Enterprise Output Solutions pour une conformité maximale.
Préparez vos processus de gestion des documents à un audit : RGPD, TISAX et ISO
- Flux de travail documentaires vérifiables et prêts pour l’audit
- Journaux et éléments de preuve prêts pour un audit
- Une base pérenne pour le RGPD, le TISAX et les normes ISO
La gestion des impressions et diffusions de document représente un risque de non-conformité sous-estimé
Les exigences réglementaires et d’audit ne cessent de se renforcer, et la production de documents, en particulier, reste souvent un angle mort. La multiplicité des systèmes, les solutions cloisonnées et les solutions de contournement manuelles rendent difficile la mise en œuvre d’une conformité rigoureuse et vérifiable. Êtes-vous également confronté à ces défis ?
Êtes-vous responsable…
- pour prouver qui a reçu quel document, à quel moment et par quel canal, alors que l’on ne dispose que de journaux fragmentaires ?
- Comment garantir la conformité des processus au RGPD et à la norme TISAX alors que la gestion et la diffusion des documents s’effectuent de manière isolée ?
- pour consigner les documents soumis à un contrôle, leur gestion des versions et les modifications dans la piste d’audit ?
- d’intégrer des systèmes existants tels que SAP, DMS et PLM, même si les processus de sortie ont évolué au fil du temps et ne sont pas cohérents ?
- pour répondre aux exigences en matière d’enregistrement, de conservation et de traçabilité sans imposer aux services informatiques et opérationnels la charge que représente la gestion manuelle des documents ?
Alors notre solution d’Output Management est exactement ce qu’il vous faut !
La conformité « checkmark » : transparente, vérifiable, évolutive
La conformité ne doit pas être une source de risque ou de coût, mais bien faire partie intégrante de vos processus de gestion documentaire. L’objectif est de mettre en place un système vous permettant de répondre à tout moment aux exigences d’audit à l’aide de preuves fiables.
Flux d’impression documentaire avec traçabilité d’audit:
Flux d’impression documentaire avec traçabilité d’audit:Chaque action pertinente peut être retracée grâce aux journaux d’audit, aux enregistrements et à l’historique des statuts.
Processus de conformité au RGPD et à la norme TISAX :
Les données personnelles et confidentielles sont protégées, classifiées et traitées dans des conditions contrôlées tout au long du processus de production.
Documents et versions contrôlés :
Seules les versions approuvées et à jour sont incluses dans le résultat final, avec une piste d’audit claire pour les audits TISAX et ISO.
Vue centralisée des données pertinentes en matière de conformité :
Les équipes informatiques et de conformité peuvent voir d’un seul coup d’œil ce qui a été mis en production, où des erreurs se sont produites et quels documents justificatifs sont disponibles.
Comment SEAL Systems résout ce problème :
Centralisation de l’Output Management pour la conformité
La base est toujours constituée d’un système central d’Output Management de SEAL Systems — reposant sur la plateforme PLOSSYS® Output Engine et les composants associés, tels que PLOSSYS® Web Portal, PLOSSYS® Mobile Client ou PLOSSYS® Distribution Engine. Ce système n’est pas une solution standard prête à l’emploi, mais une architecture sur mesure. Elle est précisément adaptée à vos exigences, à vos processus et à votre cadre réglementaire et s’intègre de manière transparente dans votre environnement informatique existant. Vous bénéficiez ainsi exactement des fonctionnalités dont vous avez réellement besoin — ni plus, ni moins.
Au cœur de cette démarche se trouve une approche claire : Tous les processus de production sont regroupés, contrôlés et rendus transparents. L’impression, la conversion et la distribution s’effectuent via une plateforme centrale qui fait office de « source unique » fiable. Tous les documents sont traités conformément à des directives définies, et toutes les informations relatives à la conformité sont enregistrées de manière uniforme et disponibles à tout moment pour les audits.
Les 5 principes fondamentaux de notre Output Management
Output Management centralisé :
Tous les processus liés aux documents sont regroupés en un seul et même endroit, qui fait office de « source unique de vérité ».
Journaux d’audit et suivi :
Les tâches de sortie sont consignées conformément aux exigences d’audit, notamment les changements d’état, les erreurs et les nouvelles tentatives.
Timbres et filigranes :
Si vous le souhaitez, la sortie peut être directement estampillée ou dotée d’un filigrane.
Conformité réglementaire :
Des réglementations spécifiques peuvent être mises en œuvre sans avoir à modifier les applications métier.
Configuration Multi-Client :
Des paramètres clairement documentés facilitent les audits internes et externes.
Vos processus d’impression et diffusion sont-ils sécurisés ?
Faites-nous part de vos besoins : nous vous contacterons pour vous communiquer une première évaluation.
Ces clients bénéficient déjà des avantages de la gestion des impressions et diffusions documentaires
Parlons de vos processus documentaires!
"Que vous souhaitiez explorer de nouvelles possibilités ou que vous soyez confronté à des défis particuliers, notre équipe commerciale est là pour vous aider.
Contactez-nous et découvrez lors d’un entretien individuel comment nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs."
Saïd El Morabiti – Sales Manager 