Gestion de la mise en page de la documentation ? (Article 4/5)

Dans les dernières publications de cette série, nous  vous expliquions comment identifier rapidement et facilement des documents pour la génération de documentations à partir de SAP ou comment définir une structure personnalisée pour celle-ci. L’une des dernières étapes de notre voyage consiste à définir la mise en page de la documentation. Mais comment est gérée la mise en page de notre documentation ?   

Publication directe – La documentation en un clic

Avec la solution Publication Directe, les documents provenant d’un système PLM/GED (généralement SAP) peuvent être automatiquement consolidés dans une documentation PDF globale d’apparence uniforme.

En plus de la fusion des documents, une adaptation du contenu est également possible. Par exemple, des tables des matières peuvent être générées, des pages de garde et d’autres contenus peuvent être insérés ou des signets peuvent être rajoutés dans le fichier PDF.

L’architecture orientée processus de notre solution Publication Directe permet des adaptations personnalisées répondant aux exigences les plus diverses. Les besoins les plus courants en matière de création automatisée de documentation sont déjà couverts par la solution de Publication Directe. Mais de nouvelles fonctionnalités sont également constamment développées. En plus des fonctions standardisées, des extensions spécifiques répondant aux attentes des clients peuvent être développées et intégrées aux processus, pour offrir une flexibilité maximale.

Les fonctions standards de la solution Publication Directe :

Fonctions PDF

• Fusion de plusieurs fichiers en un seul document
• Création de documents PDF/A pour l’archivage long terme
• Création et édition de signets PDF
• Numérotation de pages
• Liaison des contenus dans le fichier PDF
• Lien vers d’autres fichiers PDF
• Cryptage du fichier PDF
• Accompagnement de tout autre document dans un fichier PDF
• Traitement / fractionnement des fichiers PDF structurés
• Mise à l’échelle des documents et adaptation aux formats de page
• Ajout de métadonnées au document
• Remplissage automatisé des champs de formulaire

Conception de la documentation

• Insertion d’un logo
• Ajout d’estampillages
• Génération d’une page de garde
• Génération d’une table des matières
• Génération de feuilles de séparation des chapitres
• Insertion d’en-têtes
• Insertion de lignes de bas de page
• Insertion d’intercalaires
• Insertion de pages de séparation

Il existe des modèles prêts à l’emploi pour la conception des documents.
Nous aimerions vous présenter plus en détail certaines fonctions importantes :

Pages de garde

La création d’une page de garde est une demande courante pour les projets de génération automatisée de documents. SEAL Systems crée une page de couverture personnalisée, qui est automatiquement alimentée de vos contenus spécifiques. Nous pouvons également utiliser une page de garde standard de la solution Publication Directe.

Page de garde standard 

Tables des matières

Une table des matières peut être générée et insérée lors de la création des documents. Il suffit de choisir la table des matières souhaitée parmi trois modèles standard !

Table des matières 1 – Modèle Liste

Table des matières 2 – Modèle Table

Table des matières 3 – Modèle Table multilingue

Un titre peut être défini pour toutes les tables des matières.
La table des matières 3 est maintenue en deux langues.

En-têtes et pieds de page

Toutes les pages du document peuvent être générées avec un en-tête et un pied de page.

Pied de page 1 – Position fixe 

Pied de page 2 – Position fixe – numéro de page uniquement 

Pied de page 3 – Modèle livret 

Documentation répondant à des besoins spécifiques client

En plus des modèles standards énumérés ici, il est possible de créer des modèles spécifiques pour les pages de garde, les tables des matières, les séparateurs de chapitre, les en-têtes et les pieds de page. Il est également possible de personnaliser les modèles standards. Contactez-nous pour une analyse de vos besoins spécifiques !

Caractéristiques du processus

Si une intégration est disponible pour le système source où sont gérés les documents (tel que SAP), les documents requis pour le processus de création sont automatiquement extraits du système source. Il existe également des fonctions supplémentaires qui automatisent le processus de distribution des documents et de notification des utilisateurs.

Stockage des documentations

À la fin du processus de création, le document généré peut être distribué à différents systèmes. Par exemple, il est possible de remonter le document directement dans SAP. Le résultat peut également être publié dans n’importe quel portail web ou système de gestion de documents avec les interfaces appropriées ou envoyé par courrier électronique. Bien entendu, il est également possible d’utiliser la plateforme PLOSSYS netdome pour bénéficier de tous les canaux de diffusion. La configuration de la distribution des documents se fait individuellement lors de la mise en œuvre du processus.

Notifications

La solution Publication Directe peut transférer le statut en cours directement dans le système SAP ou envoyer un e-mail aux utilisateurs une fois le processus terminé. Dans le système standard, il est également possible d’appeler n’importe quelle fonction SAP à la fin du processus.

Retrouver tous nos articles de la série « Création de documentations avec SEAL Systems » :

1. 1. Partie 1: Génération de documentations composites à partir de SAP à partir de modèles standardisés
   2. Partie 2 : Création de documentations personnalisées à partir de SAP
   3. Partie 3: Création de documentations – Identifier et collecter les documents SAP 
   4. Vous lisez la Partie 4:  Gestion de la mise en page de la documentation »

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