Outils Permettant de Travailler avec SAP DMS et ArchiveLink
Outils pour SAP
Des Outils Utiles pour SAP DMS et ArchiveLink !
Les outils pour SAP développés par SEAL Systems aident vos utilisateurs à exploiter le système SAP de manière plus efficace.
Nos outils permettent, par exemple de migrer en masse des documents vers SAP DMS. Ils optimisent la recherche et l’exportation de données et de documents. Il est possible d’ajouter des estampillages et filigranes reprenant les informations de statut et de validation, afin de protéger vos documents contre une utilisation non adaptée ou non autorisée.
Vous souhaitez peut-être vérifier la qualité de vos documents existants avant de les sauvegarder à nouveau ? Vous devez régulièrement rechercher, compiler et envoyer ou imprimer des documents, des formulaires et des plans, ce qui vous fait perdre du temps ? Tout cela n’est plus un problème avec nos outils !
Importation Sécurisée de Documents pour SAP : Loader
Vous mettez en place un nouveau système SAP et souhaitez effectuer un chargement initial important de documents ou migrer une archive existante pour ce système ? Vous avez besoin de charger des documents provenant de sources externes dans votre système SAP ? Ou bien vous souhaitez intégrer des documents provenant de fournisseurs dans vos propres processus métiers SAP ? Alors les processus de chargement proposés par SEAL Systems vont vous aider !
Grâce à notre Loader, vous pouvez charger des fichiers et données d’objets documents dans SAP – et ce, avec une extrême rapidité ! Les clients nous confirment qu’aucune autre méthode n’est aussi rapide que notre Loader. L’outil est disponible pour migrer en masse des documents SAP DMS, mais aussi pour créer des pièces jointes gérés via ArchiveLink directement à des objets SAP dédiés. Une interface de service web (SOAP) est également disponible pour le DMS Loader. Les fonctionnalités de l’application peuvent ainsi être accessibles depuis des applications non SAP.
Les procédures de chargement sont performantes et largement configurables. Les mécanismes de retour d’information et de contrôle permettent également un suivi sans faille du processus d’importation et de migration. Le fonctionnement par lots permet en outre d’économiser du temps de travail et des coûts.
Les Avantages du Loader
Importation en Masse Simplifiée
Processus de Chargement Rapide et Transparent et Possibilité de Correction
Processus de Bout en Bout pour les Procédures de Mise à Jour Automatique
Prise en Charge de Règles SAP Spécifiques à l'Entreprise (Userexits)
Convient aux Processus de Chargement Occasionnels comme aux Processus de Chargement Importants, tels que les Chargements Initiaux ou les Migrations
Recherche et Actions Spécifiques (XSA : Extended Search & Action)
Vous avez parfois besoin de faire l’opération inverse et d’exporter des fichiers depuis SAP. C’est possible avec l’outil XSA, « Extended Search & Action » développé par SEAL Systems.
L’outil Extended Search & Action (XSA) propose des fonctions de recherche étendue de documents gérés dans SAP. Pour faciliter la sélection des documents pertinents, vos utilisateurs et administrateurs disposent de différentes options de filtres.
Mais XSA ne facilite pas seulement la recherche de documents pertinents. L’outil permet de déclencher automatiquement d’autres étapes de traitement. Il est par exemple possible de détecter les erreurs de conversion avec XSA et de lancer directement des post-conversions pour les documents défectueux. Vous pouvez également exporter en masse des fichiers originaux. Vous pouvez aussi facilement migrer des documents un content server vers un autre (de celui de production vers celui de qualité).
Les Avantages de XSA
Récupération Facile de Vos Documents SAP
Migration Rapide des Documents entre Content Servers SAP
Intégration et Configuration Faciles de Processus Spécifiques Client (Userexits)
Divers Traitements Ultérieurs sont Possibles, comme par Exemple une Conversion de Documents, un Export ou une Suppression de Fichiers Originaux, la Création d'une Action Recharger les Fichier via le Loader SAP de SEAL Systems
Outil d’Estampillage et de Contrôle à l’Affichage des Documents : Viewserver
L’outil Viewserver développé par SEAL Systems permet d’ajouter des informations de contrôle et de validation lors de la visualisation de documents dans SAP. Ainsi, les données du document et les informations d’état sont visibles lors de la visualisation du document et restent visibles lorsque l’impression est déclenchée dans le Viewserver. Nous appelons ce processus « stamp-before-view » car les données issues de SAP sont appliquées sous la forme d’un estampillage ou d’un filigrane au fichier original avant que celui-ci soit affiché.
La position et le rendu des estampillages et filigranes sont configurables et peuvent être facilement adaptés à vos besoins.
L’affichage des données de statut et de version est un véritable plus pour toutes les entreprises qui accordent de l’importance à leurs processus métiers !
Exemples de Documents Estampillés
Les Avantages du Viewserver
Les Informations Importantes pour la Distribution et le Contrôle de Vos Documents sont Toujours Visibles
Manipulation et Suivi Contrôlés des Documents
Sécurité Maximale des Processus Lors de l'Accès aux Documents SAP
Affichage Automatique en Temps Réel des Données Issues des Objets SAP
Le Fichier Original fait toujours Référence à la Fiche Info Document d’Origine
Processus de Validation dans SAP : La Page de Signatures
Avec l’outil Viewserver de SEAL Systems, vous pouvez appliquer des informations de diffusion sous formes d’estampillage ou de filigrane sur vos documents. Mais la page de signatures peut encore faire plus ! Avec l’outil de page de signatures, vos informations de validation d’un document sont apposées automatiquement. Si nécessaire, nous pouvons également ajouter des images de vos signatures. La page de signatures peut être générée de manière statique ou dynamique. Le contenu et la mise en page peuvent être conçus librement, selon vos souhaits.
La page de signatures est particulièrement utile si vos processus de validation sont si complexes que l’apposition d’un tampon traditionnel rendrait le document original illisible en raison de la quantité d’informations d’approbation à ajouter.
Les Avantages de la Page de Signatures
Contrôle des Signataires du Document
Conformité FDA
Pas d'"Oubli" des Informations Nécessaires sur les Documents lors de la Distribution
Page Personnalisable
Génération Dynamique ou Statique
Contrôle de la Qualité des Documents Stockés : File Checker
Vous rencontrez des difficultés avec les documents reçus de vos clients, partenaires ou fournisseurs ? Vos documents PDF sont souvent défectueux et se retrouvent quand même dans votre système SAP ? Ce n’est pas qu’un problème de qualité, ça empêche également vos équipes d’effectuer leur travail. Après tout, ces documents défectueux ne sont généralement remarqués que lorsque vos employés les ouvrent et qu’ils ont besoin de façon urgente des informations qu’ils contiennent.
Le File checker de SEAL Systems est intégré avant le mécanisme d’archivage des fichiers originaux. Le fichier est alors converti au format d’archivage sur le long terme PDF/A. De cette manière, nous garantissons que vos documents sont soumis à un standard normalisé et que vous serez en mesure de visualiser et de lire correctement tous les documents gérés dans SAP, même dans un avenir lointain.
Rien ne change pour vos utilisateurs. Ils effectuent l’archivage des fichiers comme avant. La seule différence est qu’ils sont immédiatement avertis si un document contient des erreurs. Ils peuvent alors signaler le document directement à leurs partenaires externes ou internes et en demander une nouvelle version corrigée.
Les Avantages du File Checker
Notification Immédiate aux Utilisateurs lors de l’Archivage des Fichiers Endommagés
Processus de Rejet plus Rapide pour les Documents Endommagés
Permet de s’Assurer qu’aucun Document n’est Défectueux dans SAP DMS ou ArchiveLink
Les Documents sont Convertis au Format PDF/A pour un Archivage à Long Terme Sécurisé
Collecte et Distribution des Documents SAP : Document Distribution Director (DDD)
Document Distribution Director (DDD) de SEAL Systems est une solution permettant de collecter, d’imprimer et de diffuser les documents gérés dans SAP DMS et SAP PLM. Vous pouvez considérer DDD un panier permettant de colleter des documents. Vous vous « promenez » virtuellement dans votre système SAP DMS ou SAP PLM et collectez les documents, formulaires et plans dont vous avez besoin.
Il existe de nombreuses manières de remplir ce panier. Vous pouvez par exemple éclater des nomenclatures (BOD) ou de hiérarchies de documents ou des nomenclatures d’articles (BOM) pour récupérer tous les documents liés.
Lorsque l’objet DDD contient l’ensemble des documents à diffuser, il est prêt à être traité. La sortie a lieu sous forme d’impression ou de distribution électronique via les systèmes d’output management de SEAL Systems. Tous les fichiers sont traités (mise à l’échelle, options de finition, copies, estampillages et filigranes). Chaque requête de sortie DDD est un objet SAP qui peut être géré ultérieurement.
L’interface DDD
Les Avantages de Document Distribution Director
Collecte de Documents et Metadonnées
Diffusion Structurée et Séquentielle
Diffusion des Documents SAP sous Forme d'Impression, d’Envoi par E-Mail, fax, de Publication sur un Portail Web, etc.
Intégration Directe dans les Transactions et Processus SAP
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