REX en ligne USF : Output Management SAP :

Notre client, un grand groupe industriel et technologique français, présent au niveau international dans les domaines de l’aéronautique, de l'espace et de la défense vous explique " Comment il a optimisé la gestion de ses formulaires, ses impressions et diffusions SAP ? "
Les intervenants vous exposeront le contexte du projet, les solutions mises en place ainsi que les objectifs atteints.

Le 14 septembre 2020, SEAL Systems et Netcare International ont entamé une coopération afin de répondre ensemble à des besoins des clients SAP. Ce nouveau partenariat est né d'une demande d'une société danoise bien connue. L'objectif des deux sociétés est de créer une collaboration technique afin de proposer une plate-forme de distribution d'informations et de documents gérés dans SAP

Le règlement général sur la protection des données  (RGPD) est en vigueur en Europe depuis 2016. Les règles de protection des données, des différents États de l'Union européenne ont été révisées, harmonisées et publiées dans un nouveau règlement. Ces règles ont trouvé leur place dans de nombreux domaines de la vie quotidienne et ont déjà entraîné des améliorations dans de nombreux secteurs de l'économie. Nous vous montrerons comment l'Output Management permet également de respecter cette réglementation dans le domaine de la gestion des impressions.

Dans cet article, SEAL Systems vous explique : « l'intérêt d'une gestion optimisée des documents SAP » et vous présente les avantages qui ont été identifiés dans les différents projets réalisés autour de SAP DMS / SAP PLM. SAP DMS (Document Management System) est un module inter-applications qui permet de gérer des documents dans SAP. Il offre la possibilité de lier des documents à d'autres objets SAP. Le module prend également en charge la gestion des statuts et des versions. SEAL Systems propose une expertise SAP et des solutions adaptées aux problématiques documentaires généralement rencontrées en environnement industriel. Nous accompagnons nos clients par la mise en œuvre de solutions intégrées à SAP permettant d'optimiser la génération et la distribution de dossiers d'achats, de fabrication et de maintenance, liés à des processus métiers SAP.

Nos solutions de gestion des conversions et de diffusions des documents SAP ont de nouveau été certifiées pour SAP S/4HANA. En 2017, SEAL Systems a été l'un des premiers fournisseurs à être certifié par SAP pour ses solutions adaptées à S/4HANA. Grâce aux re-certifications régulières, nous garantissons à nos clients qu'ils peuvent se reposer sur des solutions sûres et ainsi bénéficier d'une protection élevée de leur investissement.

La numérisation, la dématérialisation des activités sont des sujets d'actualité, comme le montre le nombre croissant d'employés qui travaillent depuis leur bureau à domicile ou le fait que les entreprises privilégient les communications digitales. Tous les processus sont également revus et adaptés afin de répondre aux nouveaux usages liés à la mobilité. L'objectif est de pouvoir accéder aux données à tout moment sans rupture de support et sans dépendance du lieu de stockage physique. Pour y parvenir, les nouveaux processus d'entreprise devraient pouvoir fonctionner sans aucune intervention manuelle des employés.

Nous sommes amenés à répondre aux différentes exigences de nos clients que nous couvrons parfaitement grâce à notre système de Publication Directe. Toutes les données et les fichiers nécessaires à la création de la documentation sont disponibles dans le système de gestion des documents (GED) ou le système de gestion de contenus de l'entreprise (ECM). Ces fichiers et données sont structurés et stockés de manière très élaborée. Mais la documentation que vous souhaitez obtenir devrait avoir une structure complètement différente. Notre éditeur de structure PULSE a spécialement été développé pour répondre à des cas d'utilisation comme celui-ci.

Il est indispensable de disposer d'un système de gestion centralisée des impressions et des diffusions de documents, si vous souhaitez contrôler et optimiser vos distributions de documents au sein de votre entreprise. Parmi les nombreux avantages d'un système de Corporate Output Management, citons la traçabilité de toutes les demandes de diffusions et des états des imprimantes, la réduction des coûts opérationnels des services informatiques, la haute disponibilité des services, la protection des données sensibles de l'entreprise et bien d'autres avantages !

Dans les dernières publications de cette série, nous  vous expliquions comment identifier rapidement et facilement des documents pour la génération de documentations à partir de SAP ou comment définir une structure personnalisée pour celle-ci. L'une des dernières étapes de notre voyage est la définition de la mise en page. Mais comment est gérée la mise en page de notre documentation ?

L'un des principaux défis pour la création automatique de documents réside dans le fait de bien identifier et collecter les documents SAP pertinents nécessaires à la documentation souhaitée. Parfois, vous avez de la chance et toutes les informations sont disponibles dans une même structure de documents sous une forme bien structurée. Mais souvent, les documents se trouvent à différents endroits dans SAP. Cela devient particulièrement difficile si, par exemple, les documents sont liés aux différents articles d'une nomenclature, et non pas directement à une commande. Nous abordons ces défis dans ce troisième article de notre série "Création de documentations avec les solutions SEAL".