Comment l’Output Management contribue à la réussite de votre stratégie MPS (partie 1 sur 2)

par Tobias Habermann

managed-print-services-1« Le concept de Managed print services (MPS) englobe toutes les mesures et les produits (matériels, logiciels, consommables et services)  permettant de gérer et de coordonner les demandes d’impression et les traitements de documents » (BITKOM, 2012). En référence à cette définition, nous allons évoquer dans cet article la place des logiciels dans la gestion des services d’impression, en démontrant notamment que leur rôle n’est pas « uniquement » cantonné au contrôle et à la supervision des périphériques d’impression (Partie 1 / 2).

En toute franchise, le sujet de la gestion des impressions n’est pas vraiment « sexy » à première vue. Notre expérience nous montre que l’acquisition et l’optimisation du parc d’imprimantes est très souvent considéré comme une tâche ingrate, mais tout de même nécessaire! Les personnes responsables de ces opérations sont obligées de gérer tous ces sujets, tels que la réduction des coûts d’impressions en adoptant une stratégie Green IT, ou réfléchir au remplacement du parc, parce que le contrat de location des imprimantes prend fin. 

L’optimisation « horizontale » du parc d’imprimantes

Lorsqu’une entreprise souhaite introduire un (nouveau) service de gestion des impressions, elle adopte généralement les étapes suivantes : « Planification – mise en œuvre – vérifications – améliorations ». L’analyse de la situation actuelle occupe une part importante de la charge de travail des opérateurs. Normalement, on commence par l’analyse du matériel : Quels équipements sont utilisés et à quel emplacement, quels sont les comportements et habitudes des utilisateurs, etc. Une infrastructure d’impression est alors adoptée en fonction des résultats de l’analyse de l’existant et en fonction de paramètres économiques. De plus, la mise en place des équipements retenus est réalisée en déployant également le logiciel correspondant. Enfin, il est nécessaire de définir les niveaux de services, la gestion des consommables et une supervision en continu pour contrôler les objectifs à atteindre. Ces processus sont absolument nécessaires pour optimiser le parc imprimante et pour gérer le niveau de services et les consommables. Cependant, seul le « dernier kilomètre » est optimisé pour la gestion des impressions. Nous souhaitons vous sensibiliser non seulement sur le sujet de l’optimisation « horizontale » du parc d’imprimantes, mais également mener une réflexion sur une optimisation « verticale’. Cette réflexion permet d’appréhender les choses d’un point de vue complètement différent !

L’optimisation “verticale” du parc d’imprimantes multifunktionsdrucker

Le point d’entrée de le réflexion n’est pas le parc d’imprimantes, mais se trouve au niveau de vos applications. C’est là que démarre vos processus d’échanges d’informations et de documents. Les utilisateurs souhaitent déclencher les processus de diffusion d’une façon simple et sécurisée à partir de leurs applications. Un  système d’Output Management (OMS) central assure le lien entre les applications et votre infrastructure de diffusion. Il permet de gérer les diffusions analogiques ou électroniques des documents et d’informations. Vous pensez certainement que ce sujet n’a rien de nouveau. Mais nous aimerions nous étendre sur la gamme de services MPS dans ce domaine et montrer comment les services MPS peuvent être complétés efficacement par un système d’output management et quels problèmes récurrents nous rencontrons dans les projets que nous menons. Comment les solutions d’output management garantissent le succès des projets que nous avons gérés avec nos clients.

1. Très forte indépendance et compatibilité

Vos utilisateurs souhaitent diffuser des formulaires SAP, tout en les accompagnant de documents annexes. Lors que le système d’Output Management reçoit les données, il les prépare indépendamment des équipements de restitutions et les distribue de façon uniforme à vos différents périphériques d’impression de votre entreprise. Les documents imprimés doivent être enrichis par des informations complémentaires (estampillages, codes à barres, page de garde) par le système d’Output Management.

Vos utilisateurs souhaitent imprimer des fichiers sous Windows, mais sont perdus, à cause du grand nombre de pilotes à déployer. Notre système OMS emploie uniquement un pilote générique Windows certifié qui couvre presque tous les périphériques de sortie et les modules de finition. Les utilisateurs travaillent avec un seul pilote qui propose toujours les mêmes options d’impression. Les administrateurs n’ont plus à gérer les conflits entre les pilotes et les incompatibilités avec les différents systèmes. Ce pilote permet également de gérer tous les besoins d’impression des bureaux d’études et de l’ingénierie (CAD/PLM).

drucker_doppeltVous n’apportez pas uniquement des processus sécurisés, simples et optimisés, mais vous devenez surtout indépendant des constructeurs d’imprimantes sur le long terme, puisque vos processus sont standardisés entre vos applications et le système d’output management. Les nouvelles imprimantes sont connectées en »Plug & Play ». Vous n’avez pas à retoucher vos formulaires et documents pour les adapter à de nouvelles imprimantes. Dans le cadre de votre concept MPS, cela signifie que vous pouvez facilement intégrer les équipements de différents fabricants et décider pour le prestataire de services le plus performant.

Dans la prochaine publication, découvrez  ce que peut vous apporter le système d’Output Management en termes « d’administration + supervision », de « sécurisation dans les processus d’impression » et « de mobilité »!

Vous pouvez également trouver davantage d’informations dans notre  Livre Blanc dédié au Corporate Output Management.

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