marqué du nom Unicode correspondant, même si aucune police Unicode n’est utilisée.

Couleurs : Les couleurs ne doivent pas non plus être laissées au hasard ou à la préférence de l’imprimante utilisée. Il existe des modèles de couleurs valides – cela n’a rien à voir avec le PDF. Ces normes de couleurs doivent être utilisées. Et si cela n’est pas possible, il faut préciser dans le fichier PDF sur quel appareil il doit être restitué de préférence. Une conversion vers un modèle de couleur généralement valide peut alors être effectuée ultérieurement.

Protections : Le PDF/A ne permet généralement pas l’ajout de protections. De même, contrairement au PDF normal, la compression n’est pas autorisée partout. Les images peuvent être compressées à l’aide d’un processus normalisé – comme Tiff, JPEG et, à partir de PDF/A-2, JPEG2000. Il n’est pas possible d’en faire plus, car le contenu d’un fichier PDF/A doit être accessible aussi facilement que possible. Le fichier doit être protégé contre toute modification incontrôlée par un système de gestion externe (GED). Dans le cas de la distribution de documents, l’utilisation de la gestion des droits numériques (DRM) est également une option. Cependant, comme cela permet de protéger les fichiers, il faut tout de même garder une version conforme au PDF/A en interne.

Les signatures numériques : Les signatures numériques peuvent être utilisées pour prouver qu’un fichier PDF n’a pas été modifié. La norme PDF/A-1 n’a fait aucune déclaration au sujet des signatures numériques. Par conséquent, elles ont été automatiquement autorisées. Et comme le format PDF permet par nature d’intégrer des signatures, cette fonctionnalité est très répandue. Mais seul le PDF/A-2 inclut la référence aux normes de signature, de sorte que les erreurs dans l’utilisation des signatures pour l’archivage sur le long terme sont exclues.

Mode de transparence : Dans la référence PDF originale, les modes transparents étaient décrits de manière inexacte. Dans la norme PDF ISO, ils sont maintenant si précis qu’ils peuvent également être utilisés en toute sécurité dans l’archivage de PDF sur le long terme. A partir de PDF/A-2, les modes de transparence sont donc autorisés. La possibilité d’utiliser des modes de transparence est une raison importante pour passer au PDF/A-2, si vous avez précédemment créé des fichiers PDF/A-1.

Options de mise à l’échelle : Le PDF/A-1 avait une limite de taille de 200 pouces = 5,08 m en raison de la base PDF 1.4. Cette taille était trop limitée pour de nombreuses applications. La mise à l’échelle pendant la génération du PDF/A était la solution de contournement. Cependant, la taille originale n’était alors plus celle du fichier PDF/A. Avec le PDF/A-2, il est désormais possible d’utiliser un facteur d’échelle standard intégré, appelé unités utilisateur. Cela signifie que des extensions d’environ 300 km sont désormais possibles.

Calques : Dans le passé, l’utilité des calques dans le PDF/A souvent été négligée. Cette fonction PDF est désormais mieux normalisée : un calque doit être marqué comme couche par défaut. Les calques, qui sont utiles par exemple lors de la conversion de modèles CAO, peuvent alors être utilisées.

Fichiers embarqués : Une innovation importante du PDF/A-2 réside dans le fait qu’il est à présent possible d’embarquer d’autres fichiers. Si ces fichiers sont eux-mêmes conformes à la norme PDF/A, cette fonctionnalité peut être utilisée. Avec le PDF/A-3, il est même possible d’embarquer des fichiers de tous types. Cependant, le PDF/A-3 ne garantit en aucun cas la qualité des fichiers embarqués. Pour cela, vous devez vous imposer des règles, afin de ne pas vous retrouver avec un PDF/A-3 sans valeur ajoutée. Cependant, la possibilité d’intégrer tous types de fichiers dans le PDF/A-3 a de nombreuses applications :

  • Vues PDF 2D d’une construction avec un enregistrement du 3D original stocké
  • Facture en PDF et données de facture stockées en XML (ZUGFeRD)
  • Fichier non PDF/A existant à l’origine mais avec une signature numérique valide embarquée dans le fichier PDF/A généré.    

Fichiers tagués ou accessibles : Adobe a également créé sa propre norme, la norme XMP, pour marquer les fichiers à l’aide de balises XML. Un fichier avec des balises porte en lui l’information sur sa destination réelle, ce qui constitue une protection en cas de défaillance du système de GED. La norme XMP comprend également plusieurs schémas pour les mots-clés. Si les mots-clés que vous souhaitez utiliser pour votre archive PDF/A ne sont pas inclus, il suffit de créer votre propre schéma et de l’intégrer dans le fichier PDF/A.

Quelle est la Signification des Niveaux de Conformité PDF/A ?

Le PDF/A-1 est disponible avec les niveaux a et b. A partir du PDF/A-2, le niveau u est également disponible.

 Le niveau b est le plus bas, mais garantit déjà la reproductibilité visuelle fidèle du PDF. Ce niveau est généralement suffisant. Souvent, aucun niveau supérieur ne peut être atteint avec les sources existantes.

Le niveau u exige que tous les caractères du fichier aient également leur nom Unicode. Remarque : si vous avez besoin Unicode, vous pouvez également le faire avec le niveau b. Il suffit d’y utiliser une police Unicode.

Le niveau a est la norme est le plus restrictive. Ici, des exigences pour la recherche automatique sont ajoutées. Les objets, comme les titres, les images, les index doivent être marqués comme tels. C’est le premier pas vers le PDF/UA.