Gestion des impressions : Statistiques et Contrôle

A quoi correspondent ces fonctions de Statistiques et de Contrôle dans le cadre de processus d’impression ?

Qui a imprimé quoi, quand, où, à partir de quelle application et comment ? On ne pourrait pas le résumer aussi simplement.

Le système d’Output Management de SEAL Systems consigne toutes les informations importantes liées aux flux d’impression :

• Quand une demande est arrivée dans le système ?
• D’où provient-elle ?
• Qui a lancé l’édition ?
• Comment a-t-elle été traitée dans le système d’Output Management ?
• Combien de temps le traitement a duré ?
• Quand la demande a-t-elle été imprimée ?
• Avec quels paramètres de pilotage ?
• …

Toutes ces informations peuvent être exportées dans des fichiers de statistiques. Bien entendu, vous pouvez définir quelles sont les informations importantes à consigner. Seules celles-ci sont alors exportées. Les informations sont mises à disposition dans un fichier CSV. Il est alors possible de traiter ces données dans des applications EXCEL ou Business Analytics.

Vos avantages

• Vous savez exactement où, quand, à quelle fréquence les utilisateurs impriment et vous pouvez optimiser votre parc d’imprimantes (affecter les bonnes imprimantes aux bons emplacements)
• Vous optimisez vos processus. Vous savez exactement d’où proviennent les travaux d’impression
• Vous réduisez les frais de maintenance de vos formulaires. Vous pouvez contrôler l’obsolescence des formulaires.
• Vous contribuez à la performance de votre entreprise. Vous optimisez vos processus opérationnels en diffusant les bonnes informations au bon moment et au bon endroit.

Avez-vous vraiment besoin de fonctions de statistiques et de contrôle ?

Vous pensez que les fabricants d’imprimantes fournissent toutes les informations nécessaires à la surveillance et au calcul des coûts d’impression ? Vous voulez savoir si vous pouvez mutualiser les fonctions d’impression, de numérisation et de copie sur une imprimante multifonctions ? Vous disposez d’autant de systèmes de gestion de parcs que de fabricants d’imprimantes ?

Notre système d’Output Management consigne toutes les demandes traitées. Il est alors possible de savoir quel volume de données a été soumis par voie électronique, ou sur une imprimante classique, une imprimante d’étiquettes ou encore sur un traceur.

Souvent, la problématique n’est pas uniquement de ventiler les coûts d’impression ou de facturer un département. Les informations de statistiques peuvent aussi être utilisées pour savoir si le parc d’imprimantes est idéalement dimensionné et bien réparti :

• A-t-on plutôt pas assez ou plutôt trop d’imprimantes ?
• Le modèle de l’imprimante est-il adapté à sa volumétrie ?
• Où imprime-t-on le plus ?
• Quelles fonctionnalités d’une imprimante sont généralement utilisées ?

Les informations suivantes sont également importantes pour optimiser vos processus d’impression :

• Quels formulaires SAP sont obsolètes ?
• Un processus de diffusion électronique est-il parfois plus judicieux ?
• Quelles sont les tâches les plus fastidieuses dans vos processus de diffusion de documents ?
• Les bons documents ont-ils été vraiment distribués ?