Nos clients nous posent souvent la question suivante : Dois-je produire du PDF/A-1 ou du PDF/A-2 ? Nous allons répondre à cette question dans cet article.

La norme ISO PDF/A-1 a été publiée en 2005. L’objectif était de restreindre les fonctionnalités PDF, afin de définir des fichiers conformes aux exigences d’archivage long-terme de documents.  Le format PDF était à l’époque défini au travers de références Adobe. Avec le PDF/A, des recommandations sont devenues des obligations et les points sujets à ambiguïtés ont été clarifiés, comme par exemple l’interdiction d’incorporer des objets transparents.

Le format PDF/A-1 doit répondre aux exigences suivantes :

• Il doit être basé sur la version PDF 1.4
• Toutes les polices de caractères doivent être embarquées
• Les couleurs doivent être spécifiées
• les formulaires, les commentaires et les notes sont partiellement autorisés
• Pas d’inclusion d’objets multimédia
• Pas de fichiers embarqués
• Compression uniquement pour certains objets
• Interdiction d’utiliser les compressions LZW ou JPEG2000
• Pas de cryptage
• Pas d’objets transparents
• Pas de contenu optionnel
• Définition des métadonnées selon les règles XMP
• Identification PDF/A obligatoire

En 2011, le PDF/A-2, la partie 2 de la norme a été publiée

L’innovation majeure est la référence au PDF en tant que norme ISO 32000-1 (correspondant à la version PDF 1.7). Entre temps, le format XMP est également devenu une norme. De nouvelles fonctionnalités sont autorisées. Il s’agit par exemple de l’utilisation des polices de caractères OpenType,  de la compression JPEG2000 pour les images et de nouvelles formes de commentaires.

Dans la référence PDF originale, les modes transparents n’étaient pas décrits avec précision. Dans la norme ISO PDF, ils sont définis avec précision, ce qui permet leur utilisation pour l’archivage long terme. En d’autres termes, le format PDF/A-2 autorise à présent le mode de transparence. Vous ne devez donc plus vous inquiéter de cela pour la génération de fichiers PDF/A.

Le format PDF/A-1, sur la base de PDF 1.4, avait une taille limitée à 200 pouces ou 5,08 mètres. Cette limite causait des problèmes pour un certain nombre d’applications. Il fallait alors procéder à une mise à l’échelle des images dans le fichier PDF/A. Mais, la taille originale n’était alors plus correcte. Le format PDF/A-2 dispose désormais d’un facteur d’échelle intégré. Grâce à cette fonction, il est à présent possible de générer des fichiers PDF/A avec une taille de 300 km.

Dans le format PDF/A, il manquait les fonctions de calques. Ces fonctions PDF sont désormais gérées. Un calque doit être défini par défaut. Vous pouvez ensuite utiliser différents calques, notamment dans le cadre de conversions de modèles CAO.

Le format PDF/A-1 ne définissait pas de règle pour l’utilisation de signatures électroniques. Celles-ci ont été par conséquent été de facto autorisées. Comme le PDF permet naturellement de gérer les signatures, cette fonctionnalité a largement été utilisée. Le format PDF/A-2  contient des références à la normalisation des signatures. Il n’y a donc plus d’ambiguïté dans l’utilisation de signatures pour les fichiers nécessitant un archivage sur le long-terme.

Autre innovation. Il est à présent possible d’incorporer des fichiers externes. Si ces fichiers sont conformes à la norme PDF/A, cette fonctionnalité peut être utilisée.

En 2013, le PDF/A-3, partie 3 a été publiée

L’unique nouveauté a consisté à autoriser  l’incorporation de tous types de formats de fichiers. La seule obligation, c’est de définir comment le fichier incorporé doit être lié au fichier PDF/A-3 original.

Le format PDF/A-3 ne contrôle pas la qualité des fichiers incorporés. Par ailleurs, vous devez mettre en place vos propres règles, afin de maîtriser cette fonctionnalité. De nombreuses applications de cette fonctionnalité ont été identifiées. Quelques exemples :

• Représentation PDF 2D avec incorporation de modèles 3D
• Facture PDF et données de la facture embarquées dans un fichier XML (norme ZUGFeRD)
• Le fichier original non PDF/A signé incorporé dans le fichier PDF/A.

Et qu’en est-il des niveaux de conformité de chaque version ?

Le format PDF/A-1 dispose de deux niveaux :  a et b. Le niveau PDF/A-2 est enrichi avec le niveau u.

Le niveau b est le plus bas, mais garantit la reproduction fidèle des fichiers PDF sur le long terme. Ce niveau est généralement suffisant.  En outre, il est très souvent impossible d’obtenir le niveau supérieur (niveau a).

Le niveau u nécessite que les caractères soient compatibles Unicode.

Le niveau a est le niveau le plus élaboré. Il répond aux exigences d’accessibilité automatique. Les objets, tels que les en-têtes, les images, ou les indexes doivent être très clairement identifiés. Ce qui est le premier pas vers le niveau PDF/UA.

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Dr. Uwe Wächter
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