Conversion Outlook : Archivage Long Terme des E-Mails

Archivage des E-Mails

A quoi Correspond le Concept d’Archivage d’E-Mail Propose par SEAL Systems ?

Il est parfois nécessaire d’archiver les communications MS Outlook sur le long terme pour des raisons réglementaires ou légales. Cela pose de grands défis aux services informatiques des entreprises concernées. MS Outlook est complexe et se compose de différents formats pour la gestion du contenu des e-mails, les pièces jointes, des rendez-vous,… Alors comment archiver l’ensemble des informations sur le long terme en toute indépendance des versions et des systèmes d’exploitation ?

C’est pour répondre à ces besoins que la solution SEAL Systems de conversion MS Outlook et d’archivage des e-mails a été conçue.

Avant d’archiver vos e-mails, nous nous chargeons de convertir leur contenu dans un format normé pour l’archivage sur le long terme, le PDF/A. Nous disposons d’une expertise reconnue dans ce domaine !

Comment Fonctionne la Conversion MS Outlook ?

La conversion est réalisée en trois étapes :

    1. Décomposition du courrier
      Le courrier est analysé et décomposé par type d’éléments. Les pièces jointes sont décomposées dans un fichier séparé. Le résultat est un fichier individuel et une structure XML descriptive avec des métadonnées.
    2. Conversion des composants individuels
      Tous les fichiers sont convertis en PDF.
    3. Combinaison des éléments en un document unique
      Dans la dernière étape, tous les fichiers sont combinés en un seul PDF global avec génération de signets ou en un PDF/A-2 structuré (avec la structure identique de votre e-mail d’origine).

Des filtres contrôlent les processus. Ainsi, il est possible d’exclure du traitement les types de courrier non désirés, par exemple les réponses « Absence du bureau » ou les types de fichiers tels que les programmes exécutables.

Vous Souhaitez Convertir d’Autres Fichiers Burautique ?

Vous pouvez trouver toutes les informations sur la conversion des fichiers bureautique sur la page spécialement consacrée à ce domaine.

Vous êtes intéressé ?

Demandez plus d'informations sans obligation !

 

Questions Fréquemment Posees

Que se Passe-t-il avec les Courriels Cryptés ?

Les courriels cryptés ne peuvent pas être convertis. Ils sont détectés lors de la première étape du traitement, afin d’interrompre le processus. Le système vous donne un message d’erreur correspondant. Mais le traitement de tous les autres courriels se poursuit sans interruption.

Les Dossiers des Courriels Peuvent-ils Également Être Traités ?

Vous pouvez facilement enregistrer vos dossiers de messagerie en tant que fichiers PST. Notre convertisseur traite également les fichiers PST et prend même en charge leurs structures.

Beaucoup de nos clients organisent les communications projets, tâches, etc. dans des dossiers de courriels séparés. Les messages de ces différents dossiers peuvent ensuite être stockés par Outlook dans des fichiers PST. Nous pouvons ainsi archiver vos dossiers en convertissant tous les messages pertinents d’un fichier PST dans un format PDF/A.

Nous Utilisons Lotus Notes. Que Pouvons-Nous Faire ?
Vous pouvez facilement enregistrer les messages Lotus Notes au format EML. Notre convertisseur traite les formats MSG, PST, ainsi que EML.

Lotus Notes peut directement envoyer les EML vers le serveur de conversion SEAL Systems pour que ceux-ci soient convertis en PDF/A. Une licence Lotus Notes ou Outlook n’est pas nécessaire sur le serveur de conversion.

Et qu'en est-il de la Licence MS Outlook ?
Pour traiter les MSG et PST, vous avez besoin d’une licence MS Outlook. Nous utilisons votre mise en page configurée pour l’impression de vos courriels et simulons virtuellement l’impression avant de générer le PDF/A.

Quelle sont les Conversions Proposées par SEAL Systems ?

Nous sommes experts en matière de conversion de documents et de fichiers ! Nous proposons des solutions de conversion pour les courriels, mais également pour répondre à d’autres besoins de conversion. Vous trouverez toutes les informations sur notre site.