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Saïd EL Morabiti

Responsable Commercial

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Documentations techniques à partir de données gérées dans SAP

Publication de manuels, de documentations de référentiels produits, de catalogues de pièces de rechange.

Documentations techniques à partir de données gérées dans SAP
Publication de manuels, de documentations de référentiels produits, de catalogues de pièces de rechange, de notices d’utilisation, de rapports d’essais. Cette génération de documentations structurées s’effectue aux travers de données récupérées dans SAP. Elles sont ensuite assemblées et structurées (par ajout d’éléments de navigation, tels qu’une table des matières).

Le concept s’intitule Direct Publishing.

 

 

Un résultat structuré

La documentation est générée à partir d’éléments séparés. Mais, elle est également enrichie par des éléments de navigation :

  • Table des matières
  • Numérotation de page
  • En-têtes et pieds de page dynamiques
  • Ajout de signets et Hotspots
  • Mise en page en conformité avec la charte graphique d’entreprise
  • Ajout d’estampillages et filigranes, tels que le statut du document
  • Ajout d’illustrations et de croquis.
  • Mise en page de métadonnées provenant de SAP
  • Publication dans un format PDF ou PDF/A

 

Informations de structures SAP

D’où viennent les informations à publier, quelles données doivent être récupérées dans la documentation ? Et dans quel ordner2ordre les données doivent être assemblées ?

La réponse est SAP pour les entreprises qui gèrent leurs nomenclatures d’articles et leurs documents dans le système SAP. Le système SAP contient tous les éléments pour structurer une documentation. Vous pouvez par exemple publier des documentations structurées à partir de:

  • Nomenclatures d’articles et de dossiers de fabrication.
  • Nomenclatures de documents gérées dans SAP Easy DMS
  • Eléments d’OTP
  • Documents assemblés dans une requête de sortie SEAL Systems (DDD – directeur de distribution des documents)
  • Bureau CAO et SAP Engineering Control Center (SAP ECTR)
  • Autres méthodes SEAL Systems d’éclatement de structures SAP

SEAL Systems dispose de modules permettant de récupérer les bonnes informations SAP pour les soumettre au système de Direct Publishing, afin que celui-ci génère une documentation structurée.

 

Informations provenant de sources différentes

Nous distinguons les données et les fichiers. Les données proviennent de SAP (données d’information et de données de base). Un certain nombre d’entre elles est important pour la publication d’une documentation.
Nous les identifions.

Les fichiers peuvent être liés à différents objets SAP.
Nous les collectons.

Les fichiers peuvent être stockés dans différents formats.
Nous les unifions.

Les fichiers doivent être reformatés.
Nous les mettons à l’échelle et les adaptons.

Le système SAP dispose de nombreuses méthodes pour lier des documents à des processus opérationnels : SAP DMS, Services pour l’objet, pièces jointes, ArchiveLink. Si cela ne suffit pas, nous pouvons également accéder à des documents gérés dans des systèmes de gestion de documents tiers, tels que SharePoint, OpenText, Teamcenter, systèmes de fichiers Windows, etc.

 

Diffusion du résultat sous format digital ou au travers d’une impression papier

En général, le résultat de la publication est un fichier au format PDF. Mais SEAL Systems propose également d’autres méthodes de publication adaptées à une diffusion papier

  • Fragmentation de fichiers en fonction du volume
  • Création de table des matières par chapitre
  • Génération de couvertures et d’étiquettes pour les classeurs papier
  • Gestion des plans grands format pliés.

Le résultat de la publication peut être également directement archivé dans le système SAP ou être soumis à un graveur de DVD

 

Supervision des processus de publicationueberwachung2

Le résultat peut être un document de quelques pages avec quelques illustrations. La publication est dans ce cas rapide à produire. En revanche, une documentation d’usine clés en main peut comporter plusieurs milliers de pages. Dans ce cas, il est très important de suivre la progression du processus de publication. De cette manière, vous êtes toujours en mesure de réagir plus efficacement en cas d’incident.

C’est pour cette raison que SEAL Systems a développé la technologie Digital Process Factory (DPF). Cette technologie est un environnement de conception et d’exécution de processus de publication. Chaque tâche ou unité de travail est imbriquée dans une chaine de traitements, afin de mieux suivre l’état de la publication. L’interface web DPF Tracker permet de suivre l’état d’avancement des traitements tout au long du processus de publication.

 

Interfaces pour les systèmes de gestion documentaire

Vous avez un CMS (système de gestion de contenu), un ECM ou une solution de gestion de catalogues de pièces de rechange ? Et vous recherchez à intégrer ces informations avec SAP ? Vous ne souhaitez toutefois pas gérer ces informations en double ?

Alors nous avons la solution :

Nous avons réalisé des interfaces bidirectionnelles pour de nombreux systèmes CMS. Nous nous chargeons de collecter les métadonnées de structure gérées dans SAP, puis de les exploiter avec les documents gérés dans le système CMS. Le résultat peut alors être archivé dans SAP.

Quelques réalisations d’interfaces : Schema ST4, Docware Parts Publisher, TIM RF de FCT et Cosima de Docufy. Vous avez un autre système CMS et vous souhaitez bénéficier de l’expérience de SEAL Systems ? Nous avons la solution pour votre publication !

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