Corporate Output Management – Réduisez durablement les coûts d’impression au sein de votre entreprise

par Gert Oehler

De nombreux fournisseurs de services délégués de gestion des impressions (MPS : Managed Print Services) considèrent que la gestion du parc d’imprimantes est suffisante pour réduire efficacement les coûts d’impressions. Pourtant, plus de 70% des réductions potentielles de coûts se cachent dans l’optimisation des processus de l’entreprise ou dans l’optimisation de l’infrastructure d’impression. Notre expérience nous a prouvé que les entreprises peuvent utiliser une solution de Corporate Output Management pour atteindre des réductions annuelles de coûts à six chiffres. 

Dans le calcul des coûts d’infrastructure d’impression de l’entreprise, les coûts liés aux ressources humaines doivent être prises en compte, autant que les coûts matériels et logiciels. Il ne faut pas sous-estimer les efforts humains de gestion du parc d’imprimantes dispersées dans différents environnements systèmes. Leurs déclaration, leur modification ou suppression représentent des activités consommatrices en temps et sont souvent sources d’erreurs. Cette effort doit être comptabilisé dans vos coûts. De nombreuses entreprises recherchent alors des solutions pour une administration plus efficace de leurs machines.

Une possibilité dans ce domaine peut consister à gérer les problèmes des coûts machines par des logiciels adaptés, afin de limiter la mise en place des imprimantes spécifiques. C’est par exemple le cas pour la gestion des codes à barres et des polices Unicode. Une solution logicielle peut s’avérer plus rentable que l’installation de centaines de barrettes Dimm.

Réductions de coûts par l’optimisation des pilotes d’imprimantes

L’optimisation de la gestion des pilotes d’imprimantes peut particulièrement contribuer à la réduction importante des coûts. Dans des environnements hétérogènes d’imprimantes, il est nécessaire de gérer de nombreux pilotes.  Avec le concept de pilote d’imprimante générique, le déploiement d’un seul pilote pour le contrôle de toutes les imprimantes de l’entreprise, quels que soient les modèles et fabricants permet de réduire de façon significative les efforts de gestion de pilotes d’imprimantes. Les imprimantes peuvent être facilement remplacées sans créer des problèmes d’incompatibilités. Les utilisateurs sont informés automatiquement de la modification. De plus, le pilote d’imprimante générique garantit une restitution à l’identique du document, et ce, quelle que soit l’imprimante sélectionnée. Cette fonctionnalité ne s’applique pas uniquement à l’environnement Windows, mais également pour les environnements Citrix et la diffusion de formulaires ou listes ABAP dans SAP.

En environnement SAP, les coûts peuvent être également réduits de manière significative. Des adaptations de formulaires sont souvent nécessaires, lorsque vous précédez à un changement de parc imprimantes. Une approche au travers d’un « pilote générique » garantit une impression de formulaires à l’identique, quels que soient les marques et modèles d’imprimantes utilisées.

Optimisation par une gestion centralisée des déclarations d’imprimantes

La gestion centralisée des déclarations d’imprimantes simplifie le déploiement des déclarations d’imprimantes dans différents environnements d’impression. Il n’est plus nécessaire de déclarer individuellement les imprimantes sur les différents serveurs d’impression ou dans les environnements systèmes SAP. La déclaration est réalisée en une seule fois, puis déployée vers tous les systèmes sélectionnés. Des règles peuvent également être utilisées pour définir les caractéristiques de déclaration des imprimantes. A travers ces mesures d’optimisation, une société disposant d’un parc de 500 imprimantes, peut facilement réaliser des économies annuelles plus de 1 000 000 d’euros !

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