Dématérialisation des factures clients SAP : Ajout de signature électronique et envoi par email

La dématérialisation des flux documentaires est un sujet important pour toutes les entreprises qui souhaitent gagner en productivité et améliorer la qualité de communication avec leurs partenaires.

Nos clients SAP nous interrogent régulièrement sur les possibilités d’envoyer automatiquement par email des factures signées à leurs clients, tout en personnalisant le contenu de leurs communications.
Nous vous présentons ,dans cet article, un exemple de réalisation répondant à ces exigences. 

Une intégration totale dans SAP 

SEAL Systems a développé un ensemble d’intégrations certifiées SAP pour la collecte et la diffusion de données et documents SAP. Pour la diffusion par email de PDF signés de factures clients SAP , nous utilisons notre intégration pour le processus de vente (SD).

Descriptif du fonctionnement de la solution

Lorsqu’un utilisateur imprime une facture via un message SAP, nous rajoutons un processing2 sur le type de message pour que le flux ne soit plus soumis vers le spool SAP, mais pour qu’il soit intégré dans une requête de sortie SEAL.

Cette requête agrège un ensemble d’informations (Paramètres globaux, paramètres de destinataires et paramètres de documents). Ces informations sont exploitées pour :

• Filtrer les adresses email de l’émetteur, du ou des destinataires et destinataires en copie CC
  (Nous disposons d’exits pour adapter les récupérations d’adresses email de partenaires et contacts en fonction des spécificités clients).
• Récupérer des textes standards SAP (Transaction so10) pour envoyer des objets/corps d’email en fonction de la langue du partenaire et pour rajouter différentes variables.
• Récupérer le formulaire de facture (Et tout autre document nécessaire géré sous forme de pièce jointe ou dans SAP DMS).

L’ objet « Requête de sortie » synthétise l’ensemble des informations de la diffusion :

Voici un exemple de la requête de sortie :

• • Avec les adresses email du destinataire (partenaire 44952)
  • Avec la facture 75334753

Afin de personnaliser la communication, l’objet et le corps de l’email, la solution SEAL Systems exploite les informations gérées dans le standard SAP. Les textes standards maintenus dans so10 peuvent également être enrichis par des variables. Ces variables sont alimentées de données récupérées par l’intégration SEAL Systems. La solution SEAL Systems permet ainsi de répondre à tous les besoins de personnalisation des corps d’email. Tous les champs d’une facture peuvent être insérés dans le corps de l’email (Exemple : Le nom du destinataire, le numéro de la commande correspondante, le numéro de la facture, etc.).

Exemple de texte maintenu dans so10 zt intégré en HTML avec résolution de variables (le format HTML n’est pas obligatoire) :

La plateforme de traitement DPF

La requête est envoyée vers le serveur de traitement DPF (Digital Process Factory) de SEAL Systems. La solution DPF reçoit le PDF de facture, le signe et crée l’email à partir des informations exploitées dans le texte standard, puis adresse l’email au système de messagerie de l’entreprise.

Le processus de signature électronique est géré par le serveur DPF qui intègre le module Sign Live! CC Signature de notre partenaire Intarsys.

DPF Tracker, suivi des traitements

Une transparence totale est assurée à tous les niveaux. La solution DPF dispose d’une interface web de suivi des traitements (DPF Tracker). Une remontée des états est également assurée dans le protocole de messages SAP de la facture, dans le statut de la requête de sortie DDD et dans sp01.

Cockpit de suivi de l’envoi des factures

SEAL Systems a également développé un cockpit permettant d’avoir une vision clair du statut des requêtes SEAL (avec des voyants permettant de contrôler le message a été correctement traité).

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