Bonnes pratiques : Interface SAP pour Cryptshare

Pour un client du secteur de la santé , nous avons mis en place une connexion entre SAP pour Cryptshare. Dans cet article, nous vous présentons la solution mise en œuvre ainsi que les avantages et bénéficies identifiés avec notre client.

La situation initiale situation

Le client utilise le module de gestion des commandes SAP et souhaitait accompagner les commandes à destination de ses fournisseurs, de documents complémentaires (tels que des plans) . SEAL Systems offre une solution répondant à ce besoin depuis des années. Pour en savoir davantage, consultez notre page sur les dossiers achats. .

Cependant, le client ne souhaitait pas transmettre ces documents supplémentaires par l’envoi de courriers électroniques non sécurisés, et voulait donc mettre en place une communication sécurisée. Comme la société utilisait déjà Cryptshare comme plate-forme de collaboration pour le transfert sécurisé de fichiers pour d’autres processus, il était nécessaire de créer une connexion entre les processus SEAL Systems et Cryptshare.

Comment la solution a été mise en place ?

Dans SAP, les intégrations standards SEAL Systems ont été utilisées pour la collecte des documents et la génération du dossier d’achat. Le résultat est une demande de diffusion de la commande accompagnée des bons documents.

Requête de sortie avec la liste des documents supplémentaires dans l’interface Document Distribution Director

Afin de mettre en place l’interface avec Cryptshare, les procédures standards SEAL Systems ont été améliorées comme ceci :

1. Sauvegarde dans Cryptshare : oui/non
   Un nouveau paramètre a été ajouté afin de décider où la demande de diffusion devait être enregistrée. Si le paramètre est activé, la demande est alors enregistrée dans Cryptshare, elle est envoyée par email dans le cas contraire.
2. Création d’un mot de passe unique pour Cryptshare
   Un mot de passe est créé pour chaque demande de diffusion qui est enregistrée dans Cryptshare.
3. Diffusion de la commande par email avec mot de passe d’accès à Cryptshare
   Tous les documents qui ne doivent pas être mis à la disposition du fournisseur via Cryptshare sont envoyés au fournisseur sous forme de pièces jointes à un email. En outre, le mot de passe pour accéder à Cryptshare est joint à cet email.
4. Enregistrement de documents dans Cryptshare
   Tous les documents marqués pour enregistrement dans Cryptshare sont chargés dans le serveur Cryptshare server. Le mot de passe qui a été créé (point 2) est défini pour les accès.
5. Envoi d’un email Cryptshare au fournisseur
   Dès que le chargement est fini, Cryptshare envoi un second email au fournisseur contenant un lien vers les documents enregistrés dans Cryptshare. Le fournisseur peut accéder aux fichiers et les télécharger grâce au mot de passe reçu.

Les avantages de l’interconnexion entre Cryptshare et SEAL Systems:

• Protection des informations confidentielles
• Utilisable par tous
• Les exigences légales sont respectées
• Envoyer des fichiers de toute taille en toute sécurité
• Grande acceptation par les utilisateurs grâce à une utilisation simple

La connexion cryptshare SAP n’est bien sûr pas limitée au processus de commande décrit ici, mais peut également être utilisée avec tout autre processus SAP, tel que la maintenance,…

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