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Saïd EL Morabiti

Responsable Commercial

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Dossiers d'achats dans SAP

Génération de dossiers complets, composés du formulaire de commande d’achats et des documents liés à la commande

Dossiers d'achats dans SAP
SAP Complete printLa création automatique de dossiers d’achats permet de réduire les litiges avec vos fournisseurs. Ces dossiers d’achats sont constitués du formulaire de commande d’achats et des documents liés à la commande. Ces documents peuvent être par exemple, des plans techniques, des instructions d’emballage et de livraison, des normes qualité, des consignes de sécurité et des conditions générales.

La création de ces dossiers d’achats facilite les relations avec vos fournisseurs. Le dossier est complet et trié dans le bon ordre. Le processus de collecte est automatique, afin de réduire les sources d’erreurs manuelles.

Pour l’acheteur, rien ne change ! Les procédures SAP restent telles qu’elles étaient. La solution s’interface derrière la fonction d’impression de la commande au travers d’un message.

Puis-je contrôler et modifier le dossier constitué dans SAP, avant de le soumettre à l’impression? Oui – Le dossier est sauvegardé dans un objet technique SAP intitulé Requête de sortie. Vous pouvez à tout moment ajouter ou retirer des documents de cette requête

Vos fournisseurs ont également à y gagner ! Les dossiers d’achats (demandes, commandes, appels d’offres) sont complets. Ils contiennent tous les documents nécessaires à la bonne réalisation de la commande.

 

Filtres sur les documents

Comment sont identifiés les documents d’une commande d’achats ? En standard dans SAP, il est possible de lier des Fiches Info Documents à des articles, des postes dans la commande, des nomenclatures. Il est également possible de lier des pièces jointes (Services pour objet – GOS). Notre solution est capable de filtrer les documents sur chacun de ces liens objets. D’autres filtres supplémentaires permettent de filtrer les documents sur leurs dernières versions valides, tout en supprimant les doublons.

 

De nombreux avantages

Impression papier ou diffusion électronique ? Ce n’est pas un obstacle, puisque vous pouvez à tout moment sélectionner la méthode de soumission le plus adéquate :

  • Impression des dossiers d’achats, avec page de garde et page de fin, afin de distinguer les différents dossiers.
  • Diffusion par courriel ou par serveur fax. Pas de problème non plus!

 

Portail fournisseurs SEAL Systems

Avec le portail fournisseurs développé par SEAL Systems, vous pouvez diffuser vos dossiers d’achats sur notre portail fournisseurs. Ceux-ci seront informés par courriel qu’un dossier d’achats existe dans le portail. Tous les documents seront prêts – naturellement complets avec tous les documents liés aux articles en poste dans la commande d’achats. Le fournisseur peut alors également soumettre une confirmation de réception de la commande via le portail web. Cette méthode d’échange avec les fournisseurs réduit les coûts et diminue les litiges. Notre portail fournisseurs se base sur la technologie Sharepoint de Microsoft.

De plus, si vous diffusez vos dossiers d’achats par voie électronique à vos fournisseurs, vous pouvez également y joindre des modèles CFAO ou d’autres données non imprimables.

 

Divers systèmes de stockage – Pas de soucis

SAP dispose de nombreuses méthodes permettant de lier des fichiers à des objets et processus SAP : SAP DMS, pièces jointes (GOS), ArchiveLink et Folders Management. Mais, si cela ne suffit pas, nous pouvons également accéder à des documents gérés dans des systèmes de gestion documentaires tiers, tels que SharePoint, OpenText, Teamcenter, systèmes de fichiers, etc.

 

Garanties de conformité

stempelSi une erreur survient, notre solution est en mesure d’identifier la cause. Chaque processus de diffusion est enregistré dans un objet SAP intitulé Requête de sortie. Il est donc à tout moment possible de consulter quels documents ont été envoyés, à quelle date et à quels destinataires. Vous pouvez donc vous prémunir contre tout litige.

Toutes les requêtes de sortie SAP disposent d’informations telles que la date et l’heure de soumission. Il est donc très facile d’identifier quels documents ont été envoyés à une date précise.

Si les documents sont gérés dans SAP DMS, alors il est possible d’estampiller des informations de validité du document, telles que le statut et la version du document ou la liaison vers l’article correspondant.

 

Les transactions SAP concernées

La solution s’interface derrière la fonction d’impression des commandes d’achats (ME22N), des demandes d’offres (ME42, ME48) et demandes d’achats (ME52N).

 

Deutsch: Les modules de diffusion de dossiers métiers SAP sont également disponibles pour les processus de …

  • Gestion des stocks: Liste des stocks en unités, document article, lot de contrôle
  • Gestion de projet : Définition du projet, réseau, nomenclature article
  • SAP DMS : Hiérarchie des documents, nomenclatures de documents
  • Autres structures SAP : Fiche de modification, base installée (IBASE)

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