SAP PM : Comment lier des documents à vos ordres de maintenance ?

par Said ElMorabiti

Les opérateurs de maintenance ont bien souvent besoin de s’appuyer sur des documents techniques pour assurer les opérations nécessaires au maintien opérationnel des équipements d’une usine.

Afin de vous aider à exploiter vos documents dans SAP, nous vous présentons ici différentes méthodes pour lier des documents aux OT de Maintenance , ainsi que les fonctions permettant d’optimiser la diffusion de ces documents sous la forme de dossiers.

Pour commencer

Commençons par ouvrir notre interface utilisateur SAP GUI pour accéder à la transaction d’édition d’un OT de maintenance SAP (transaction SAP – iw32) :

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Une fois la transaction iw32 validée, vous accédez à l’écran suivant, Modifier Ordre: écran initial. Vous pouvez y saisir le numéro d’ordre ) à modifier.

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Dans cette capture d’écran, vous pouvez voir que j’ai saisi l’ordre 819700. Ce numéro correspond à un ordre existant auquel je souhaite apporter quelques modifications. Une fois la saisie validée, les informations de l’ordre correspondant apparaît.

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Sur l’OT de maintenance SAP (819700) de l’image ci-dessus, vous pouvez voir qu’il y a beaucoup d’informations à traiter. De nombreuses sections sont liées à la planification, l’affectation et l’exécution de nos travaux de maintenance planifiée.

Les opérations

L’en-tête offre de nombreuses options. Par exemple, un employé peut vouloir joindre des documents qui se rapportent directement aux instructions à réaliser pour chaque opération dans la gmme. Vous pouvez en savoir plus en ouvrant l’onglet Operations :

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Les informations de l’onglet Opérations détaillent chaque étape opérationnelle. Nous pouvons voir plus d’informations à ce sujet derrière le bouton d’outillages par :

  • Surbrillance de l’un des éléments
  • Clic sur le bouton Outillage

Une fois que nous avons cliqué sur le bouton Outillage, nous pouvons aller sur l’opération spécifique et joindre des documents. Par exemple, dans la capture d’écran ci-dessous, vous pouvez voir un exemple de document lié à l’opération 0010.

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Lorsque vous cliquez sur l’enregistrement du document qui est joint, vous pouvez voir un document PDF :

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Lorsque vous liez des documents aux opérations dans la gamme en tant qu’outillage, ces documents seront automatiquement liés aux autres OT de maintenance qui exploitent la même gamme. Pour chacune de ces opérations, il est possible d’associer un grand nombre de documents (des plans techniques, des documents Word, des feuilles de calcul, des vidéos, …).

Les composants

Si l’on revient à l’en-tête, nous pouvons également définir des composants. Ces composants sont des articles pour lesquels il est également possible de lier des documents. Vous pouvez voir cela sous l’onglet Composants comme dans l’illustration ci-dessous :

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Données d’en-tête

Nous sommes revenu au niveau des données générales, je souhaiterais aborder le sujet des données d’en-tête.

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Pour les données d’en-tête ci-dessous, vous pouvez lier des documents :

  • Un poste technique : Lieu où se trouve l’équipement pour être maintenu, stocké ou exploité
  • L’équipement: L’équipement concerné (celui qui est maintenu)
  • Le sous-ensemble: Lieu où l’équipement particulier, qui a besoin d’être réparé, fonctionne. Il peut également faire référence à un produit plus vaste ou une nomenclature d’articles.

Autres liaisons de documents : Generic Object Services / Business Document Service

Enfin, pour /joindre des documents via les services d’objets génériques (GOS) ou les services de documents commerciaux (BDS), vous pouvez utiliser le petit bouton situé en haut à gauche :

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Ce bouton est comme un trombone qui permet de gérer les liens et URLs et des pièces jointes. Il convient de noter que le fait de joindre des documents de cette manière ne permet pas de contrôler les documents comme c’est le cas avec des Documents gérés dans SAP DMS. Son but est de fournir un moyen rapide et facile de joindre des fichiers. Il faut cependant faire attention, car les fichiers joints de cette manière ne peuvent pas être liés à d’autres objets SAP.

Impression de l’ordre de maintenance

Lorsque l’ordre de maintenance est terminé, que tous les fichiers ont été joints correctement et que la ressource est allouée, il est temps de lancer l’ordre et de le transmettre aux opérateurs de maintenance. Cela peut se faire en mode batch avec la transaction iw38, ou par le biais d’une libération individuelle dans l’ordre lui-même. Vous pouvez simplement aller dans Ordre et ensuite Imprimer l’ordre.

En standard, il n’existe pas de méthode directe dans SAP pour imprimer les documents que nous avons ajoutés précédemment. C’est là que SEAL Systems intervient pour vous proposer des solutions pour automatiser les processus de collecte et de diffusions de vos documents liés à un processus opérationnel.

Génération et diffusion automatique des Dossiers de maintenance

SEAL Systems dispose d’un ensemble d’intégrations certifiées SAP permettant d’identifier, de collecter et de diffuser (impression, diffusion via e-mail, publication sur portail web,…) l’ensemble de vos documents gérés dans SAP. La solution SEAL Systems offre la possibilité de générer et de diffuser des dossiers de maintenance complets (OT de maintenance avec tous les formulaires SAP et toutes vos fichiers originaux gérés dans des documents SAP DMS).

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont SEAL Systems a pu aider son client, Nebraska Public Power District à optimiser et automatiser ses activités de maintenance. Remplissez le formulaire ci-dessous afin de recevoir le témoignage.

Regarder notre tutoriel vidéo pour apprendre à joindre des documents à vos ordres de maintenance

Pour un bref tutoriel sur la façon de joindre des fichiers aux ordres de maintenance SAP, regardez notre vidéo ci-dessous :

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    Said ElMorabiti

    Saïd EL MORABITI conseille nos clients et assure la promotion de nos solutions pour le marché français depuis plus de 10 ans. Il a commencé comme représentant France du PDF/A Competence Center pendant plusieurs années durant lesquelles il a acquis une expertise particulière dans les formats d’archivage. Il est aujourd’hui expert dans le domaine de l’Output Management et accompagne nos clients dans l’optimisation de leurs infrastructures de gestion des impressions et diffusions. Saïd pratique le football en salle et aime partager des moments en famille.

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