Migration efficace de fichiers Microsoft Office (partie 1 sur 2)

par Dr. Uwe Wächter

Les modèles CAO se distinguent clairement des fichiers Office lorsqu’il s’agit d’archivage. De nombreuses entreprisesestiment cependant que les fichiers Office possèdent une compatibilité ascendante et qu’ils peuvent être lus, modifiés et émis par chaque future version du système de l’auteur. Ce n’est pourtant pas toujours le cas. Ce que vous devez prendre en considérationsivous souhaitez migrer efficacement vos données depuis Microsoft Office 2003 (et antérieures) vers Office 2007 (et postérieures).

Les fichiers Office constituentun élément des processus de développement et de production modernes qui est devenu incontournable dans le quotidien de nombreuses entreprises. En plus des modèles CAO, les fichiers Office contiennent des informations importantes sous forme de spécifications, de descriptions, d’avis de modifications, de calculs etc. Deux types de fichiers sont donc minutieusement gérés dans les systèmes de gestion de documents ou les systèmes PML, pour documenter le cycle de vie du produit.

En ce qui concerne le cycle de vie du document, les modèles CAO se distinguent toutefois fondamentalement des fichiers Office. Lors de la mise à niveau d’un système auteur, chaque entreprise s’occupe méthodiquement de la migration des modèles CAO quand leur conservation est nécessaire. Concernant les fichiers Office : il est très souvent supposé que ceux-ci possèdent une compatibilité ascendante et qu’ils peuvent être lus, modifiés et émis par chaque future version du système de l’auteur. Des problèmes ponctuelsavec les anciennes données lors de mises à jour du paquet Office sont déjà connus. Lors de la migration du paquet Office 2003 (et précédents) vers 2007 (et suivants), il est évident pour bon nombred’entreprises que les fichiers de versions plus anciennes ne peuvent pas toujours être traités avec le même niveau de sécurité dans la version suivante

Avec le lancement d’Office 2007, Microsoft a remplacé le format fichier Office propriétaire, binaire par Open-XML. Ce changement en direction d’un standard est un pas important vers la création de formats fichier cohérents, reproductibles et transmissibles. Comme le format normalisé Open-Doc basé sur XML (ISO/IEC 26300) n’est pas encore pris en charge, de nombreux observateurs n’y voient qu’un succès partiel. En effet, denombreux cas démontrent encore des résultats très différents lors de la reproduction des mêmes fichiers avec Office 2003 et Office 2007 Quelle est ici la référence pour l’exactitude de la reproduction ? Tout simplement : l’aspect en temps réel dans l’utilisation de la version du système auteur respectif.

Les problèmes rencontrés avec des documents incompatibles

Les différences entre les versions ne devraient pas seulement être constatées en cours de fonctionnement, lors des essais de reproduction d’anciens fichiers avec des versions plus récentes du logiciel. Dans la pratique, c’est pourtant le cas la plupart du temps. Les collaborateurs doivent alors être en mesure, dans des situations de délais souvent critiques, de savoir s’ils peuvent l’évaluer techniquement et la partager. En cas d’écarts dans les dessins techniques (par exemple les caractères spéciaux), les techniciens doivent vérifier,quant à l’exactitude,chaque mise en page individuelle à partir de la conception dans la nouvelle version Office. Lors de l’impression, des fichiers incompatibles ne causent en fin de compteque rarement des erreurs dont les véritables raisons sont incompréhensibles ou difficilement compréhensibles par le système de gestion.

Vous apprendrez dans la partie suivante si le mode de compatibilité contenu dans le paquet MS Office représente la solution et comment concevoir le processus idéal pour votre migration de fichiers.

Share

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs marqués sont obligatoires *

* = champ requis

  • Catégories du Blog

  • Prochains Évenements

    1. DSAG Technologietage

      20. février 2018 - 21. février 2018
    2. Siemens PLM Connection

      19. juin 2018 - 20. juin 2018
    3. DSAG Congress 2017

      16. octobre 2018 - 18. octobre 2018
    4. PLM Europe – Siemens PLM Connection 2018

      29. octobre 2018 - 31. octobre 2018