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L’Archivage Légal de Vos Documents

Qu’est qu’une Solution d’Archivage ?

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L’Archivage Légal de Vos Documents

Tous les fichiers, tels que des devis, des bordereaux de livraisons, des factures, des contrats ou correspondances professionnelles, nécessitent un archivage légal conformément aux règles et principes émis par les autorités locales (GoBD en Allemagne, NF Z42-013 en France,….) que ce soit au format papier, ou électronique sous la forme de fichiers ou d’emails. Mais vous devez également archiver de façon sûre, des informations de conception et de fabrication, tels que des nomenclatures d’articles, des plans CAO, des données de contrôle des machines, ainsi que des documents marketing, comme des photos ou des vidéos.
Pourquoi ? Parce qu’un archivage répondant parfaitement à vos exigences, réduit vos coûts de recherche, optimise vos processus et augmente finalement votre productivité.

Un Concept d’Archivage Efficace se Compose de Trois Éléments :

L’équipement adéquat, comprenant un ordinateur et un support des données
Le logiciel d’archivage
Un format de fichiers adapté à l’archivage

Preuve Légale et Conformité

SEAL Systems peut vous accompagner pour une optimisation de la gestion de vos documents, par la génération de formats d’archivage, et des fonctionnalités dédiées aux solutions d’archivage.
La solution doit être capable d’indexer vos données dans votre système de gestion de documents (DMS) de la façon la plus automatique possible.

SEAL Systems répond à ces exigences : Nous récupérons les métadonnées à partir du contenu de vos documents. Les données textes sont enregistrées lors des traitements ou par la suite, comme dans le cas de méthodes de scan, par les fonctions OCR. Grâce aux fonctions de recherche, les logiciels d’archivage peuvent identifier des documents via des mots clefs ou une recherche plein-texte.

Transparence et Traçabilité

Un système complet de gestion des autorisations permet le contrôle des droits d’accès et de modification des documents. Les documents provenant du système d’archivage sont protégés contre les accès non autorisés.
Un autre critère important pour garantir la valeur légale est l’intégrité des documents ainsi que la traçabilité des modifications. Si des documents archivés sont modifiés, le logiciel d’archivage doit être capable de répertorier les modifications au travers d’une gestion de versions.

Le système d’archivage doit être capable de recevoir des documents à archiver provenant de différentes sources. Un bon système d’archivage ne doit pas gérer uniquement les documents papier scannés, ou les documents PDFs, mais doit également prendre en charge les e-mails ainsi que leurs pièces jointes de façon automatique.

Enfin, les logiciels d’archivage permettent l’exploitation de fichiers électroniques dans un seul endroit. Toutes les informations nécessaires aux clients, fournisseurs, employés ou à la gestion de projets sont disponibles et accessibles de façon centralisée. Une gestion optimisée des archives permet de rendre les processus de l’entreprise plus efficaces.

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